Wiatr zmiany – wdrożenie Comarch ERP Optima w firmie Loximide

Pod koniec lat 20. ubiegłego wieku młode małżeństwo Fritz i Grete Tugendhat zleciło u uznanego już wówczas niemieckiego architekta Miesa van der Rohe opracowanie projektu domu, który stanąłby w Brnie, na zachód od historycznego centrum miasta, w prestiżowej dzielnicy Černá Pole. Powstał budynek, który obecnie należy do najwybitniejszych przykładów architektonicznego modernizmu. Ale nie tylko za sprawą prostej, pozbawionej ornamentów bryły, zrealizowanej wedle motta architekta, że „mniej znaczy więcej”, dom ten został wpisany na Listę Światowego Dziedzictwa UNESCO.

Otóż Van der Rohe wyposażył go w nowatorskie rozwiązania technologiczne w obszarze systemów wentylacyjnych – minimalistyczne wnętrza pozbawił widocznych wywietrzników i zainstalował nowoczesne systemy schładzania, filtrowania i odświeżania powietrza przy użyciu soli morskiej, które do dziś budzą zainteresowanie specjalistów. Choć trudno przecenić wagę innowacyjnych rozwiązań niemieckiego architekta, to jego pomysły nie powstały w próżni – systemy wentylacyjne mają długą historię sięgającą czasów starożytnych.

Ventus, czyli wiatr

Pierwsze systemy „łapania wiatru”, mające zapewnić wymianę powietrza konstruowali Persowie. Starożytni Egipcjanie do wymuszenia cyrkulacji używali otworów w dachach, Rzymianie z kolei w tym celu budowali atria – świeże powietrze wędrowało z nich kanałami i wnękami do góry przez kolejne piętra budynków. Nie każdy wie, że strzeliste kominy średniowiecznych zamków miały odprowadzać „złe” powietrze, a renesansowe rezydencje i pałace wyposażano w proste systemy wentylacyjne dla poprawy samopoczucia ich lokatorów. Zasadnicza zmiana nastąpiła wraz rewolucją przemysłową, która poza niezliczoną liczbą korzyści, przyniosła też dramatyczny wręcz wzrost zanieczyszczenia. To w tym okresie narodziła się koncepcja, by wentylacja zapewniała nie tylko komfort, ale też zdrowie, stąd zaczęto konstruować i instalować bardziej zaawansowane mechanicznie rozwiązania zapewniające lepszą cyrkulację powietrza. Współcześnie, rzecz jasna, nikt już nie ma najmniejszych wątpliwości co do tego, jak ważna jest wentylacja w pomieszczeniach, w których przebywają ludzie. I czym grozi brak dopływu świeżego powietrza...

LOXIMIDE należy do tej grupy firm, z których technologią wielu z nas spotyka się na co dzień, nie zdając sobie z tego sprawy. Tak samo jak goście berneńskiej posiadłości Tugendhatów nie zastanawiali się raczej, co stoi za tym, że przestrzeń domu jest tak dobrze wentylowana, tak zapewne nie poświęcają temu myśli ani pracownicy biurowców Wave w Gdańsku czy Cavatina w Warszawie, widzowie PGE Areny w Gdańsku, studenci ASP w Katowicach, klienci galerii handlowej Sukcesja w Łodzi, wyposażonych w systemy wentylacyjne LOXIMIDE.

Firma działa na rynku od 2005 roku i specjalizuje się w produkcji, dystrybucji, i doradztwie technicznym. Jest też wyłącznym przedstawicielem Madel - europejskiego lidera w branży. Oferuje części do nawiewu (kratki, zawory, nawiewniki), dystrybucji (kanały oddymiające, bytowe, czerpnie, wyrzutnie), regulacji (przepustnice, regulatory przepływu CAV, VAV), przygotowania (centrale wentylacyjne) i akustyki powietrza (tłumiki), a także belki chłodzące do schładzania i ogrzewania powietrza.

Japońska filozofia w polskim biznesie

Na tym etapie funkcjonowania firmy (po wybudowaniu budynku biurowego wraz z nową halą produkcyjno-magazynową największego oddziału w Polsce) użytkowane systemy informatyczne nie tylko okazały się niewystarczające, gdyż nie posiadały choćby nowoczesnych narzędzi do analizy danych, ale też – w związku z planami dotyczącymi rozwoju LOXIMIDE – odpowiednie rozszerzenie ich funkcjonalności w perspektywie kilku lat nie było możliwe. To dlatego firma zdecydowała się na implementację systemu Comarch ERP Optima, który w przyszłości zostanie zastąpiony Comarch ERP XL.

