Sztuka wdrożenia – Comarch ERP XL w firmie Glitterlab

Jak wdrożyć system ERP w firmie, w której niemal każdy wytworzony produkt jest inny? Jak ewidencjonować czas pracy przy takiej produkcji i kontrolować koszty? Łatwo nie jest, ale dzięki elastyczności systemu Comarch ERP i doświadczeniu firmy Computer Center Częstochowa, precyzyjne wdrożenie w firmie GlitterLab zakończyło się sukcesem.

Spółka Glitterlab powstała z wielkiej pasji do szkła. Firmę założyły w 2009 roku i rozwijają panie Barbara Mostowska i Wanda Muszyńska. Napisać, że firma zajmuje się dekoracją bombek, to zdecydowanie za mało. Powstające w Częstochowie ozdoby to prawdziwa „sztuka w szkle” i nie są to wyłącznie ozdoby choinkowe.

Większość zdobień to unikatowe projekty, powstające pod indywidualne zamówienie klientów, zazwyczaj wyszukane i kosztowne. Jednymi z materiałów często wykorzystywanych do ozdabiania są kryształki Swarovskiego. Dekoracje wykonywane są ręcznie w skomplikowanym i długotrwałym procesie. Większość wyrobów trafia na rynek amerykański, gdzie zdobią np. Hotel Plaza w Nowym Yorku czy muzeum Presleya w Memphis. Oprócz bombek choinkowych w każdym możliwym kształcie, dla jednego ze swoich klientów firma wykonuje tak nietypowe realizacje jak kolekcja zwierząt domowych, w której jest ponad 200 różnych ras psów.

Od arkusza excel do systemu ERP

Wdrożenie systemu informatycznego obejmującego proces produkcyjny, organizację pracy i komunikację z kontrahentami, stało się warunkiem koniecznym rozwoju przedsiębiorstwa.

Do rejestracji produkcji używano ręcznie pisanych raportów przepisywanych później do skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych. Rejestr wzorów prowadzony był w zeszycie. Było to czasochłonne i generowało liczne błędy - o stanie przed wdrożeniem systemu informatycznego opowiada Wanda Muszyńska, prezes firmy GlitterLab. – Zarządzanie utrudniał też brak szybkiego dostępu do informacji tak ważnych, jak na przykład koszty produkcji.

Podstawa to dobry projekt

Produkcja bombki czy innej ozdoby rozpoczyna się od zaprojektowania wzoru. Szczególnie istotna na tym etapie jest sprawna komunikacja na linii firma – podwykonawcy jak również firma – klient. Dotychczasową dokumentację, którą stanowiły poczta elektroniczna, plik arkusza kalkulacyjnego, zeszyt wzorów oraz wydruki, całkowicie zdigitalizowano. Obecnie prace nad każdym projektem od samego początku odbywają się w systemie Comarch ERP XL, gdzie tworzona jest oferta. Podpina się pod nią całą korespondencję z klientem oraz dokumentację dla podwykonawców (plastyk, odlewnik, grawer). Dane z poszczególnych etapów tworzą technologię wyrobu, która zawiera wszystkie operacje, zasoby oraz materiały niezbędne do wytworzenia wyrobu.

Zastosowanie oferty w systemie ERP XL pozwala na zebranie razem wszystkich informacji opisujących wzór, łącznie z poprawkami klienta. Z kolei opisanie wzoru technologią wyrobu pozwala zaplanować proces technologiczny, określić jego koszty oraz zapewnić łatwy dostęp do informacji dotyczących etapów produkcji.

Automatyzacja zamówień  

Zaakceptowany przez klienta projekt, przechodzi w fazę realizacji. W systemie generowane jest zamówienie, następnie BST (Bilans Stanów Towarów), na podstawie którego tworzone są dokumenty zlecenia produkcyjnego i rezerwowane zasoby konieczne do realizacji kolejnych etapów produkcji w dedykowanym panelu meldunkowym stworzonym przez Computer Center.

Kompletowanie materiałów niezbędnych do realizacji produktu (półfabrykaty w formie dmuchanego szkła, lakiery, brokaty, opakowania) również zostało zautomatyzowane. Zamówienia wykonywane na podstawie danych z arkusza kalkulacyjnego zajmowały kierownikowi produkcji dużo czasu. Uzupełnianie materiałów oparte na zgłoszeniach od pracowników, miało też charakter doraźny, nie pozwalało planować zamówień u dostawców. W wyniku wdrożenia systemu ERP osiągnięto założone cele: automatyzację zamówień oraz realizację zakupów na najkorzystniejszych warunkach (najniższa cena, najszybszy czas dostawy) czy rozliczanie kooperacji, akordów pracowniczych. Skrócił się czas zamówień i wyeliminowane zostały pomyłki na tym etapie.

Produkcja pod kontrolą

Dużym wyzwaniem w firmie GlitterLab był etap produkcji. Ze względu na różnorodność technik zdobienia, każdy opracowany wzór przechodzi przez różne etapy produkcji, każdy wzór swoją ścieżką.

Problemy jakie się tu pojawiały dotyczyły przede wszystkim weryfikacji czasu pracy poszczególnych osób, dokumentowania strat powstałych na różnych etapach produkcji, rozbieżności pomiędzy ilością wyrobów gotowych wychodzących z produkcji a trafiających do pakowania i wysyłki. Brak sprawozdawczości utrudniał kontrolę nad produkcją. Wdrożony system wyeliminował wszystkie te kwestie.

 – Program Comarch ERP XL oraz dedykowane panele meldunkowe dają nam możliwość śledzenia produkcji na bieżąco i kontrolę nad odpadami, które w naszym przypadku powstają tak łatwo – wyjaśnia Barbara Mostowska, prezes firmy GlitterLab. - Dzięki raportom mamy codzienny wgląd w czas pracy pracowników, przepływ surowców i półfabrykatów a także na bieżąco widzimy koszty każdych zleceń.

Wdrożenie w firmie GlitterLab jest przykładem zastosowania systemu Comarch ERP XL w produkcji jednostkowej, w wymagającej branży dóbr luksusowych. Pokazuje dużą elastyczność systemu, który daje możliwość uwzględnienia najdrobniejszych nawet elementów etapu produkcyjnego. Na powodzenie wdrożenia składa się również duże doświadczenie firmy, która projekt realizowała.

 – Nie było to standardowe wdrożenie polegające na instalacji i konfiguracji kolejnego systemu informatycznego - wyjaśnia Paweł Zbrojkiewicz z Computer Center. – To wspólna z klientem praca organizacyjna, dostosowanie systemu do specyfiki firmy oraz zbudowanie ergonomii pracy konkretnych użytkowników. Podsumowując, mamy obecnie olbrzymią satysfakcję z podjęcia tego wyzwania i wspólnie z klientem możemy powiedzieć – było warto!