Faktura ustrukturyzowana: 21 Najczęściej zadawane pytania.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna zawiera wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT. Należą do nich:

• data wystawienia faktury oraz numer KSeF nadany przez system,
• dane sprzedawcy i nabywcy,
• numery identyfikacyjne podatników VAT,
• data dostawy towarów lub wykonania usług, a w przypadku przedpłaty – data otrzymania zapłaty,
• nazwa, rodzaj i liczba towarów lub usług,
• cena jednostkowa netto oraz ewentualne kwoty obniżek i rabatów,
• wartość sprzedaży netto,
• stawki VAT wraz z odpowiadającymi im kwotami podatku,
• łączna kwota należności brutto,
• informacja o mechanizmie podzielonej płatności (split payment) – w przypadku towarów lub usług z załącznika nr 15 ustawy o VAT.

Zgodnie z definicją faktura ustrukturyzowana to plik danych w formacie XML, czyli zestaw informacji zapisanych w sposób zrozumiały dla systemów komputerowych, a nie dla oka użytkownika. Takiego dokumentu nie należy więc mylić z elektroniczną fakturą w formacie PDF.

Tradycyjną fakturę w PDF można porównać do zdjęcia dokumentu, z którego człowiek jest w stanie odczytać wszystkie interesujące go informacje. Nie są one jednak zrozumiałe dla komputerów, które potrzebują raczej elektronicznego formularza z oddzielnymi rubrykami danych. Właśnie tak należy rozumieć ustrukturyzowaną fakturę KSeF.

W praktyce jednak użytkownicy oprogramowania Comarch do KSeF nie muszą analizować pliku XML faktury ustrukturyzowanej ani znać jego struktury. Oprogramowanie Comarch automatycznie przekłada dane techniczne na czytelny widok faktury, dzięki czemu praca z fakturami wygląda podobnie jak dotychczas.

Obowiązek korzystania z ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Możliwość dobrowolnego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur podatnicy uzyskali już na początku 2022 r.

Do Krajowego Systemu e-Faktur powinni przystąpić:

• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
• polskie firmy zwolnione z podatku VAT,
• podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mający identyfikator podatkowy NIP (choć same faktury w ramach procedury unijnej OSS, procedury nieunijnej OSS oraz procedury IOSS są zwolnione z obowiązku przesyłania ich do KSeF).

Dostęp do systemu KSeF 2.0 ma nie tylko przedsiębiorca, ale również podmiot uprawniony, np. pracownik działu księgowości lub biuro rachunkowe. Nadawanie uprawnień wymaga zgłoszenia tych podmiotów do naczelnika urzędu skarbowego.

Tak, wówczas w systemie należy nadać nabywcy uprawnienie samofakturowania KSeF. W ramach tej procedury nabywca i podmioty przez niego uprawnione mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane w formacie XML.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy:

1. Podatników zagranicznych:

• Podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
• Podatników posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, jeśli to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji.

2. Podatników wystawiających faktury konsumenckie:

• Faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

3. Podatników wystawiających faktury uproszczone:

• Paragonów fiskalnych z NIP nabywcy, uznawanych za faktury uproszczone

Wielu podatników obawia się odbierania faktur w KSeF z uwagi na ich nieczytelny format XML. W praktyce jednak nie trzeba się nim przejmować. Fakturę ustrukturyzowaną bez problemu otworzysz za pomocą specjalnego oprogramowania pod KSeF, które przetwarza dane z pliku i prezentuje je w przejrzystej formie.

Możesz użyć w tym celu udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF lub komercyjnego programu księgowego zintegrowanego z systemem. Przykłady takiego oprogramowania to Comarch ERP Optima , Comarch ERP XL dla dużych i średnich firm oraz Comarch Betterfly dla JDG i małych firm.

Oprogramowanie tego typu automatycznie konwertuje dane z pliku XML i przedstawia użytkownikowi dokument przypominający tradycyjną fakturę papierową lub PDF.

Jak to wygląda w oprogramowaniu Comarch?

Systemy Comarch zintegrowane z KSeF same pobierają faktury w formacie XML i prezentują je w graficznej, czytelnej formie. Użytkownik nie musi znać struktury pliku, a dokument można od razu zweryfikować, zaksięgować lub przekazać dalej w obiegu.

Obowiązek faktury ustrukturyzowanej w Polsce wejdzie w życie od 1 lutego 2026 roku: dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców. 

Aby wdrożyć KSeF w firmie, trzeba odpowiednio dostosować systemy informatyczne przedsiębiorstwa, np. oprogramowanie księgowe. System powinien posiadać pole do wpisywania danych koniecznych do stworzenia faktury ustrukturyzowanej. Następnie należy połączyć oprogramowanie z KSeF i przeprowadzić testy wszystkich etapów procesu, takie jak wystawianie faktury i weryfikacja danych.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej odbywa się za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury elektroniczne są tworzone według wzorca w formacie XSD przedstawionego przez Ministerstwo Finansów. Rejestracja i nadanie numeru identyfikacyjnego fakturze to proces zautomatyzowany. 

MF udostępniło również podatnikom oprogramowanie obsługujące proces e-fakturowania. To rozwiązanie wymaga jednak ręcznego wprowadzania danych, dlatego nadaje się jedynie dla niewielkich spółek. Większe przedsiębiorstwa powinny skorzystać z rozbudowanych systemów automatyzujących, takich jak Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL i Comarch Betterfly.

Kliknij i przeczytaj więcej na temat: jak wystawić fakturę w KSeF

Schemat faktury ustrukturyzowanej obejmuje dane obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne. Do pól obowiązkowych należą m.in.:

• numer faktury, 
• data wystawienia, 
• dane sprzedawcy i nabywcy (wraz z numerami NIP), 
• kwoty netto i brutto, 
• stawki VAT,
• data dostawy towaru lub wykonania usługi.

