Ukoronowanie 18 lat pracy na Comarch ERP – wdrożenie Comarch WMS w hurtowni Target

Przejawem nowoczesnego spojrzenia na biznes jest umiejętne korzystanie z systemów do zarządzania firmą. Przykładem firmy, która przez lata rozszerzała zakres wykorzystania oprogramowania informatycznego pomocnego w prowadzeniu biznesu jest firma Target, hurtownia produktów leczniczych wydawanych bez przepisu lekarza, produktów medycznych, opatrunkowych, kosmetyków  oraz produktów do pielęgnacji niemowląt i osób starszych.

Pierwsze kroki z systemem klasy ERP firma Target stawiała w 2003 roku, rozpoczynając pracę na oprogramowaniu Comarch Klasyka, by kilka lat później – w miarę rozwoju – przejść na Comarch ERP Optima, a następnie na Comarch ERP XL z dedykowanymi opcjami.

Firma – mieszcząca się od 2000 r. w Wałbrzychu – obsługuje już ponad 2 500 aptek i sklepów medycznych, Domy Pomocy Społecznej oraz szpitale i wystawia kilkaset faktur dziennie (średnio 80 sztuk na dokument). A liczba jej klientów regularnie się powiększa i powiększać się będzie – nie tylko dlatego, że popularność suplementów i leków bez recepty, czyli tzw. OTC (z ang. over-the-counter), w Polsce nie słabnie (według prognoz na najbliższe lata rynek ten będzie się dalej rozwijał), ale przede wszystkim za sprawą szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe i podejmowania trafnych decyzji przez Zarząd firmy Target.

Usprawnianie magazynu

Przed wdrożeniem przez firmę CDN Partner z Wrocławia systemu Comarch WMS, pracownicy firmy Target w zakresie procesów zachodzących na magazynie musieli polegać na swojej pamięci i doświadczeniu. Pracowano na wydrukach z dokumentów handlowych, a potwierdzanie dokumentów przychodowych i rozchodowych odbywało się z pominięciem magazynu. Seria i data ważności produktów były kontrolowane wizualnie, a biorąc pod uwagę, że towary zapełniają 20 regałów wysokiego składowania, nietrudno sobie wyobrazić, jak czaso- i pracochłonne było to zajęcie. Ponadto, aby ułatwić pracę pakujących, brygadzistów, fakturzystów, zlecenia opatrzone były długą listą informacji. Sprawdzenie historii możliwe było natomiast jedynie poprzez fizyczne protokoły wydań i przyjęć...

Automatyzacja procesów

– Specyfika branży lekowej z każdym dniem wymaga od nas zwiększonej czujności i dokładności przy obrocie takim towarem. Postanowiłem wyprzedzić potrzebę i już teraz wdrożyć system magazynowy, aby być gotowym, kiedy wejdą w życie kolejne przepisy krajowe oraz unijne związanie z kontrolowaniem i raportowaniem obrotu leków – mówi Piotr Turliński, właściciel firmy Target.

Wdrożenie, choć odbywało się w okresie pandemii (90 proc. prac wykonano zdalnie), było prostsze niż zazwyczaj – przygotowanie prototypu, na którym odbyły się testy funkcjonalne z kluczowymi pracownikami, zajęło zaledwie miesiąc, gdyż nie musiały go poprzedzać długotrwałe analizy i oceny możliwości. Hurtownia Target  już od kilkunastu lat jest kompleksowo obsługiwana przez firmę CDN Partner z Wrocławia. Specjaliści CDNP byli obecni na wszystkich etapach wdrożenia i migracji między systemami Comarch ERP, znają codzienne potrzeby firmy Target i pomagają jej pracownikom w sytuacjach kryzysowych. Nie bez znaczenia dla sukcesu wdrożenia miał także fakt, że firma CDN Partner z Wrocławia już dwukrotnie zdobyła tytuł Partnera Roku Comarch w kategorii Zaawansowane wdrożenie WMS.

Za sprawą nowego oprogramowania uniezależniono prace magazynowe od dokumentów tworzonych w biurze i zlikwidowana została obsługa papierowa magazynu. Zniknął też problem niewysłanych faktur, które z powodu brakujących bądź niezgodnych informacji musiały czekać do rana na skorygowanie przez pracowników biura. Teraz, gdy pojawią się np. niezgodności w dostawie, informacja o tym jest natychmiast przekazywana do biura, podobnie jak informacja o zakończeniu przyjęcia. Przyspieszyło to proces przyjmowania dostaw. Natomiast fakt, że pracownicy magazynu nie muszą już odwiedzać biura, by odebrać dokumenty handlowe, czy czytać e-maili wysyłanych przez biuro (WMS niemal całkowicie zlikwidował wymianę e-maili pomiędzy tymi jednostkami) znacząco wpłynął na ogólne przyspieszenie pracy całego magazynu.

Podobny zresztą skutek przyniosła automatyzacja innych procesów – fakturowania i wysyłki. W pierwszym przypadku – za sprawą Comarch WMS, faktury sprzedaży są generowane niezależnie od godzin pracy biura, a inicjowanie fakturowania odbywa się samo po zatwierdzeniu dokumentu magazynowania (w konsekwencji firma mogła ograniczyć liczbę stanowisk na dziale fakturowania). Jeśli chodzi o wysyłkę, to oprogramowanie automatycznie generuje listy przewozowe dla wysyłek spedycyjnych czy grupuje faktury z podziałem na kierowców i trasy.

System informuje o wydajności magazynu i raportuje jego pracę (ewidencja RealTime), a w połączeniu z monitoringiem, stał się dodatkowym narzędziem kontroli. Umożliwił także rejestrowanie czasu pracy magazynierów i ich wydajności.

Dokładniejsza kontrola partii

Pracownicy magazynu firmy Target mogą sprawdzić w Comarch WMS wielkość zleceń i skontrolować datę ważności oraz serię produktów, co oznacza, że nie muszą już wzrokowo kontrolować towarów, często różniących się od siebie jedynie dawką czy ilością w opakowaniu, z numerami partii niekiedy wytłoczonymi, a nie wyraźnie wydrukowanymi na opakowaniu. Co więcej, system wskaże im najkrótszą drogę do danego towaru (dedykowana marszruta). Oprócz tego, na ekranie komputera zobaczą nie tylko, który kierowca jest przypisany do danego odbiorcy, ale też dni tygodnia, w które jeździ on przez miasto klienta (podgląd trasy) – mogą dzięki temu lepiej planować swoje zadania.

Strategiczną decyzją – w ocenie właściciela hurtowni – było wprowadzenie skanerów kodów QR. Dlaczego? Tak jak przy produkcji leków zasadniczym wymogiem jest aptekarska dokładność, tak w firmie dystrybuującej leki jest nim dokładność przy obrocie towarem. Obecność skanerów pozwoliła ten warunek spełnić.

Korzyści z wdrożenia Comarch WMS dostrzegają również pracownicy firmy Target.

- Pozbyliśmy się obiegu dokumentów papierowych  w firmie oraz zniknął problem niewysłanych o świcie faktur, które z powodu niezgodności czy braków towarowych musiały czekać na pracowników biura, aby ci przedrukowali poprawioną fakturę. Obecne dokumenty powstają od razu po spakowaniu towaru,  zgodnie z wytycznymi magazynu i drukują się na stanowisku magazynowym – mówi Rafał Kubiak, kierownik marketingu.

Dowiedz się więcej o Comarch WMS

#ERPwpraktyce: Comarch WMS w firmie Target