Obowiązek e-faktur przy zamówieniach publicznych

Weszła w życie ustawa o obowiązku obiegu faktur elektronicznych na dostawę lub usługi oraz w partnerstwie publiczno-prywatnym. Od 1 listopada roku 2020 przepływ dokumentów miedzy przedsiębiorstwami a jednostkami administracji publicznej będzie się odbywał tylko za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania. E-faktura musi być ustrukturyzowana oraz zapisana w odpowiednim formacie. Korzystanie z PEF jest dla przedsiębiorstw bezpłatne.

Systemy Comarch ERP umożliwiają wymianę danych z jednostkami publicznymi za pomocą usługi Comarch EDI- mechanizm ten umożliwia zarówno utworzenie i wysyłkę m.in. faktury elektronicznej w ustrukturyzowanej postaci, jak i odbiór oraz przetworzenie elektronicznego dokumentu.

Czym tak naprawdę jest e-faktura?

Przedsiębiorcy już od kilku lat przesyłają swoim klientom lub otrzymują od kontrahentów faktury za wykonane usługi czy tez sprzedane towary drogą elektroniczną. Zazwyczaj są to dokumenty w formie obrazu lub popularnym pliku PDF. Jednak zgodnie ze wspomnianymi wcześniej przepisami to nie są ustrukturyzowane faktury elektroniczne.

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana powinna być zapisana w odpowiednim formacie- najczęściej występującym formatem przy wspomnianych e-fakturach jest XML. Dokumenty zapisane jako plik JPG, PDF czy też DOC nie są uznawane jako e-faktury ustrukturyzowane – mówi Paweł Krupa, Product Manager Systemów Finansowo-Księgowych oraz Kadrowych Comarch ERP.

Dlaczego tylko takie formaty spełniają wymogi ustrukturyzowanej elektronicznej faktury? Odpowiedź jest prosta:  – Tylko takie ustrukturyzowanie dokumentów pozwala na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie tych danych w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez udziału człowieka. Ewidencja pozostałych form dokumentów np. obraz graficzny lub dokument papierowy, wymagają udziału pracownika i tym samym są obarczone możliwością popełnienia błędu w procesie wprowadzania danych do systemu księgowego. Ponadto taki proces znacznie skraca czas procesowania dokumentów zarówno w firmie prywatnej, jak i jednostce publicznej – tłumaczy Paweł Krupa.

Kto ma e-fakturować?

Już od kwietna 2019 instytucje sektora publicznego mają obowiązek przyjmować od swoich dostawców elektroniczne faktury ustrukturyzowane- przedsiębiorcy jednak mają dobrowolność w zakresie tworzenia takich faktur. Z kolei od listopada 2020 roku każda firma, która jest wykonawcą zamówienia publicznego będzie musiała przekazać fakturę do instytucji finansowej właśnie drogą elektroniczną o której wspominaliśmy. Zamawiający (jednostka publiczna) tak jak w tym momencie będzie mieć obowiązek taki dokument przyjąć.

ERP-owa fakturzystka

Do wystawienia e-faktury, zgodnej z zapisami przepisów pomocny jest oprogramowanie księgowe klasy ERP wyposażony w funkcjonalność tworzenia, wysyłania oraz odbierania ustrukturyzowanej faktury.

Dodatkowo producent oprogramowania musi być certyfikowanym dostawą PEPPOL, czyli ogólnoeuropejskiego połączenia sieciowego, które służy do ewidencji dokumentów w formie elektronicznej, takich jak: zamówienia, faktury, korekty faktury, noty księgowe, awizo dostawy czy potwierdzenia odbioru.

Systemy Comarch ERP zostały dostosowane do wymogów przepisów o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, dzięki czemu dokumenty wystawiane w tych oprogramowaniach spełniają kryteria e-faktury ustrukturyzowanej. Warto również wspomnieć, iż Comarch EDI obsługuje nie tylko e-Faktury, ale i korekty e-Faktur, dokumenty zamówień, awizo i wiele innych  – zapewnia Paweł Krupa.