Zgodnie z planami Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma stać się obligatoryjny dla większości podmiotów gospodarczych już w 2026 roku. Czy obejmie także firmy zagraniczne? W tym artykule wyjaśniamy, jak będzie wyglądał KSeF dla podmiotów zagranicznych.
Krajowy System e-Faktur funkcjonuje w Polsce już od 2022 roku, kiedy to uruchomiono program pilotażowy z udziałem podatników, a Komisja Europejska wyraziła zgodę, by wystawianie faktur ustrukturyzowanych stało się w naszym kraju obowiązkowe.
Pierwotny plan Ministerstwa Finansów zakładał, że obowiązek wejdzie w życie już na początku 2024 roku, jednak ostatecznie termin został przesunięty na 1 lutego 2026 r. Ponadto wchodzi on etapami: 1 lutego 2026 r. obejmie duże firmy, 1 kwietnia 2026 r. – mniejszych przedsiębiorców, a 1 stycznia 2027 r. – najmniejszych, których sprzedaż z podatkiem VAT na fakturach wynosi do 10 tys. zł miesięcznie.
Oznacza to, że przedsiębiorcy mają więcej czasu na dostosowanie systemów księgowych i procesów do nowego obowiązku dokumentowania sprzedaży w KSeF. Więcej informacji na temat terminów wprowadzenia KSeF znajdziesz tutaj.
Największymi zaletami wdrożenia KSeF dla przedsiębiorców są:
W przypadku zbytu towarów za granicę polska firma ma obowiązek dokumentowania sprzedaży za pośrednictwem KSeF, chyba że rozlicza się w ramach procedury VAT OSS i VAT IOSS.
Niestety zagraniczny kontrahent, który z założenia nie posiada polskiego NIP, nie będzie mógł zalogować się do KSeF i pobrać faktury. Dlatego sprzedawca musi przekazać mu dokument w inny uzgodniony sposób, np. w formie PDF, mailowo, a nawet papierowo, jeśli firmy tak się umówią.
Faktura pobrana z KSeF powinna być opatrzona kodem QR, który pozwoli kontrahentowi szybko zweryfikować, czy dokument faktycznie istnieje w KSeF.
Faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów zagranicznych nie będą przesyłane ani odbierane przez KSeF, ponieważ system działa wyłącznie na terytorium Polski i obejmuje wyłącznie polskich podatników NIP.
Dla przedsiębiorstw oznacza to konieczność prowadzenia dwóch równoległych obiegów dokumentów:
Takie podwójne prowadzenie ewidencji to spore utrudnienie, szczególnie dla przedsiębiorstw obsługujących wiele transakcji zagranicznych. Dlatego tak ważne jest, aby system księgowy lub obieg dokumentów potrafił łączyć oba strumienie danych.
W praktyce oznacza to, że polskie firmy prowadzące międzynarodowy handel muszą korzystać z oprogramowania, które poradzi sobie z obsługą faktur zarówno krajowych, jak i zagranicznych – najlepiej w jednym, zintegrowanym środowisku.
Samofakturowanie polega na tym, że fakturę za zakupione towary lub usługi wystawia kupujący w imieniu i na rzecz sprzedającego. Aby było to możliwe w KSeF, nabywca musi być uprawniony przez sprzedawcę do wystawienia faktur w systemie.
Jeżeli polski podatnik wystawia fakturę w imieniu kontrahenta zagranicznego, to jako podmiot z polskim NIP-em, jest zobowiązany do wysłania takiej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.
Ponieważ zagraniczny partner nie ma dostępu do systemu, fakturę należy przekazać mu w sposób uzgodniony indywidualnie, np. wysyłając dokument e-mailem w formacie PDF albo udostępniając wizualizację faktury z kodem QR.
Jeśli sytuacja jest odwrotna – czyli zagraniczny kontrahent wystawia fakturę w imieniu polskiej firmy, to zgodnie z art. 106ga ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, nie ma obowiązku korzystania z KSeF. Oczywiście, o ile dana transakcja została odpowiednio udokumentowana zgodnie z przepisami wykonawczymi.
W takiej sytuacji podmiot zagraniczny wysyła polskiemu przedsiębiorcy fakturę tradycyjnym kanałem.
Przedsiębiorstwa prowadzące transakcje zagraniczne staną przed wyzwaniem pogodzenia dwóch równoległych procesów:
