Definicję faktury ustrukturyzowanej znajdziesz w art. 2 pkt 32a ustawy o VAT. Faktura elektroniczna to ustrukturyzowany plik w formacie XML, zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. . Nie jest zatem akceptowany format PDF lub inny używany dotychczas w przedsiębiorstwie. Przekazywane dane są zapisane według określonego standardu – niektóre informacje są obowiązkowe, a inne – dodatkowe.

W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a także ma przydzielony przez system numer identyfikacyjny.

Faktury ustrukturyzowane bywają określane również jako „e-faktury” albo „faktury KSeF”. W praktyce nazwy te są używane wymiennie.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Polsce wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Do tego dnia przedsiębiorcy mogą dobrowolnie.

Do Krajowego Systemu e-Faktur mogą przystąpić:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
• polskie firmy zwolnione z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mający identyfikator podatkowy NIP.

Dostęp do systemu ma nie tylko przedsiębiorca, ale również podmiot uprawniony, np. pracownik działu księgowości lub biuro rachunkowe. Nadawanie uprawnień wymaga zgłoszenia tych podmiotów do naczelnika urzędu skarbowego.

Tak, wówczas należy nadać nabywcy uprawnienie samofakturowania w systemie KSeF. W ramach tej procedury nabywca i podmioty uprawnione przez niego mogą wystawiać faktury w KSeF.

Obowiązkiem wystawiania e-faktur po 1 lipca 20214 roku nie będą objęci podatnicy, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski. Dla takich podatników korzystanie z KSeF będzie dobrowolne.

Prace nad Krajowym Systemem e-Faktur trwały od kilku lat – Sejm uchwalił ustawę o wprowadzeniu KSeF i wystawianiu faktur ustrukturyzowanych w 2021 roku. Podatnicy uzyskali możliwość wystawiania e-faktur oraz dobrowolnego korzystania z systemu KSeF na początku 2022 roku.

Dokumentowanie transakcji B2B za pomocą faktur elektronicznych przez KSeF będzie obowiązkowe jednak data wejścia w życie tego obowiazku została przesunięta i nie jest obecnie ( luty 2024) znana. Faktury wystawiane na rzecz konsumentów (B2C) nie będą musiały być wystawiane przez KSeF.

Oprócz zwykłych faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF można wystawiać również noty korygujące, które stosuje się do korekcji faktur ustrukturyzowanych (albo papierowych, jeśli zostaną wystawione przed 1 lipca 2024, a korekcja odbywa się po tej dacie). Faktura korygująca powinna zawierać numer KSeF ID faktury pierwotnej.

Aby wdrożyć KSeF w firmie, trzeba dostosować systemy informatyczne przedsiębiorstwa, np. oprogramowanie księgowe. System powinien posiadać pole do wpisywania danych koniecznych do stworzenia faktury ustrukturyzowanej. Następnie trzeba połączyć oprogramowanie z KSeF i przeprowadzić testy wszystkich etapów procesu takie jak wystawianie faktury i weryfikacja danych.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej odbywa się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury elektroniczne są tworzone według wzorca w formacie XSD przedstawionego przez Ministerstwo Finansów. Rejestracja i nadanie numeru identyfikacyjnego fakturze to proces zautomatyzowany. 

MF udostępniło również podatnikom oprogramowanie obsługujące proces e-fakturowania. To rozwiązanie wymaga jednak manualnej obsługi, dlatego nadaje się dla niewielkich spółek. Większe przedsiębiorstwa powinny skorzystać z rozbudowanych systemów automatyzujących, takich jak Comarch EDI.

W takiej sytuacji nie mamy do czynienia z fakturą ustrukturyzowaną, ponieważ dokument nie jest zgodny ze strukturą logiczną FA(2). Wówczas system odrzuci fakturę. Aby tego uniknąć, warto zastosować zewnętrzne mechanizmy sprawdzające zgodność pliku w formacie XML ze wzorem struktury logicznej.

Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych jest możliwe po uwierzytelnieniu podatnika w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo profilu zaufanego. Po wystawieniu e-faktury system oznaczy ją numerem z datą i czasem – w tym momencie faktura będzie uznawana za fakturę wystawioną a jednocześnie przesłaną i otrzymaną.

Aby wystawić fakturę KSeF, nie potrzebujesz akceptacji odbiorcy. Kontrahent musi wyrazić jednak zgodę (najlepiej pisemną), aby otrzymać faktury w KSeF. Jeśli nabywca nie zgadza się na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, do lipca 2024 roku faktury należy dostarczać do odbiorcy w inny uzgodniony sposób.

Obecnie sprzedawca może wystawić faktury ustrukturyzowane lub papierowe. W niedalekiej przyszłości faktury elektroniczne staną się obowiązkowe - data jednak nie jest jeszcze znana. Nabywca może zażądać przekazania faktury nie tylko za pośrednictwem KSeF, ale także w tradycyjnej formie papierowej.

Nie, numer faktury KSeF ID jest potrzebny tylko w przypadku tzw. anonimowego dostępu do faktury. Odbiorca nie potrzebuje numeru identyfikacyjnego, aby pobrać dokument z KSeF.

KSeF nie ma funkcji wysyłania powiadomień za każdym razem, gdy podmiot wystawi dla przedsiębiorcy fakturę w formie elektronicznej. System nie umożliwia także sprawdzenia, czy dana faktura została pobrana przez nabywcę. Odbiorca powinien więc na bieżąco weryfikować nadchodzące e-faktury.

Fakturę elektroniczną płaci się tak samo, jak w przypadku faktur papierowych lub elektronicznych faktur nieustrukturyzowanych.

Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF to nie tylko obowiązek, ale również korzyści dla przedsiębiorców. Możesz liczyć więc na m.in.:

• zwrot podatku VAT już po 40 dniach,
• zmniejszone koszty obsługi księgowej,
• wyeliminowanie błędów, zagubienia faktur, a także wystawianie duplikatów faktur,
• uproszczenie faktur w rejestrze VAT,
• jednolity wzór otrzymywanych faktur i szybszą ich weryfikację,
• elektroniczną archiwizację faktur.