Obsługa rabatów retro z Comarch ERP XL

To, w jaki sposób rozliczasz się z partnerami biznesowymi, ma wpływ na całokształt funkcjonowania Twojej firmy. Co miesiąc możesz przypadkowo tracić część należnej marży – a poza tym: bardzo dużo czasu. Dowiedz się, jak Foodmakers - nowoczesna firma z branży spożywczej - radzi sobie z tym problemem.

W praktyce biznesowej przyjmuje się, że zysk firmy uzależniony jest od zrealizowania planu sprzedaży. W ten sposób funkcjonuje wiele przedsiębiorstw, przede wszystkim w branży FMCG. To właśnie ich marża jest głównym czynnikiem warunkującym kondycję finansową i rentowność całego przedsiębiorstwa.

Co to jest rabat retro?

W niektórych branżach ostateczne rozliczenie sprzedaży odbywa się po zrealizowaniu planu. W takiej sytuacji producent pomniejsza cenę zakupu sprzedanych towarów na poczet dystrybutora za pomocą korekty faktur in minus. Proces ten często nazywany jest rabatem retrospektywnym lub rabatem retro, a zasady jego naliczania regulują odpowiednie umowy. Jest on o tyle istotny, że z perspektywy producenta spożywczego stanowi dużą część kosztu sprzedaży, a jego błędne wyliczenie może skutkować spadkiem zysku i rentowności firmy.

Firma Foodmakers sp. z o.o. również oferuje rabaty retro dla swoich największych odbiorców. Jest to firma z branży spożywczej, która produkuje produkty chłodzone zapakowane tak, aby umożliwić konsumentom niezwłoczne ich spożycie lub chociaż skrócenie czasu ich przygotowania.
Nieszablonowe i różnorodne produkty firmy smakują wymagającym klientom, którzy stawiają na świeżość i domowy smak. Wytwarzane są w nowoczesnym zakładzie w Borku Wielkopolskim tak, by w jak najmniejszym stopniu obciążać środowisko naturalne. Głównymi odbiorcami firmy są hurtowi dystrybutorzy produktów FMCG. Rozliczenie pomiędzy firmami odbywa się z naliczeniem rabatów retro w okresach miesięcznych.

Obliczanie rabatu retrospektywnego to żmudny proces

Odpowiedzialna współpraca z odbiorcami wymaga, by rozliczenia finansowe były prowadzone w sposób klarowny. Proces uzgodnień wartości rabatu retro z odbiorcą był bez wsparcia specjalistycznego narzędzia skomplikowany.
W zależności od zapisów umów handlowych poziom rabatu może różnić się dla poszczególnych grup produktów. Wysokość samego rabatu może również być zdefiniowana w sposób progowy - w zależności od wielkości transakcji z odbiorcą za okres rozliczeniowy. W związku z tym obliczenia wymagają uwzględnienia bardzo wielu czynników i ciągle rosnącej liczby transakcji - i to z dokładnością do poszczególnych pozycji.
Prawidłowe obliczenie rabatu retro było procesem żmudnym i podatnym na błąd ludzki. Foodmakers to podmiot, który chce uchodzić za wiarygodnego partnera biznesowego, dlatego dla zarządu było jasne, że niezbędne jest odpowiednie narzędzie informatyczne, które wesprze pracowników w procesie przygotowania rozliczeń.

Wdrożenie właściwego modułu w systemie ERP

W 2017 roku spółka Foodmakers z powodzeniem wdrożyła system Comarch ERP XL. Zadowolona z tej współpracy, ponownie zgłosiła się do Graphcom – partnera wdrożeniowego Comarch. Po omówieniu oczekiwań, konsultantka firmy Graphcom Anna Sułkowska zaproponowała uruchomienie dostępnego w ramach modułu Comarch ERP XL Sprzedaż narzędzia do obsługi rabatów retro. Foodmakers zależało na możliwości automatycznego obliczania retro w oparciu o parametry umowy handlowej odzwierciedlone w systemie. W efekcie system powinien wygenerować korekty wartościowe do poszczególnych pozycji dokumentów WZ, na podstawie których towar został wydany odbiorcom. Finalnie w systemie powstaje dokument korekty do faktury sprzedaż oraz bardzo szczegółowe rozliczenie, które można zaprezentować odbiorcy.

Sprawniejsze transakcje

Klient niemal natychmiastowo odczuł namacalne korzyści z wdrożenia. Uruchomienie funkcjonalności umożliwiło automatyczne obliczanie i obsługę rabatów retro w ramach transakcji po stronie Foodmakers. Spółka zyskała możliwość weryfikacji kwot, które w swoich raportach przedstawiali odbiorcy, co doprowadziło do wyeliminowania wszelkich nieścisłości. Szczegółowość rozliczenia generowanego przez system Comarch ERP XL, z dokładnością do poszczególnych pozycji transakcji WZ, rozwiewa wszelkie wątpliwości w przypadku ewentualnych różnic w wyliczeniach między partnerami biznesowymi. Foodmakers umacnia w ten sposób wizerunek wiarygodnego partnera biznesowego. Udało się również wyeliminować ryzyko polegające na tym, że z powodu braku odpowiedniego narzędzia weryfikacyjnego kwota rabatu retro zostałaby naliczona niewłaściwie, na niekorzyść Foodmakers, co w oczywisty sposób prowadziłoby do pogorszenia rentowności działalności.

Udało się również uniknąć sytuacji, w której ze względu na błąd ludzki korekta odzwierciedlająca rabat zostałaby wystawiona na niewłaściwą kwotę albo do niewłaściwych pozycji dokumentów handlowych. W dziale księgowości odpowiednie schematy pozwalają dziś zautomatyzować proces księgowania transakcji retro. Czas poświęcany na comiesięczną obsługę retro uległ znacznemu skróceniu – co ze względu na nieustanny rozwój firmy i rosnącą liczbę wystawianych wielopozycyjnych dokumentów będzie miało coraz większe znaczenie dla jej funkcjonowania.

Uzyskana niezależność od rozliczeń przedstawianych przez odbiorców i oszczędność czasu z pewnością pozwolą na rozszerzenie zasięgu przedsiębiorstwa i skupieniu się na jego głównej działalności. Bez wątpienia czynniki te przekładają się na budowanie szczerej i solidnej relacji pomiędzy Foodmakers a partnerami, z którymi firma rozlicza się z uwzględnieniem rabatów retro.

Autor: Anna Sułkowska, ur. 08.08.1984 r. w Poznaniu, absolwentka Politechniki Poznańskiej na kierunku Zarządzanie i inżynieria produkcji. Od 2008 roku pracownik działu wdrożeń jednego z czołowych Partnerów Comarch – firmy Graphcom sp. z o.o., od 2018 roku na stanowisku Kierownika Projektu. Brała udział w największych wdrożeniach przeprowadzonych przez firmę, zarówno w Polsce jak i za granicą.