Jednolity Plik Kontrolny

1 lipca 2016 r. weszły w życie nowe zasady kontroli podatkowej. Przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek przekazywania organom kontroli skarbowej szczegółowych danych podatkowych. Informacje te muszą być generowane i przesyłane w wersji elektronicznej – w ściśle określonym schemacie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Wiąże się to z koniecznością dostosowania systemów informatycznych przedsiębiorstw.

W pierwszej kolejności nowymi obowiązkami zostały objęte duże przedsiębiorstwa, od stycznia 2017 r. małe i średnie firmy. Mikroprzedsiębiorcy są zobligowani do generowania i wysyłania JPK od stycznia 2018 roku. 

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny

Jednolity Plik Kontrolny to zbiór danych finansowych:

• generowany z systemów informatycznych danego przedsiębiorstwa 
• tworzony poprzez bezpośredni eksport danych z systemów informatycznych
• zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres
• posiada ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie.

Pomysł takiego trybu rozliczania się z podatków nie jest nowy: już w 2005 r. Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) zarekomendowała rozwiązanie pod nazwą Standard Audit File-Tax, z którego do tej pory skorzystało już wiele europejskich państw – od Wielkiej Brytanii poprzez Niemcy aż po Litwę czy Słowenię.

Jednolity Plik Kontrolny ma w założeniach Ministerstwa Finansów  znacząco uprościć, skrócić i zmniejszyć uciążliwość procesu kontroli podatkowej – zarówno z perspektywy kontrolerów, jak i przedsiębiorców.

Przedsiębiorcy, przy pomocy dostosowanego do przepisów systemu ERP, będą mogli automatycznie wygenerować JPK i przesłać go do Ministerstwa Finansów drogą elektroniczną albo tradycyjną pocztą na płycie CD bądź DVD. Wyeliminuje to konieczność przeprowadzania audytów przez pracowników kontroli skarbowej – nierzadko uciążliwych, długotrwałych i paraliżujących codzienną pracę. Kontrole mają mieć miejsce tylko wtedy, kiedy w elektronicznych plikach  wykryte zostaną nieprawidłowości. Dane przekazane w ujednoliconej formie będą mogły być poddane szybkiemu, automatycznemu sprawdzeniu, które błyskawicznie wykryje ewentualne problemy czy nieprawidłowości, kładąc tym samym kres nielegalnym praktykom takim jak wyłudzenia VAT albo unikanie opodatkowania.

Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego? 

Od stycznia 2017 roku każda mała, średnia i duża firma ma obowiązek comiesięcznego przesyłania struktury JPK_VAT do Ministerstwa Finansów. Od stycznia kolejnego roku to będą musiały także mikroprzedsiębiorstwa. 

Pozostałe struktury mają być przedstawiane na żądanie odpowiednich organów. Obowiązek przesyłania na żądanie organów podatkowych dotyczy:

• ksiąg rachunkowych
• wyciągów bankowych
• operacji magazynowych
• faktur VAT
• podatkowej księgi przychodów
• ewidencji przychodów

Sankcje za niezłożenie JPK?

Jednolity Plik Kontrolny ma charakter informacji podatkowej. W konsekwencji, jego niezłożenie może skutkować dla podatnika nałożeniem kary porządkowej lub powstaniem odpowiedzialności karno-skarbowej. Rodzaj i wysokość sankcji pieniężnych nałożonych na podatnika nieskładającego JPK uzależniony jest od tego, czy obowiązek przekazania pliku wynika z żądania organów podatkowych (wysuniętego np. w trakcie kontroli podatkowej na podstawie art. 193a Ordynacji podatkowej) czy też bezpośrednio z przepisów prawa (art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej). Z tą ostatnią sytuacją mamy do czynienia w przypadku raportowania co miesiąc, bez wezwania, struktury JPK_VAT. 

Zwracamy Państwa uwagę, że warunkiem koniecznym przypisania podatnikowi odpowiedzialności na gruncie przepisów Kodeksu karnego skarbowego (KKS) jest wykazanie umyślności działania podatnika. W konsekwencji, jeżeli przekazanie organom podatkowym JPK na żądanie lub przesłanie JPK_VAT jest niemożliwe z przyczyn od podatnika niezależnych (np. brak możliwości przesłania JPK_VAT ze względu na awarię serwerów Ministerstwa Finansów), to na podatnika nie może zostać nałożona kara grzywny.

