AML – nowe obowiązki dla biur rachunkowych w 2022

Nowelizacja ustawy AML wprowadza nowe obowiązki dla biur rachunkowych, których nieprzestrzeganie skutkuje karami pieniężnymi. Zobacz, na co należy zwrócić uwagę w kontekście AML i procedury Poznaj swojego kontrahenta.

Prowadząc działalność gospodarczą bez wątpienia zdajesz sobie sprawę, że zmiana jest rzeczą pewną. Zmiany podatkowe w związku z zasadami Polskiego Ładu w ostatnim czasie wręcz zawładnęły opinią publiczną. Przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowe wciąż starają się w nich odnaleźć.

Kwestie dotyczące nowelizacji podatkowych spowodowały, że nieco mniej zostały zaakcentowane informacje o równie ważnej sprawie dla polskich firm, jaką jest ustawa AML (ang. Anti-Money Laundering), czyli o przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz szereg związanych z nią procedur. Aktualizacja ustawy w głównej mierze ma związek z działalnością biur rachunkowych. Jak wyglądają wspomniane procedury i jak się przygotować do ich wdrożenia?

Trochę historii

Dzisiejsze procedury AML to efekt wypracowywanych zasad, o których mowa jest w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej. Ustawa o przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu obowiązująca w naszym kraju jest oparta na dyrektywie unijnej 2018/843 (nazywaną Dyrektywą AML V).

W 2021 roku wprowadzono nowelizację polskiej ustawy z 2018 roku, która rozszerza wykaz podmiotów gospodarczych, zobowiązanych do jej przestrzegania o wszystkie instytucje, które zajmują się doradztwem i obsługą podatkową – są to przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162 i 2105 oraz z 2022 r. poz. 24), których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi.

Zatem nawet najmniejsze, jednoosobowe biuro rachunkowe podlega procedurom AML, a nieprzestrzeganie ich skutkuje karami finansowymi.

Kto jeszcze m.in. ma obowiązek wdrożenia AML?

• Radcy prawni, adwokaci, notariusze;
• Pośrednicy i handlarze nieruchomościami;
• Fundacje i stowarzyszenia;
• Agenci kredytowi i ubezpieczeniowi.

Pełna lista instytucji obowiązanych znajduje się w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.

Osoba wyznaczona jako odpowiedzialna za wykonanie obowiązków określonych w ustawie w czasie, w którym naruszono te przepisy, może zostać ukarana karą pieniężną do wysokości 1 mln zł.

Obowiązki przedsiębiorstwa w kontekście AML

Wdrożenie procedur ustawy AML w firmie oznacza szereg zadań, które zobowiązane jest wykonać przedsiębiorstwo znajdujące się w katalogu podmiotów objętych tą ustawą. Na początku bardzo istotną kwestią jest wypracowanie wewnętrznych dla każdego przedsiębiorstwa procedur, które będą precyzyjnie określały obszary ryzyka w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu, metody przeciwdziałania nieprawidłowościom i politykę bezpieczeństwa finansowego. Jedną z nich jest procedura anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu, który obejmuje AML.

Należy wyznaczyć także osobę, która przejdzie obowiązkowe szkolenie i będzie odpowiedzialna za wykonywanie procedur względem każdego z kontrahentów.

Nowelizacja ustawy o AML z 2021 roku wskazuje na rzetelną współpracę z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej (GIIF), co oznacza, że od każdej instytucji obowiązanej jest wymagane:

• raportowanie transakcji ponadprogowych i podejrzanych,
• udostępnianie wszelkich informacji, które mogą mieć znaczenie w kontekście ustawy AML,
• realizowanie zaleceń GIIF.

Po pierwsze – poznaj swojego kontrahenta

Jedną z procedur, którą rekomenduje Unia Europejska w związku z ustawą AML jest proces weryfikacji i identyfikacji klienta (ang. Know Your Customer – KYC). Na czym on polega? Banki, instytucje finansowe i wymienione w ustawie podmioty są zobowiązane do:

• identyfikacji kontrahenta, czyli ustalenia informacji wskazanych w ustawie,
• weryfikacji tożsamości kontrahenta (lub osoby upoważnionej do działania w jego imieniu) na podstawie właściwych dokumentów.

Proces kontroli klienta to narzędzie do zarządzania ryzykiem. Zebranie danych na temat kontrahenta to kluczowy element ustawy AML, której celem jest zapobieganie oszustwom, finansowania terroryzmu i prania brudnych pieniędzy.

Poznaj swojego kontrahenta – jak wygląda w praktyce?

Procedura Poznaj swojego kontrahenta polega na wykonaniu szeregu czynności, na które składają się:

• identyfikacja danych osobowych w przypadku osób fizycznych,
• identyfikacja danych dotyczących spółki,
• identyfikacja beneficjenta rzeczywistego,
• identyfikacja osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta i weryfikacja tożsamości osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta.

Dodatkowo procedura wymaga udokumentowania wszelkich rozbieżności, które są z nią związane w toku jej wykonywania.

Poznaj swojego kontrahenta w Apfino!

Platforma finansowa Comarch Apfino udostępnia bezpłatną usługę dla biur rachunkowych – Poznaj swojego kontrahenta. To narzędzie informatyczne wspiera identyfikację klientów w oparciu o bazy zewnętrze: CEIDG, KRS i CRBR. Dodatkowo oddajemy narzędzie, które wspiera weryfikację kontrahenta.

Dlaczego warto skorzystać z usługi Poznaj swojego kontrahenta?

• Obniżasz koszty związane z procedurami AML;
• Wygodnie i szybko wypełniasz obowiązki zawarte w ustawie - zbierasz i gromadzisz dane na temat partnera biznesowego;
• Dzięki automatyzacji procesów optymalizujesz żmudne i czasochłonne formalności;
• Zmniejszasz ilość zadań wykonywanych ręcznie, a co za tym idzie, zdobywasz większą wydajność operacyjną i eliminujesz błędy;
• Dane dotyczące kontrahenta masz zawsze pod ręką w jednym miejscu na platformie Comarch Apfino.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat darmowej usługi Poznaj swojego kontrahenta, zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Obsługi Klienta od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00 pod numerem: +48 12 324 99 50 oraz mailowo: kontakt@apfino.pl.

Interesują Cię usługi finansowe dla Twojej firmy? Sprawdź nasze social media, gdzie na bieżąco informujemy o nowościach na platformie Apfino – zapraszamy na Facebooka i LinkedIn.

Dowiedz się więcej o Apfino