KSeF - a co jeśli nabywca posiada siedzibę w Polsce?

Bardzo często zagraniczne firmy mają w Polsce swoje siedziby lub oddziały i tu prowadzą działalność. W takiej sytuacji mają obowiązek zarejestrowania się dla celów podatku VAT w Polsce i posługiwanie się polskim NIP-em. Oznacza to, że dokumentacja sprzedaży odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku polskich przedsiębiorców, czyli faktury trzeba wysyłać do KSeF.

KSeF a faktury zagraniczne - jakie transakcje obejmuje?

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w Polsce – od kiedy obowiązuje?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) w 2022 roku został uruchomiony w formie pilotażu. Obecnie system KSeF 2.0 pracuje w pełnym trybie produkcyjnym. Proces wdrażania powszechnego obowiązku został niemal zakończony i obejmuje następujące etapy:

od 1 lutego 2026 r. – systemem zostały objęte duże przedsiębiorstwa (o obrotach powyżej 200 mln zł);
od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek objął sektor MŚP oraz pozostałych podatników;
od 1 stycznia 2027 r. – system obejmie ostatnią grupę mikroprzedsiębiorców (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).

Oznacza to, że dla zdecydowanej większości firm czas na dostosowanie systemów księgowych już minął, a brak integracji z KSeF wiąże się z ryzykiem operacyjnym. Jeśli Twoja firma wciąż nie korzysta z pełnej automatyzacji procesów w KSeF, nasi eksperci pomogą Ci nadrobić zaległości i zapewnić pełną zgodność z przepisami.

Jakie jeszcze korzyści zapewnia KSeF?

Największymi zaletami wdrożenia KSeF dla przedsiębiorców są:

Automatyzacja procesów fakturowania i księgowania, która pozwoli na zmniejszenie pracy manualnej. W nowoczesnych systemach, takich jak Comarch, odbywa się to w pełni automatycznie, a faktury wysyłane są do KSeF bez konieczności logowania się do portalu Ministerstwa Finansów.
Bezpieczeństwo interpretacyjne wynikające z jednolitego wzoru wystawiania faktur dla wszystkich przedsiębiorstw.
Koniec obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie Urzędu Skarbowego.
Szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast standardowych 60 dni), dzięki natychmiastowemu dostępowi urzędu do faktur w systemie.

Dotyczy to podmiotów, które mają w Polsce:

siedzibę,
lub stałe miejsce prowadzenia działalności (FE).

Wówczas obowiązują je takie same zasady jak polskich przedsiębiorców – czyli wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML i przesyłanie ich do systemu KSeF.

Z kolei firma zagraniczna bez rejestracji w Polsce nie ma obowiązku korzystania z KSeF, nawet jeśli prowadzi sprzedaż dla polskich klientów.

Przypomnijmy, że zgodnie z ustawą faktur w KSeF nie muszą wystawiać:

podmioty zagraniczne, które mają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT);
firmy korzystające z procedur szczególnych (np. rozliczanie VAT w ramach OSS (sprzedaż towarów wewnątrz UE) i IOSS (sprzedaż na odległość towarów importowanych z krajów poza UE, klientom w UE);
przedsiębiorcy wystawiający faktury konsumenckie (B2C);
Do 31 grudnia 2026 r. z obowiązku KSeF zwolnieni są również przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż z VAT na fakturach nie przekracza 10 000 zł (ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203). Przekroczenie tego limitu w danym miesiącu oznacza obowiązek stosowania KSeF od faktury, która spowodowała przekroczenie.

KSeF a sprzedaż za granicę

W przypadku zbytu towarów za granicę polska firma ma obowiązek dokumentowania sprzedaży za pośrednictwem KSeF, chyba że rozlicza się w ramach procedury VAT OSS i VAT IOSS.

Niestety zagraniczny kontrahent, który z założenia nie posiada polskiego NIP, nie będzie mógł zalogować się do KSeF i pobrać faktury. Dlatego sprzedawca musi przekazać mu dokument w inny uzgodniony sposób, np. w formie PDF, mailowo, a nawet papierowo, jeśli firmy tak się umówią.

Faktura pobrana z KSeF powinna być opatrzona kodem QR, który pozwoli kontrahentowi szybko zweryfikować, czy dokument faktycznie istnieje w KSeF.

