Split payment - kolejna odsłona

Od 1 listopada 2019 r. wchodzi w życie obowiązkowy split payment dla transakcji dotyczących niektórych towarów czy usług. Mechanizm podzielonej płatności działa w polskim prawie podatkowym od 1 lipca 2018 roku. Do tej pory nie był jednak obligatoryjny- teraz ma się to zmienić.

Ta zmiana nakłada na firmy szereg obowiązków (jak dotychczas przy split payment), m.in. konieczność prowadzenia subkonta w banku oraz dokonywania dodatkowych czynności przy realizacji przelewu. Jak usprawnić obsługę split payment w firmie? Informatyka wyciąga pomocną dłoń.

Split payment na skróty

Zgodnie z nowymi regulacjami dotyczącymi mechanizmu split payment, nabywca – płacąc za towar lub usługę – będzie dzielił wartość przelewu na kwotę netto i VAT. Do tej pory nabywca po otrzymaniu faktury wpłacał na rachunek sprzedawcy całość kwoty, czyli wartość brutto. Po wprowadzeniu mechanizmu podzielonej płatności, kwota będzie automatycznie rozdzielana na dwie części. Cena netto będzie spływała, tak jak dotychczas, na „normalny” rachunek bankowy, wskazany przez sprzedawcę lub usługodawcę. Natomiast kwota podatku VAT będzie przelewana na oddzielny rachunek VAT.

W efekcie sprzedawca swobodnie będzie dysponował jedynie otrzymaną kwotą netto, a środki wpłacane na rachunek VAT, chociaż cały czas są własnością podatnika, będą mogły być wykorzystane jedynie zgodnie z przepisami normującymi zasady funkcjonowania tego rachunku, czyli do uregulowania zobowiązań z tytułu VAT, a także do opłacenia podatku PIT, CIT, cła, akcyzy czy też składek ZUS.  Na wniosek przedsiębiorcy „zamrożona kwota” może zostać wypłacona na specjalny rachunek – tłumaczy Paweł Krupa, Product Manager systemów Comarch ERP.

Węgiel, ropa i… złoto

Przepisy o split payment będą obowiązywać każdego podatnika VAT, jednak już nie wszystkie operacje handlowe. Według zasad podzielonej płatności będą rozliczane transakcje, których przedmiotem są m.in. wyroby ze stali, metale szlachetne i kolorowe, surowce wtórne, odpady, złom oraz części i części pojazdów silnikowych oraz paliwa do napędu samochodów.  Według mechanizmu split payment będą również rozliczane faktury za roboty budowlane.

Kryterium obowiązywania zasad podzielonej płatności będzie również wartość transakcji. Płatności za transakcje do 15 tys. zł nadal będą rozliczane na zasadach ogólnych lub w dobrowolnym split paymencie. Obowiązkowy split payment będzie dotyczył transakcji ponad 15 tys. zł. Wykaz wszystkich towarów i usług, które podlegają nowelizacji wskazane w nowym załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Przygotuj się do zmian

Do sprawnej obsługi konieczne jest posiadanie konta bankowego z wyodrębnionym subkontem. Przedsiębiorcy, którzy są podatnikami VAT, powinni upewnić się, czy banki, w których mają otwarte rachunki rozliczeniowe, wyodrębniły im specjalne rachunki VAT. Zgodnie z założeniami ustawy, banki są zobowiązane do otwarcia i prowadzenia takiego subkonta. Taka usługa oferowana będzie bezpłatnie.

Drugim krokiem jest system ERP, który posiada funkcjonalność obsługującą split payment. Oprogramowania Comarch ERP zostały przygotowane na tę zmianę, dając użytkownikowi możliwość m.in. ewidencji środków na koncie VAT czy prostego tworzenia płatności z wykorzystaniem metody podzielonej płatności (split payment). Dodatkowo po odpowiednim oznaczeniu kart towarowych (dotyczących towarów z załącznika nr 15 o VAT), system sam rozpozna czy dana płatność dotycząca tych towarów ma zostać przeprowadzona z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Ta usługa zostanie udostępniona bez żadnych dodatkowych opłat. Przedsiębiorcy, którzy korzystają z systemów w wersji stacjonarnej wystarczy, że przeprowadzą aktualizację programów. Natomiast wersje chmurowe są aktualizowane automatycznie i ich użytkownicy zawsze pracują na  najnowszych wersjach – zapewnia Paweł Krupa.

W systemach Comarch ERP możliwość wykonania płatności za pomocą metody split payment jest bardzo prosta. Wystarczy zaznaczyć na karcie danego kontrahenta parametr, który spowoduje, iż wszystkie płatności związane z tym kontrahentem będą realizowane w ramach metody podzielonej płatności. Dodatkowo istnieje możliwość oznaczenia chęć wykorzystywania split payment na samym dokumencie (lub parametr zaznaczy się automatycznie jak wspomniano wcześniej).

Przy wysyłaniu do banku płatności z wykorzystaniem split payment w Comarch ERP, system sam rozdziela i oznacza płatność specjalnym znacznikiem, co jest sygnałem dla systemu bankowego, że wartość podatku VAT musi być wyodrębniona oraz zaksięgowana na koncie VAT dostawcy. Podobna zasada funkcjonuje przy pobieraniu danych z wyciągów bankowych do systemu Comarch ERP.

Chociaż zmiana w zakresie split payment jest relatywnie duża, dzięki efektywnym rozwiązaniom w systemach Comarch ERP wykorzystywanie tej metody praktycznie nie rodzi problemów. Oznaczanie parametru „Split Payment” na kontrahencie lub pojedynczych dokumentach w naszych systemach ERP jest korzystne również z innego względu - w naszych systemach mamy możliwość tworzenia analiz przepływów pieniężnych. Biorąc pod uwagę  „zamrożone środki” na koncie VAT oraz terminy płatności - te z dokumentów lub spodziewane - jesteśmy w stanie przeprowadzić prognozę płynności finansowej na przyszłe okresy – wyjaśnia Paweł Krupa.

Wprowadzenie nowego rozwiązania podatkowego obowiązuje od 1 listopada tego roku. Dlatego to najwyższy czas dla przedsiębiorców, aby przygotować się do zmian.