Za wdrożenie (oraz szkolenie pracowników, obsługę gwarancyjną) odpowiedzialna była firma ITEGER, autoryzowany Partner Comarch. Najpierw dokonano audytu, mającego na celu zobrazowanie rzeczywistego stanu i potrzeb, a następnie przedstawiono propozycje rozwiązań. W przypadku LOXIMIDE konsultanci ERP posłużyli się – zaczerpniętą z japońskiej filozofii biznesowej „kaizen” – metodą małych kroków. Metoda ta polega w skrócie na przyjęciu, że projekt nie jest przedsięwzięciem skończonym – kolejne zmiany wprowadzane są stopniowo, zgodnie z dynamiką rozwoju firmy. Takie podejście daje większą elastyczność w reagowaniu na zmieniające się okoliczności biznesowe czy rynkowe. Użyciu tej metody sprzyja fakt, że oba systemy Comarch, zarówno Comarch ERP Optima, jak i Comarch ERP XL, mają budowę modułową – klient sam decyduje, które obszary biznesowe chce ustrukturyzować oprogramowaniem.

Konkretne oczekiwania, określone korzyści

LOXIMIDE zależało przede wszystkim na tym, by nowy system gwarantował stabilność pracy. Miałaby ją zapewnić m.in. możliwość przechowywania wszystkich danych we własnej serwerowni przy jednoczesnym rozproszonym backupie plików (w tym do chmury). Zastosowano więc Comarch IBARD – narzędzie do bezpiecznego przechowywania danych, chroniące przed ryzykiem ich utraty, które daje uprawnionym użytkownikom dostęp do zgromadzonych informacji z dowolnego miejsca, o dowolnej porze.

Oprócz tego firma zleciła przeniesienie do Comarch ERP Optima swoich danych historycznych z trzech używanych do tej pory systemów, skonsolidowanie arkuszy MS Excel, a także integrację z zewnętrznym systemem przeznaczonym dla firm produkujących części z blachy, rur i profili, a służącym do automatycznego programowania maszyn. Dzięki temu zabiegowi do Comarch ERP Optima trafiają teraz informacje o tym, jakie elementy składowe potrzebne są do wyprodukowania planowanego systemu wentylacyjnego, co natychmiast przekłada się na pracę magazynu.

Co istotne, do Comarch ERP Optima przeniesiono także całą bazę księgowości oraz bazę kadr i płac, które otrzymano od biura rachunkowego. Oznacza to, że kompletna historia jest teraz dostępna z poziomu nowego systemu.

Ponad to w ramach oprogramowania Comarch firma LOXIMIDE wdraża moduł magazynu WMS wraz z wdrożeniem modułu produkcji CTI.

Należało również opracować procesy obiegów danych oraz, mając na uwadze planowane za jakiś czas przejście na Comarch ERP XL, wdrożyć system w taki sposób, by podczas migracji zachować wszystkie funkcje Comarch ERP Optima, uwzględniając przy tym różnice między obydwoma systemami. Tylko w ten sposób przyszła zmiana będzie mogła przebiec płynnie i bezproblemowo.

Ewolucja firmy, ewolucja systemu

Wspomniana wcześniej niewystarczalna funkcjonalność dotychczasowego systemu w zakresie analizy danych, będąca jednym z argumentów przemawiających za szukaniem nowego rozwiązania, została w pełni nadrobiona w nowym systemie. Oto niektóre z korzyści: po pierwsze – Comarch ERP Optima wykrywa rozbieżności na kolejnych etapach realizacji zamówienia – od złożenia zlecenia, poprzez weryfikację stanu magazynowego pod kątem potrzebnych materiałów, aż po produkcję; po drugie – stało się możliwe monitorowanie procesu pozyskania klienta od pierwszego kontaktu po zakończenie transakcji z wyliczeniem kosztów tej czynności; po trzecie – każdego dnia kierownicy otrzymują wygenerowane automatycznie raporty w formie newslettera z informacjami dotyczącymi zamówienia (np. które elementy są potrzebne do jego realizacji, a których zabraknie w magazynie po zakończeniu produkcji); po czwarte – Comarch ERP Optima pozwala na śledzenie aktualnego położenia produktów (traceability), co realnie usprawnia funkcjonowanie procesu produkcyjnego, po piąte – wyeliminowane zostały ręczne obliczenia (i ludzkie błędy) przy obsłudze produkcji, co przełożyło się na zmniejszone opóźnienia i tym samym wygenerowało oszczędności w skali 2 etatów miesięcznie.

Na koniec warto dodać, że tak jak zmienia się firma, tak zmienia się wdrożony system ERP, dlatego w ramach rozszerzonej gwarancji LOXIMIDE ma zapewnione nie tylko wsparcie i aktualizację systemu, by był zawsze zgodny z bieżącymi przepisami prawa, ale też dostęp do wprowadzanych przez Comarch nowych funkcji.

Dowiedz się więcej o Comarch ERP Optima