KSeF a sprzedaż za granicę

KSeF - a co jeśli nabywca posiada siedzibę w Polsce?
Bardzo często zagraniczne firmy mają w Polsce swoje siedziby lub oddziały i tu prowadzą działalność. W takiej sytuacji mają obowiązek zarejestrowania się dla celów podatku VAT w Polsce i posługiwanie się polskim NIP-em. Oznacza to, że dokumentacja sprzedaży odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku polskich przedsiębiorców, czyli faktury trzeba wysyłać do KSeF.
KSeF a sprzedaż do osób prywatnych z zagranicy (B2C)
Sprzedaż dla osób prywatnych z zagranicy, np. w ramach e-commerce, ustawowo nie podlega obowiązkowi KSeF.
Faktury dla konsumentów (B2C) wystawia się poza systemem, nawet jeśli nabywca pochodzi z innego kraju UE lub spoza Unii. Warto jednak wspomnieć, że przedsiębiorca ma możliwość wystawienia faktury B2C w KSeF, jednak potem musi udostępnić ją klientowi, np. w formie wydruku lub pliku PDF z kodem QR.
Jest to ważna informacja dla sklepów internetowych prowadzących sprzedaż do klientów indywidualnych. W ich przypadku obowiązek dokumentowania sprzedaży w KSeF nie będzie dotyczył transakcji międzynarodowych B2C.

KSeF a zakup z zagranicy

Faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów zagranicznych nie będą przesyłane ani odbierane przez KSeF, ponieważ system działa wyłącznie na terytorium Polski i obejmuje wyłącznie polskich podatników NIP.

Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność prowadzenia dwóch równoległych obiegów dokumentów:

dla faktur zakupowych krajowych obowiązuje KSeF;
dla faktur zagranicznych pozostaje dotychczasowa forma rejestracji i archiwizacji.

Takie podwójne prowadzenie ewidencji to spore utrudnienie, szczególnie dla przedsiębiorstw obsługujących wiele transakcji zagranicznych. Dlatego tak ważne jest, aby system księgowy lub obieg dokumentów potrafił łączyć oba strumienie danych.

W praktyce oznacza to, że polskie firmy prowadzące międzynarodowy handel muszą korzystać z oprogramowania, które poradzi sobie z obsługą faktur zarówno krajowych, jak i zagranicznych – najlepiej w jednym, zintegrowanym środowisku.

KSeF a samofakturowanie w transakcjach zagranicznych

Samofakturowanie polega na tym, że fakturę za zakupione towary lub usługi wystawia kupujący w imieniu i na rzecz sprzedającego. Aby było to możliwe w KSeF, nabywca musi być uprawniony przez sprzedawcę do wystawienia faktur w systemie.

Samofakturowanie na rzecz zagranicznego kontrahenta
Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę w imieniu kontrahenta zagranicznego, to jako podmiot z polskim NIP-em, jest zobowiązany do wysłania takiej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
Ponieważ zagraniczny partner nie ma dostępu do systemu, fakturę należy przekazać mu w sposób uzgodniony indywidualnie, np. wysyłając dokument e-mailem w formacie PDF albo udostępniając wizualizację faktury z kodem QR.
Samofakturowanie przez zagranicznego kontrahenta na rzecz polskiej firmy
Jeśli sytuacja jest odwrotna – czyli zagraniczny kontrahent wystawia fakturę w imieniu polskiej firmy, to zgodnie z art. 106ga ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Oczywiście, o ile dana transakcja została odpowiednio udokumentowana zgodnie z przepisami wykonawczymi.
W takiej sytuacji podmiot zagraniczny wysyła polskiemu przedsiębiorcy fakturę tradycyjnym kanałem.

Które zagraniczne firmy obejmie KSeF?

Kategoria podmiotów	Czy objęte KSeF?	Uwagi
Firmy zagraniczne zarejestrowane w Polsce (posiadające NIP PL i stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej)	Tak	Dotyczy działalności prowadzonej w Polsce
Firmy zagraniczne bez rejestracji w Polsce	Nie	Faktura wysłana tradycyjnie
Przedsiębiorcy, mający w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie jest ono powiązane z transakcjami	Nie	Faktura wysłana tradycyjnie
Samofakturowanie na rzecz podmiotu zagranicznego	Tak	Faktura w KSeF
Samofakturowanie zagranicznego podmiotu na rzecz krajowego	Nie	Faktura wysyłana tradycyjnie

Rozwiązaniem może być nowoczesne oprogramowanie pod KSeF, które integruje oba procesy w jednej platformie. Przykładem jest oprogramowanie Comarch umożliwiające w zakresie KSeF:

automatyczne wystawianie i odbieranie faktur w KSeF;
rejestrowanie faktur zagranicznych w jednolitym obiegu;
integrację z formatem XML obowiązującym w KSeF;
oraz eksport danych do raportów i JPK.

Dzięki temu polski przedsiębiorca może skutecznie zarządzać zarówno fakturami krajowymi, jak i fakturami od dostawców zagranicznych - bez konieczności przełączania się między różnymi systemami.

Dowiedz się więcej o integracji KSeF w Comarch i sprawdź, które rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy - od mikro i małych działalności po duże przedsiębiorstwa z rozbudowaną strukturą finansową.

KSeF a faktury zagraniczne – jakie transakcje obejmuje?

Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w Polsce – od kiedy obowiązuje?

Jakie jeszcze korzyści zapewnia KSeF?

Kto musi wystawiać faktury do KSeF?

KSeF a sprzedaż za granicę