Jak przygotować się do generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego?

1. Sprawdź, jakiej wielkości jest Twoja firma.

Obowiązek generowania JPK wprowadzany jest stopniowo – począwszy od największych przedsiębiorców. Aby należycie się z niego wywiązać, musisz sprawdzić, czy Twoja firma to mikro-, małe, średnie czy duże przedsiębiorstwo.

2. Sprawdź, jakie struktury musisz przygotować.
3. Sprawdź, czy Twój system ERP umożliwia Ci wygenerowanie JPK.

To bardzo ważne! Jeśli jeszcze nie zaktualizowałeś swojego oprogramowania – zrób to jak najszybciej! Bez tego nie uda Ci się stworzyć Jednolitego Pliku Kontrolnego.

4. Sprawdź, czy dysponujesz aktualnym podpisem kwalifikowanym.

Podpis kwalifikowany to elektroniczny zamiennik własnoręcznego podpisu – jest on niezbędny do poprawnego przesłania JPK.

5. Wygeneruj Jednolity Plik Kontrolny i przeprowadź testową wysyłkę

Ministerstwo Finansów udostępniło wszystkim przedsiębiorcom specjalne środowisko testowe, w którym możesz przeprowadzić próbną wysyłkę.

Jestem mikro-małym czy średnim przedsiębiorcą? Jakie struktury muszę wysyłać?

Określenie, do której z powyższych grup zalicza się Twoja firma, zależy od trzech czynników:

• średniego rocznego zatrudnienia,
• rocznego obrotu netto,
• rocznej sumy aktywów bilansu.

Jak wygenerować Jednolity Plik Kontrolny?

Zobacz wideo jak wygenerować i zweryfikować JPK w systemach Comarch ERP

Kiedy już zaopatrzysz się we wszelką niezbędną wiedzę i wprowadzisz do systemu wszystkie wymagane dane, nie pozostaje nic innego, jak wygenerować Jednolity Plik Kontrolny. To bardzo proste! Poniżej prezentujemy krótką instrukcję, jak w pięciu punktach przeprowadzić ten proces od początku do końca w programie Comarch ERP Optima.

1. W głównym widoku programu z menu głównego wybierz opcję „JPK / Pliki JPK”.
2. Pojawi się nowe okno – „Pliki JPK”. W nim kliknij na "plus" aby dodać JPK: 

   

   1. Wybierz Typ pliku: JPK_VAT oraz Kliknij plus, aby dodać plik JPK,
   2. Powstanie okno do generacji pliku JPK_VAT.

   

   1. jeśli występuje taka potrzeba, wskaż inny niż wyliczony przez program współczynnik struktury sprzedaży,
   2. określ miesiąc i rok, za jaki będzie generowany plik,
   3. wybierz Urząd Skarbowy, do którego złożysz deklarację VAT-7,
   4. opcjonalnie możesz zaznaczyć parametr „Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel” – dzięki temu później będziesz móc sprawdzić dokumenty, które zostały zakwalifikowane do pliku JPK_VAT.
3. Kiedy wszystko już jest gotowe – wygeneruj Jednolity Plik Kontrolny, naciskając ikonę pioruna. Podczas generowania JPK następuje weryfikacja poprawności plików JPK_VAT.
4. To już! Wygenerowany plik widoczny jest na oknie „Pliki JPK”.
5. Nie pozostaje już nic innego, jak wysłać plik do Ministerstwa Finansów. W tym celu:
   
   1. ustaw się na wygenerowanym pliku JPK_VAT,
   2. kliknij w ikonę eksportu,
   3. wybierz podpis kwalifikowany lub Profilem Zaufanym ePUAP/eGO. 
6. Ostatnim krokiem jest uzyskanie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

Czym jest podpis kwalifikowany?

• definicja podpisu kwalifikowanego: zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego (zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS));
• podpis kwalifikowany wydawany jest konkretnej osobie fizycznej i zawsze jest przypisany wyłącznie do tej osoby;
• w konsekwencji, tak jak podpis własnoręczny na dokumencie pozwala na identyfikację osoby, która ten podpis złożyła i ustalenie, że w określonych sytuacjach ponosi ona odpowiedzialność za treści zawarte w takim dokumencie, podpis elektroniczny umożliwia ustalenie, kto złożył oświadczenie w formie elektronicznej oraz czy taka osoba może ponosić odpowiedzialność w razie, gdyby się okazało, że takie oświadczenie zawiera nieprawdziwe informacje albo gdyby taka osoba nie wykonywała zobowiązań w nim opisanych;
• podpis kwalifikowany jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym;
• zwykle jest składany przy pomocy specjalnej karty procesorowej lub tokena USB oraz oprogramowania służącego do składania podpisu elektronicznego.