Pola opcjonalne wypełnia się tylko w określonych przypadkach – np. przy fakturach zaliczkowych, korektach lub przy wskazywaniu podstawy prawnej zwolnienia z VAT. Pola fakultatywne mają natomiast charakter informacyjny i nie są wymagane przez przepisy - mogą zawierać np. numer zamówienia, termin i formę płatności, dane kontaktowe czy dodatkowy opis transakcji.

Oprogramowanie Comarch automatycznie kontroluje kompletność i poprawność danych wymaganych przez schemat KSeF. System natychmiast wykrywa brakujące pola, niezgodności i błędy techniczne, dzięki czemu faktura może zostać przesłana do KSeF bez ryzyka odrzucenia.

Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych jest możliwe po uwierzytelnieniu podatnika w systemie za pomocą podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci, profilu zaufanego lub certyfikatu KSeF. Po wystawieniu e-faktury system oznaczy ją numerem z datą i czasem – w tym momencie dokument zostanie uznany za wystawiony, a jednocześnie przesłany i otrzymany.

Numer KSeF jest nadawany dopiero po zakończeniu weryfikacji technicznej dokumentu w systemie. 

Jeśli dokument zostanie odrzucony, KSeF zwraca komunikat wskazujący konkretny błąd, np. brak obowiązkowego pola, niewłaściwy format liczbowy, niezgodność kwot lub błędną strukturę XML. Dzięki temu użytkownik wie dokładnie, co poprawić przed ponowną wysyłką.

Obecnie sprzedawca może wystawiać faktury ustrukturyzowane lub papierowe. W ramach KSeF 2026 elektroniczne faktury w formacie XML staną się jednak obowiązkowe. Nabywca może zażądać wydania mu faktury nie tylko za pośrednictwem KSeF, ale także w tradycyjnej formie papierowej.

Nie, numer faktury KSeF ID jest wymagany tylko w przypadku tzw. anonimowego dostępu do systemu. Odbiorca nie potrzebuje jednak numeru identyfikacyjnego do pobierania faktur z KSeF.

KSeF nie ma funkcji wysyłania powiadomień za każdym razem, gdy podmiot wystawi dla przedsiębiorcy fakturę w formie elektronicznej. System nie umożliwia także sprawdzenia, czy dana faktura została pobrana przez nabywcę. Odbiorca powinien więc na bieżąco weryfikować nadchodzące e-faktury. Musi przy tym pamiętać, że data zarejestrowania dokumentu w KSeF jest uznawana za datę jego odbioru.

Fakturę ustrukturyzowaną opłaca się tak samo jak w przypadku faktur papierowych lub elektronicznych faktur PDF. System KSeF sam w sobie nie obsługuje płatności, ale możesz go zintegrować ze swoim oprogramowaniem ERP. Takie rozwiązanie pozwoli Ci na automatyzację procesów rozliczeniowych w firmie. W innym wypadku musisz po prostu ręcznie pobrać fakturę ustrukturyzowaną z KSeF i dokonać przelewu w standardowy sposób – na numer rachunku bankowego podany w dokumencie.

Wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF to nie tylko obowiązek, ale również realne korzyści dla przedsiębiorców. Takie rozwiązanie gwarantuje im:

• zwrot podatku VAT już po 40 dniach,
• zmniejszone koszty obsługi księgowej,
• wyeliminowanie błędów, ryzyka zagubienia faktur i problemów z duplikatami,
• uproszczenie faktur w rejestrze VAT,
• jednolity wzór otrzymywanych faktur i przyspieszenie ich weryfikacji,
• elektroniczną archiwizację faktur,
• 100-procentową eliminację błędów przy wprowadzaniu danych,
• standaryzację informacji na fakturach w całej Polsce,
• błyskawiczną wymianę danych między kontrahentami,
• podstawę do pełnej automatyzacji procesów księgowych.

Chociaż faktury ustrukturyzowane funkcjonują już jako opcja ewidencjonowania sprzedaży obok faktur papierowych i elektronicznych, wkrótce ich wystawianie stanie się obowiązkowe. Zgodność z Krajowym Systemem e-Faktur na czas zapewni Ci elektroniczna platforma Comarch EDI. Skontaktuj się z naszymi ekspertami i zadbaj o finanse w swojej firmie!

Faktury przyjętej przez KSeF nie da się zmienić ani anulować. Jeżeli w dokumencie pojawi się błąd, jedynym dopuszczalnym sposobem jego poprawienia jest wystawienie faktury korygującej i przesłanie jej do systemu jako osobnego dokumentu.

Oprogramowanie Comarch ułatwia ten proces i pozwala wystawić korektę bezpośrednio z poziomu pierwotnej faktury, automatycznie przenosi niezbędne dane i pilnuje poprawności technicznej pliku.

Jeśli szukasz natomiast rozwiązania, które automatycznie przetwarza i wizualizuje faktury ustrukturyzowane, sprawdź Oprogramowanie Comarch stworzone po to, aby ułatwiać firmom codzienną pracę z KSeF i całkowicie wyeliminować problem ręcznego wprowadzania danych.

Oprogramowanie Comarch automatycznie aktualizuje schematy faktur i mechanizmy komunikacji z KSeF, dzięki czemu cały proces (od wystawienia dokumentu po jego przesłanie i odbiór) przebiega zgodnie z obowiązującymi wymogami. Użytkownik nie musi angażować się w kwestie techniczne.Dodatkowo Comarch wspiera firmy poprzez szkolenia, webinary i materiały edukacyjne, które pomagają krok po kroku przygotować się na obowiązek e-fakturowania.