KSeF – od kiedy obowiązuje? Harmonogram i wyłączenia
Zastanawiasz się, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? Jak to wpłynie na Twoją firmę? Od czego zacząć integrację? Czytaj dalej.
Zastanawiasz się, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy? Jak to wpłynie na Twoją firmę? Od czego zacząć integrację? Czytaj dalej.
Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło termin wdrożenia KSeF. Zgodnie z opublikowanym harmonogramem, obowiązek e-fakturowania zostanie wprowadzony etapami – w trzech fazach:
Zaktualizowany plan wdrożenia KSeF został ujęty w najnowszych wersjach ustawy.
Docelowo obowiązek korzystania z systemu obejmie wszystkich przedsiębiorców, ale w różnych terminach. KSeF będzie więc obligatoryjny dla:
Wprowadzenie systemu KSeF to przełomowa zmiana dla wszystkich firm. Polega na całkowitym przejściu z faktur papierowych i PDF na faktury ustrukturyzowane. Dla przedsiębiorców oznacza to:
Aby przygotować się na przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur, już teraz wiele firm inwestuje w aktualizacje oprogramowania i rozwój kompetencji pracowników. Ty również skorzystaj z biblioteki Comarch ERP Optima i weź udział w naszym szkoleniu KSeF!
Przejście na faktury ustrukturyzowane oznacza nie tylko konieczność aktualizacji oprogramowania. Zobacz, jak powinno wyglądać wdrożenie KSeF krok po kroku:
Sprawdź, czy Twój system fakturowy jest zgodny z wymaganiami KSeF. Zwróć uwagę na rodzaje wystawianych dokumentów, dane umieszczane na fakturach oraz ewentualne załączniki. Pomoże Ci to dobrać odpowiedni sposób integracji z nowym systemem.
Ustal, jak obecnie rejestrowane są faktury kosztowe i jakie narzędzia wspierają ten proces (np. OCR czy elektroniczny obieg dokumentów). Dzięki temu łatwiej przygotujesz firmę do importu danych z KSeF i uporządkujesz proces akceptacji oraz rozliczania faktur.
Wprowadzenie e-faktur to dobry moment, aby przejrzeć umowy i regulaminy określające zasady Twojej współpracy z partnerami biznesowymi. Dowiedz się, czy będą oni potrzebować dodatkowych informacji, które nie znajdą się w strukturze e-faktury KSeF. Ustal też, w jaki sposób im je przekazywać.
Choć KSeF ma działać bezawaryjnie, warto opracować wewnętrzne zasady na wypadek jego niedostępności. Wyznacz osoby odpowiedzialne za wysyłkę faktur po przywróceniu systemu i śledź komunikaty Ministerstwa Finansów o przerwach technicznych.
W praktyce, w przypadku niedostępności internetu lub innej awarii po stronie firmy oraz oficjalnego komunikatu MF o niedostępności KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury offline, ale muszą one spełniać wymogi schematu XML, aby do końca dnia następnego lub po usunięciu awarii można je było bez błędów przesłać do systemu.
Opcja wystawiania i odbierania e-faktur KSeF w imieniu danego przedsiębiorstwa będzie dostępna tylko dla osób uprawnionych. Zastanów się, kto w firmie (lub w biurze rachunkowym) powinien mieć taką możliwość. Dostęp do systemu wymaga od Ciebie uwierzytelnienia przez podpis zaufany, certyfikat KSeF, pieczęć kwalifikowaną lub elektroniczną.
Postaw na oprogramowanie do KSeF, które obsługuje schemat XML faktury w wersji FA(3) (czyli aktualny, obowiązujący od 2026 r. wzór struktury e-faktury wymagany przez KSeF) i umożliwia bezpośrednią komunikację z systemem Ministerstwa Finansów. Przykłady takich systemów to m.in.:
Zanim KSeF 2026 wejdzie w życie, warto dobrowolnie przetestować proces wystawiania faktur w nowym systemie. To najlepszy moment, aby wychwycić ewentualne błędy, usprawnić obieg dokumentów i przygotować pracowników na nadchodzące zmiany.
1
2
3
4
5Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie to proces, który wymaga starannego planowania, analizy i działania często trwających kilka miesięcy. Chociaż może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, KSeF niesie ze sobą szereg korzyści. Dodatkowo, firmy mogą skorzystać z pomocy doświadczonych firm IT, takich jak Comarch, które oferują kompleksowe usługi wdrożeniowe i integracyjne.
Pamiętaj, że KSeF to nie tylko obowiązek, ale również szansa na usprawnienie działalności firmy i zwiększenie jej efektywności. Odpowiednie przygotowanie i wykorzystanie dostosowanych narzędzi sprawi, że Twoja firma bez problemów przejdzie na nowy system e-fakturowania i zacznie czerpać korzyści z jego wdrożenia.
Na Krajowy System e-Faktur warto spojrzeć nie tylko jak na nowy obowiązek, ale także jak na szansę dla swojej firmy. Dzięki cyfryzacji procesu fakturowania przedsiębiorcy zyskują większą kontrolę nad dokumentami i dostęp do nowoczesnych narzędzi, które automatyzują procesy księgowe.
Do kluczowych zalet korzystania z KSeF należą:
Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i prawidłowo wysyłać oraz odbierać e-faktury, należy spełnić pewne wymagania techniczne. Oto kluczowe kwestie, o których warto pamiętać:
Skoro wiesz już, na czym polega KSeF, od kiedy jest obowiązkowy i jakie korzyści ze sobą niesie, sprawdź, czy Twoja firma jest gotowa na te zmiany. Wystarczy poświęcić 2 minuty na krótki quiz, aby otrzymać praktyczny poradnik działania. Rozwiąż test i przekonaj się, na jakim etapie przygotowań jesteś!
Z perspektywy przedsiębiorcy przejście na faktury ustrukturyzowane to nie tylko obowiązek, ale również wymierne korzyści. Nie warto więc czekać, aż wysyłanie i pobieranie faktur z KSeF stanie się koniecznością. Im szybciej się do tego przyzwyczaisz, tym lepiej. Już dziś zintegruj swoją platformę elektronicznego fakturowania z rządowym systemem!
Tak, od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie wszystkie firmy w Polsce, z wyjątkiem nielicznych grup wskazanych w ustawie o VAT.
Małe i średnie przedsiębiorstwa będą musiały korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, natomiast mikrofirmy z obrotem do 10 tys. zł miesięcznie – dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Nie, po wejściu obowiązku KSeF wszystkie faktury będą musiały być wystawiane wyłącznie w KSeF. Nie da się przesyłać tylko wybranych dokumentów do systemu, a pozostałych prowadzić poza nim. Taka możliwość istnieje jedynie w okresie przejściowym.
Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF-u faktury papierowe nie będą uznawane za formalne dokumenty księgowe. Taką formę mogą jednak zachować faktury konsumenckie (B2C).
Faktury przyjętej przez KSeF nie da się edytować ani poprawić wprost w systemie. Każda zmiana wymaga wystawienia faktury korygującej i ponownego przesłania jej do KSeF. Oprogramowanie Comarch automatyzuje ten proces i pilnuje zgodności korekty ze strukturą XML.
Tak, KSeF obejmuje również faktury zagraniczne w obrocie międzynarodowym, o ile dotyczą one transakcji realizowanych przez polskich podatników.
