Kasa zagra w rytm nowego VAT
 | Detaliści zmierzą się wkrótce z koniecznością przeprogramowywania kas fiskalnych wynikającą ze zmiany stawek VAT. Magazyn Detal Dzisiaj podpowiada, jak mogą się oni przygotować na czekające ich zmiany. |
Detaliści, sieci handlowe oraz firmy zajmujące się sprzedażą hurtową powinny szczególnie starannie przygotować się do nowych regulacji dotyczących VAT, ponieważ w tych branżach charakterystyczna jest duża liczba transakcji zawieranych każdego dnia. Warto także odpowiednio wcześniej zweryfikować, jakie nowe stawki będą stosowane w stosunku do sprzedawanego asortymentu.
Rozwiązania, które mogą pomóc odnaleźć się w nowej sytuacji i „oswoić" VAT zaproponował m.in. Comarch – pisze Detal Dzisiaj.
Jak podkreślają przedstawiciele Comarch, nowych przepisów nie należy się obawiać – wystarczy odpowiednio się do nich przygotować. Niezbędne jest dostosowanie posiadanego i wykorzystywanego oprogramowania, a także urządzeń typu drukarki i kasy fiskalne. Zmiany obejmą nie tylko sferę systemów IT używanych do zarządzania przedsiębiorstwem, ale również dotkną firmy od strony biznesowej. Zakres koniecznych zmian w oprogramowaniu jest szerszy, niż tylko wprowadzenie do systemu nowych stawek VAT. Oprogramowanie pozwalające prowadzić ewidencję księgową musi zostać zaktualizowane pod kątem nowych wzorów deklaracji oraz możliwości wprowadzania dokumentów z nowymi stawkami VAT. Natomiast patrząc z punktu widzenia oprogramowania umożliwiającego fakturowanie, zmiany mogą być bardziej skomplikowane. Chodzi tu przede wszystkim o kwestię stosowania dwóch różnych stawek podatkowych w roku 2011, w zależności od charakteru zdarzenia.
Miesięcznik Detal Dzisiaj pisze dalej – Comarch zapewnia pełną zgodność oprogramowania z nowymi przepisami, zatem klient pracujący na aktualnej wersji oprogramowania Comarch Retail, Comarch Klasyka, Comarch OPT!MA, Comarch CDN XL lub Comarch ALTUM ma pewność, że wszelkie niezbędne funkcjonalności będą dostępne w jego systemie. Jedyne, o co powinien zadbać, to posiadanie aktualnej wersji systemu.
Oprócz posiadania oprogramowania zgodnego z przepisami, detalista powinien dokonać weryfikacji cenników i kartotek towarów w celu sprawdzenia poprawnego nadania właściwej stawki VAT. Może to być szczególnie pracochłonne w przypadku branży handlowej, gdzie zazwyczaj mamy do czynienia z rozbudowaną ofertą asortymentową.
Kolejnym przykładem zmian po stronie przedsiębiorcy są kwestie weryfikacji podpisanych umów z parterami handlowymi, w których powinny znaleźć się klauzule mówiące o zmianie lub zachowaniu dotychczasowych cen przedmiotu transakcji. Oprócz zmian w umowach istotna jest kwestia zmiany cen u przedsiębiorcy. Zmiany te muszą zostać dokonane nie tylko w oprogramowaniu, ale również fizycznie na towarach, w biuletynach lub menu w przypadku, gdy firma działa w branży gastronomicznej.
Szacowana liczba urządzeń fiskalnych na rynku wynosi 1,5 mln. Zmiana oprogramowania jest więc operacją na szeroką skalę. Zmiany dotyczące kas fiskalnych będą polegały przede wszystkim na wprowadzeniu nowych stawek do urządzenia i przyporządkowaniu odpowiednich wartości do liter A-G. Natomiast drukarki fiskalne, zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów, zapamiętują historię zmian podatku dla każdego towaru sprzedanego z pomocą danej drukarki. Oznacza to, że w przypadku pomyłki i sprzedaży towaru z błędną stawką, transakcja ta zostanie zapisana w pamięci drukarki. Dodatkowo zabezpieczenie przed „schodkiem podatkowym” powoduje blokadę sprzedaży towaru w przypadku, gdy nastąpiła próba jego sprzedaży z obniżeniem stawki VAT a następnie z podwyższeniem. Powyższe mechanizmy mogą zablokować sprzedaż towarów.
W świetle powyższych zmian nasuwa się szereg pytań dotyczących procesu przeprogramowania urządzeń. Kiedy dokładnie detaliści powinni przeprogramować urządzenie? Termin jest jeden. Zmianę stawek należy wykonać po wykonaniu raportu dziennego za ostatni dzień sprzedaży w roku.
Co należy zrobić, aby zdążyć ze zmianą stawek? W przypadku kas fiskalnych w pierwszej kolejności należy zapoznać się z instrukcją obsługi urządzenia. Producenci większości kas fiskalnych zapewniają, że koniecznych zmian użytkownik jest w stanie dokonać samodzielnie. Część producentów kas fiskalnych zamieszcza na swoich stronach internetowych instrukcje, w jaki sposób sprawnie przeprogramować kasy lub udostępnia oprogramowanie usprawniające przeprogramowanie urządzenia. W przypadku, gdy urządzenie jest już kilkunastoletnie, mogą wystąpić problemy natury technologicznej. Zdarzenie to może mieć miejsce, ze względu na środowisko DOS, w którym było tworzone oprogramowanie. Dodatkowo baza towarowa w przedsiębiorstwie może być bardzo duża, co w efekcie powoduje wysokie ryzyko popełnienia błędu przy zmianie stawek. W tym przypadku potrzebna będzie pomoc fachowca. Pierwszym krokiem powinno być w tej sytuacji wysłanie zgłoszenia do partnera biznesowego, który dostarczył dane rozwiązanie lub producenta urządzenia. W przypadku drukarek fiskalnych wymagana jest aktualizacja oprogramowania obsługującego dane urządzenie. Oprogramowanie Comarch OPT!MA zapewni użytkownikom możliwość wyboru odpowiedniego znaku oraz miejsca jego zastosowania w nazwie, pozwalającego rozróżnić towar z nową stawką VAT od towaru ze starą stawką. Zabieg ten pozwoli potraktować towar ze zmienioną stawką jako nowy, a co za tym idzie, pozwoli uniknąć problemu związanego ze „schodkiem podatkowym”.
Jak przestroić kasę, Urszula Chojnacka, izak, JaW, Detal Dzisiaj, 14.12.2010