Jednolity Plik Kontrolny

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK) ?

Jednolity Plik Kontrolny to zbiór danych finansowych:

• generowany z systemów informatycznych danego przedsiębiorstwa 
• tworzony poprzez bezpośredni eksport danych z systemów informatycznych
• zawiera informacje o operacjach gospodarczych za dany okres
• posiada ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie.

Pomysł takiego trybu rozliczania się z podatków nie jest nowy: już w 2005 r. Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) zarekomendowała rozwiązanie pod nazwą Standard Audit File-Tax, z którego do tej pory skorzystało już wiele europejskich państw – od Wielkiej Brytanii poprzez Niemcy aż po Litwę czy Słowenię.

Prostsza i szybsza kontrola skarbowa dzięki JPK

JPK znacząco upraszczca, skraca i zmniejsza uciążliwość procesu kontroli podatkowej – zarówno z perspektywy kontrolerów, jak i przedsiębiorców.

Przedsiębiorcy, przy pomocy dostosowanego do przepisów systemu ERP mogą automatycznie wygenerować JPK i przesłać go do Ministerstwa Finansów drogą elektroniczną. Wyeliminuje to konieczność przeprowadzania audytów przez pracowników kontroli skarbowej – nierzadko uciążliwych, długotrwałych i paraliżujących codzienną pracę w firmie. Kontrole mają mieć miejsce tylko wtedy, kiedy w elektronicznych plikach  wykryte zostaną nieprawidłowości.

Dane przekazywane w ujednoliconej formie dzięki czemu poddawane są szybkiemu, automatycznemu sprawdzeniu, które błyskawicznie wykryje ewentualne problemy czy nieprawidłowości, kładąc tym samym kres nielegalnym praktykom takim jak wyłudzenia VAT albo unikanie opodatkowania.

Struktury JPK

Jednolity Plik Kontrolny składa się z siedmiu struktur, z których każdą możemy wygenerować za pomocą naszego systemu ERP:

JPK_VAT

Ewidencja sprzedaży i zakupu VAT. Czyli dla każdej faktury numer dokumentu, nazwa kontrahenta oraz wartość transakcji w rozbiciu na poszczególne kategorie podatkowe. Składany co miesiąc przez wszystkie strony obrotu gospodarczego pozwoli na szybkie przeprowadzenie kontroli krzyżowych oraz wykrycie niezgodności między rejestrami VAT a deklaracją VAT-7.

JPK_FA

Ewidencja faktur sprzedaży, jest właściwie rozszerzeniem JPK_VAT. Plik składany jest na żądanie i stanowi pełne odzwierciedlenie faktur VAT w danym okresie. Zawiera zatem pozycje towarowe każdej faktury oraz szereg informacji o samej transakcji. Przykładowo dla faktury korygującej przedstawiana jest przyczyna korekty, a dla sprzedaży towarów zwolnionych z podatku VAT – przyczyna zwolnienia.

JPK_MAG

Ewidencja magazynowa, obrazuje ruchy na magazynie, czyli wartość przyjęć i wydań, w rozbiciu na poszczególne transakcje oraz pozycje magazynowe. Jeśli z tym ruchem była powiązana faktura VAT, to jej numer również znajdziemy w tej strukturze.

JPK_KR

Obrazuje zapisy na księgach rachunkowych. Skoro już wiemy, że taka transakcja została zawarta, to możemy sprawdzić, czy została ona poprawnie ujęta w księgach rachunkowych. Kontroler może zatem oprócz sprawdzania VAT skontrolować również podatek dochodowy.

JPK_WB

To w zasadzie nasz wyciąg bankowy. Wszystkie transakcje na rachunku bankowym – nazwa kontrahenta, wartość i tytuł przelewu.

JPK_PKPiR

Dotyczy mniejszych podatników, którzy korzystają z podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

JPK_EWP

To ewidencja przychodów dla podatników rozliczających się ryczałtem.

Sankcje za niezłożenie JPK?