Wykorzystanie podpisu kwalifikowanego

Podpis kwalifikowany jest powszechnie honorowany przez wszystkie podmioty w kraju i za granicą. Można go użyć w każdej sprawie, bez potrzeby wcześniejszej akceptacji, np. przez strony podpisujące umowę biznesową.

Dodatkowo, w szczególnych przypadkach, przepisy szczegółowe mogą wymagać użycia podpisu kwalifikowanego przy kontaktach z podmiotami realizującymi zadania publiczne (np. z organami podatkowymi). 

Jak go zdobyć?

Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w pięciu firmach (tzw. kwalifikowanych podmiotach świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego). Do podmiotów tych należą:

• Krajowa Izba Rozliczeniowa,
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych,
• Asseco Data Systems Poland,
• Enigma S.O.I.,
• EuroCert.

W związku z faktem, iż usługi certyfikacyjne mają charakter komercyjny, a wysokość opłat określają podmioty świadczące te usługi, to ceny poszczególnych zestawów składających się na podpis kwalifikowany mogą się między sobą różnić (ze względu np. okres ważności certyfikatu i rodzaj urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Zakup podpisu elektronicznego na potrzeby działalności gospodarczej może być zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Czym jest Profil Zaufany ePUAP/eGo?

• profil zaufany to bezpłatne narzędzie, które umożliwia potwierdzanie swojej tożsamości w serwisach administracji publicznej;
• profil zaufany możliwy jest do założenia przez każdego kto posługuje się numerem PESEL;
• do identyfikacji podatnika potrzebne są tylko podstawowe informacje takie jak imię, nazwisko i numer PESEL, dlatego wprowadzone dane mogą być zweryfikowane poprzez system bankowy lub należy je potwierdzić w wybranej jednostce, będącej punktem potwierdzeń profilu zaufanego (tj. oddziały ZUS, urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie oraz konsulaty) urzędzie;
• profil zaufany działa w ten sam sposób jak podpis tradycyjny, pozwala on na zastąpienie elektronicznego podpisu kwalifikowanego przy przesyłaniu wniosków poprzez platformę ePUAP, umożliwia identyfikację osoby i w razie wystąpienia nieprawidłowości przenosi odpowiedzialność na osobę, która go użyła.

Jak założyć Profil Zaufany?

Profil Zaufany można założyć w poniższych serwisach bankowych: 

• PKO BP, 
• ING Bank Śląski, 
• Bank Millennium, 
• Inteligo, 
• Bank Pekao, 
• mBank,
• BZWBK, 
• oraz w serwisie Envelo.

W przypadku braku dostępu do bankowości elektronicznej Profil Zaufany można również założyć poprzez serwis pz.gov.pl wybierając „Załóż Profil Zaufany i potwierdź – w punkcie potwierdzającym”. Profil zaufany założony  w ten sposób wymaga osobistego potwierdzenia tożsamości w jednym z w wybranych punktów potwierdzających.

Systemy Comarch ERP zawsze zgodne z przepisami!

Systemy Comarch ERP Optima, Comarch ERP XT, Comarch ERP Altum i Comarch ERP XL oferują pełną obsługę (czyli generowanie, sprawdzenie i wysyłkę) Jednolitego Pliku Kontrolnego, dzięki czemu każdy ich użytkownik w intuicyjny, prosty sposób spełni wszystkie nowe wymagania Ministerstwa Finansów.

Warto pamiętać, że szczegółowe zasady dotyczące rozliczania się za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego ulegają zmianom. Użytkownicy oprogramowania Comarch ERP nie muszą się jednak obawiać– twórcy systemów, zarówno w wersji chmurowej, jak i stacjonarnej nieustannie czuwają nad ich zgodnością z obowiązującymi przepisami.

Jednocześnie zachęcamy do trzymania ręki na pulsie, by pozostać na bieżąco ze wszelkimi nowościami dotyczącymi Jednolitego Pliku Kontrolnego. Najświeższe informacje czerpać można ze stron Ministerstwa Finansów i z poświęconego JPK serwisu Comarch.

Materiały dodatkowe