W 2026 roku wchodzą w życie przepisy dotyczące wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Nowe zasady mają przynieść większą przejrzystość rozliczeń, uszczelnienie systemu VAT i uproszczenie obiegu dokumentów. Jednak zanim te korzyści się pojawią, przedsiębiorcy muszą poznać zasady działania KSeF i nauczyć się, jak poprawnie wystawić fakturę w KSeF, zgodnie z wymogami technicznymi i bez zbędnego stresu.
Najpierw należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola:
Każda faktura w KSeF musi być zgodna ze strukturą XML FA(3), co oznacza, że dane muszą mieć określony format (np. wartości liczbowe z kropką, nie przecinkiem).
Przykład: zamiast 1 000,50 zł, w strukturze XML zapis to „1000.50”.
Po wprowadzeniu NIP-u system automatycznie rozpozna i uzupełni dane, ale warto je jeszcze zweryfikować. Jeśli w firmie jest kilka oddziałów, na tym etapie należy wybrać ten, który faktycznie realizował sprzedaż.
W niektórych programach można ustawić dane sprzedawcy „na stałe”, aby nie trzeba było wpisywać ich przy każdej fakturze.
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych klienta:
Należy pamiętać, że system nie weryfikuje danych nabywcy, więc trzeba upewnić się, że NIP jest prawidłowy.
Podgląd w formacie graficznym to bardzo przydatna opcja, która pozwala szybko sprawdzić, czy:
Wielu przedsiębiorców generuje z faktury XML również wersję PDF, by klient mógł ją łatwiej odczytać.
Kliknij „Wyślij do KSeF”, co spowoduje, że system automatycznie:
Jeśli wszystko przebiegnie poprawnie, wyświetli się status: „Przyjęta”.
Kiedy KSeF zaakceptuje fakturę, nada jej unikalny numer identyfikacyjny KSeF i wystawi Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). To właśnie ten numer potwierdza, że faktura została oficjalnie wystawiona i zarejestrowana.
Należy pamiętać, że data wystawienia faktury w KSeF to moment nadania jej numeru, a nie moment wysłania dokumentu. To ważne przy rozliczeniach VAT i terminach płatności.
Faktury w KSeF są automatycznie dostępne dla nabywców posiadających uprawnienia. Nie trzeba ich wysyłać w formie papierowej ani mailowej – choć wiele firm nadal udostępnia PDF dla wygody klientów.
Ministerstwo Finansów będzie przechowywać faktury przez 10 lat, więc przedsiębiorcy nie muszą tworzyć własnych kopii. Jednak warto mieć backup lokalny, np. w formacie PDF, by łatwiej odszukać konkretne dokumenty.
Bufor faktur to miejsce, w którym zapisywane są dokumenty robocze, czyli takie, które jeszcze nie zostały ostatecznie przesłane do systemu, przetworzone albo zaksięgowane. Faktura w buforze może być edytowana, poprawiana lub usunięta przed wysyłką.
Zalety bufora:
Należy pamiętać, że faktura pozostająca w buforze nie trafia do KSeF, a więc nie jest uznawana za wystawioną.
W oprogramowaniu Comarch funkcja bufora pozwala nie tylko zapisywać wersje robocze faktur, ale też automatycznie weryfikować poprawność danych przed wysłaniem do KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że dokument nie zostanie odrzucony z przyczyn technicznych.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko kwestia techniczna, ale też organizacyjna. Aby wystawianie faktur przebiegało płynnie, warto przygotować firmę w kilku etapach.
Pierwszy krok to sprawdzenie, kto w firmie będzie mógł wystawiać faktury w KSeF. Dostęp do systemu automatycznie uzyskuje właściciel, ale może on też nadać uprawnienia:
Procedura nadawania uprawnień może mieć formę:
Ta druga forma jest przewidziana dla podatników i podmiotów, którzy nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
W KSeF można wystawić uprawnienia do:
Warto wiedzieć, że każde nadanie lub odebranie uprawnień zostaje zapisane w systemie. To zabezpiecza firmę przed nieautoryzowanym dostępem.
Kiedy użytkownik otrzyma uprawnienia, musi się uwierzytelnić, czyli potwierdzić swoją tożsamość w KSeF. Dopiero wtedy system pozwoli mu wystawiać faktury, pobierać faktury zakupowe lub przeglądać historię dokumentów.
Metody uwierzytelnienia:
Warto upewnić się, że program, z którego korzysta firma, jest zintegrowany z KSeF i obsługuje nową strukturę XML FA(3). Użytkownicy oprogramowania Comarch nie muszą się o to martwić – system jest już przygotowany do pracy z KSeF i automatycznie przesyła, odbiera oraz archiwizuje faktury zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.
W ramach integracji z KSeF system Comarch oferuje m.in.:
Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, warto przeszkolić zespół. Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe – tzw. sandbox KSeF – w którym można wystawiać próbne faktury bez skutków prawnych. Dzięki temu księgowi i handlowcy mogą poznać proces krok po kroku i nauczyć się rozpoznawać błędy przed startem obowiązku.
Comarch regularnie organizuje otwarte webinary i szkolenia dotyczące KSeF, które pomagają przedsiębiorcom i biurom rachunkowym zrozumieć nowe przepisy oraz przygotować się do zmian w fakturowaniu elektronicznym. Spotkania prowadzone przez ekspertów Comarch są bezpłatne i dostępne również dla osób, które nie korzystają z oprogramowania firmy.
Nie. Po przyjęciu przez KSeF faktura staje się dokumentem prawnym i nie można jej usunąć. W razie pomyłki trzeba wystawić fakturę korygującą – również w strukturze XML – i przesłać ją ponownie do systemu. W oprogramowaniu Comarch korektę można wystawić bezpośrednio z poziomu oryginalnej faktury. System sam zachowa powiązanie między dokumentami i automatycznie prześle korektę do KSeF, dzięki czemu nie ma ryzyka pomyłki przy numeracji lub dublowaniu danych.
Niestety, jeśli faktura ustrukturyzowana została wysłana do KSeF, nie ma możliwości jej modyfikacji. Każda zmiana musi być wprowadzona przez korektę, którą trzeba też wysłać do KSeF. W systemach Comarch cały proces jest zautomatyzowany: użytkownik wybiera fakturę, wskazuje korektę, a program sam tworzy dokument zgodny ze strukturą XML FA(3) i przesyła go do KSeF.
System archiwizuje faktury KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
Po tym okresie przedsiębiorca musi sam zadbać o ich przechowywanie do chwili przedawnienia zobowiązania podatkowego.Więcej informacji na temat KSeF znajdziesz tutaj.
Faktura zakupowa w KSeF ma postać pliku XML przesyłanego automatycznie do systemu i przypisywanego do konkretnego nabywcy. Dokument zawiera standardowe dane, a także kody QR umożliwiające jego weryfikację i identyfikację. W oprogramowaniu Comarch użytkownik nie musi odczytywać struktury XML – faktura jest prezentowana w czytelnej formie graficznej, gotowej do zaksięgowania.
Najlepiej rozpocząć od analizy obecnego sposobu fakturowania, aktualizacji oprogramowania i nadania uprawnień osobom, które będą wystawiać e-faktury.
W rozwiązaniach Comarch proces przygotowania do KSeF jest maksymalnie uproszczony: system automatycznie weryfikuje dane firmy, umożliwia szybkie generowanie certyfikatów i testowe wysyłki faktur. Użytkownicy mogą też skorzystać ze szkoleń KSeF prowadzonych przez ekspertów Comarch.