Jednolity Plik Kontrolny ma charakter informacji podatkowej. W konsekwencji, jego niezłożenie może skutkować dla podatnika nałożeniem kary porządkowej lub powstaniem odpowiedzialności karno-skarbowej. Rodzaj i wysokość sankcji pieniężnych nałożonych na podatnika nieskładającego JPK uzależniony jest od tego, czy obowiązek przekazania pliku wynika z żądania organów podatkowych (wysuniętego np. w trakcie kontroli podatkowej na podstawie art. 193a Ordynacji podatkowej) czy też bezpośrednio z przepisów prawa (art. 82 § 1b Ordynacji podatkowej). Z tą ostatnią sytuacją mamy do czynienia w przypadku raportowania co miesiąc, bez wezwania, struktury JPK_VAT. 

Zwracamy Państwa uwagę, że warunkiem koniecznym przypisania podatnikowi odpowiedzialności na gruncie przepisów Kodeksu karnego skarbowego (KKS) jest wykazanie umyślności działania podatnika. W konsekwencji, jeżeli przekazanie organom podatkowym JPK na żądanie lub przesłanie JPK_VAT jest niemożliwe z przyczyn od podatnika niezależnych (np. brak możliwości przesłania JPK_VAT ze względu na awarię serwerów Ministerstwa Finansów), to na podatnika nie może zostać nałożona kara grzywny.

Jak wygenerować Jednolity Plik Kontrolny?

Zobacz wideo jak wygenerować i zweryfikować JPK w systemach Comarch ERP

Kiedy już zaopatrzysz się we wszelką niezbędną wiedzę i wprowadzisz do systemu wszystkie wymagane dane, nie pozostaje nic innego, jak wygenerować Jednolity Plik Kontrolny. To bardzo proste! Poniżej prezentujemy krótką instrukcję, jak w pięciu punktach przeprowadzić ten proces od początku do końca w programie Comarch ERP Optima.

1. W głównym widoku programu z menu głównego wybierz opcję „JPK / Pliki JPK”.

2. Pojawi się nowe okno – „Pliki JPK”. W nim kliknij na "plus" aby dodać JPK: 

   1. Wybierz Typ pliku: JPK_VAT oraz Kliknij plus, aby dodać plik JPK,
   2. Powstanie okno do generacji pliku JPK_VAT

   

   1. jeśli występuje taka potrzeba, wskaż inny niż wyliczony przez program współczynnik struktury sprzedaży,
   2. określ miesiąc i rok, za jaki będzie generowany plik,
   3. opcjonalnie możesz zaznaczyć parametr „Podczas eksportu utwórz również pliki MS Excel” – dzięki temu później będziesz móc sprawdzić dokumenty, które zostały zakwalifikowane do pliku JPK_VAT.
3. Kiedy wszystko już jest gotowe – wygeneruj Jednolity Plik Kontrolny, naciskając ikonę pioruna. Podczas generowania JPK następuje weryfikacja poprawności plików JPK_VAT.
4. To już! Wygenerowany plik widoczny jest na oknie „Pliki JPK”.
5. Nie pozostaje już nic innego, jak wysłać plik do Ministerstwa Finansów. W tym celu:
   
   1. ustaw się na wygenerowanym pliku JPK_VAT 
   2. kliknij w ikonę eksportu
   3. wybierz podpis kwalifikowany lub podpis zaufany. Można również wybrać podpis niekwalifikowany (dostępny tylko w Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XT)
6. Ostatnim krokiem jest uzyskanie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

Czym jest podpis kwalifikowany?

• definicja podpisu kwalifikowanego: zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego (zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS));
• podpis kwalifikowany wydawany jest konkretnej osobie fizycznej i zawsze jest przypisany wyłącznie do tej osoby;
• w konsekwencji, tak jak podpis własnoręczny na dokumencie pozwala na identyfikację osoby, która ten podpis złożyła i ustalenie, że w określonych sytuacjach ponosi ona odpowiedzialność za treści zawarte w takim dokumencie, podpis elektroniczny umożliwia ustalenie, kto złożył oświadczenie w formie elektronicznej oraz czy taka osoba może ponosić odpowiedzialność w razie, gdyby się okazało, że takie oświadczenie zawiera nieprawdziwe informacje albo gdyby taka osoba nie wykonywała zobowiązań w nim opisanych;
• podpis kwalifikowany jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym;
• zwykle jest składany przy pomocy specjalnej karty procesorowej lub tokena USB oraz oprogramowania służącego do składania podpisu elektronicznego.

Wykorzystanie podpisu kwalifikowanego

Podpis kwalifikowany jest powszechnie honorowany przez wszystkie podmioty w kraju i za granicą. Można go użyć w każdej sprawie, bez potrzeby wcześniejszej akceptacji, np. przez strony podpisujące umowę biznesową.

Dodatkowo, w szczególnych przypadkach, przepisy szczegółowe mogą wymagać użycia podpisu kwalifikowanego przy kontaktach z podmiotami realizującymi zadania publiczne (np. z organami podatkowymi). 

Jak go zdobyć?

Zestawy do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego można kupić w pięciu firmach (tzw. kwalifikowanych podmiotach świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego). Do podmiotów tych należą:

• Krajowa Izba Rozliczeniowa,
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych,
• Asseco Data Systems Poland,
• Enigma S.O.I.,
• EuroCert.

W związku z faktem, iż usługi certyfikacyjne mają charakter komercyjny, a wysokość opłat określają podmioty świadczące te usługi, to ceny poszczególnych zestawów składających się na podpis kwalifikowany mogą się między sobą różnić (np. ze względu na okres ważności certyfikatu i rodzaj urządzenia do składania podpisu elektronicznego. Zakup podpisu elektronicznego na potrzeby działalności gospodarczej może być zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Czym jest Profil Zaufany ePUAP?

• profil zaufany to bezpłatne narzędzie, które umożliwia potwierdzanie swojej tożsamości w serwisach administracji publicznej;
• profil zaufany możliwy jest do założenia przez każdego kto posługuje się numerem PESEL;
• do identyfikacji podatnika potrzebne są tylko podstawowe informacje takie jak imię, nazwisko i numer PESEL, dlatego wprowadzone dane mogą być zweryfikowane poprzez system bankowy lub należy je potwierdzić w wybranej jednostce, będącej punktem potwierdzeń profilu zaufanego (tj. oddziały ZUS, urzędy skarbowe, urzędy wojewódzkie oraz konsulaty) urzędzie;
• profil zaufany działa w ten sam sposób jak podpis tradycyjny, pozwala on na zastąpienie elektronicznego podpisu kwalifikowanego przy przesyłaniu wniosków poprzez platformę ePUAP, umożliwia identyfikację osoby i w razie wystąpienia nieprawidłowości przenosi odpowiedzialność na osobę, która go użyła.

Jak założyć Profil Zaufany?

Profil Zaufany można założyć w poniższych serwisach bankowych : 

• PKO BP, 
• ING Bank Śląski, 
• Bank Millennium, 
• Inteligo, 
• Bank Pekao. 
• mBank
• BZWBK 
• oraz w serwisie Envelo.

W przypadku braku dostępu do bankowości elektronicznej Profil Zaufany można również założyć poprzez serwis pz.gov.pl wybierając „Załóż Profil Zaufany i potwierdź – w punkcie potwierdzającym”. Profil zaufany założony  w ten sposób wymaga osobistego potwierdzenia tożsamości w jednym z w wybranych punktów potwierdzających.

Systemy Comarch ERP zawsze zgodne z przepisami!

Systemy Comarch ERP Optima, Comarch ERP XT, Comarch ERP Altum i Comarch ERP XL oferują pełną obsługę (czyli generowanie, sprawdzenie i wysyłkę) Jednolitego Pliku Kontrolnego, dzięki czemu każdy ich użytkownik w intuicyjny, prosty sposób spełni wszystkie nowe wymagania Ministerstwa Finansów.

Warto pamiętać, że szczegółowe zasady dotyczące rozliczania się za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego ulegają zmianom. Użytkownicy oprogramowania Comarch ERP nie muszą się jednak obawiać– twórcy systemów, zarówno w wersji chmurowej, jak i stacjonarnej nieustannie czuwają nad ich zgodnością z obowiązującymi przepisami.

Jednocześnie zachęcamy do trzymania ręki na pulsie, by pozostać na bieżąco ze wszelkimi nowościami dotyczącymi Jednolitego Pliku Kontrolnego. Najświeższe informacje czerpać można ze stron Ministerstwa Finansów i z poświęconego JPK serwisu Comarch.

Materiały dodatkowe