Jak odbierać faktury zakupowe z KSeF? Czy system wysyła powiadomienia?

Jedną z kluczowych zmian, jakie wprowadza KSeF, jest sposób odbierania faktur zakupowych. Od momentu ich przesłania przez wystawcę do KSeF, faktury są uznane za doręczone nabywcy. Jednak system nie przewiduje automatycznych powiadomień, co może stanowić wyzwanie dla działów księgowości.

Czy KSeF wysyła powiadomienia o nowych fakturach?

Nie. KSeF nie wysyła e-maili ani komunikatów o tym, że dana faktura została wystawiona i udostępniona w systemie. Nabywca musi samodzielnie monitorować, czy pojawiły się nowe dokumenty.

Jak odbierać faktury z KSeF?

Są trzy główne sposoby i kluczowe aspekty odbioru faktur z KSeF:

1. Ręczny dostęp przez Aplikację Podatnika KSeF
   • Wymaga logowania podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym
   • Można ręcznie przeglądać faktury i pobierać je w formacie XML
2. Integracja z systemem ERP
   • System automatycznie sprawdza obecność nowych faktur w KSeF
   • Pobiera je i zapisuje w systemie księgowym
   • Usprawnia procesy księgowe, automatyzuje pracę i minimalizuje ryzyko błędów
3. Usługi biura rachunkowego
   • Biuro rachunkowe może mieć dostęp do KSeF w imieniu klienta
   • Pobiera faktury za Klienta i księguje je w systemie

Czy można nadal prosić o fakturę w PDF?

Tak. Na prośbę nabywcy sprzedawca może przesłać kopię faktury (np. PDF e-mailem), ale nie jest to obowiązkowe. Zgodnie z przepisami faktury przesłane do KSeF są uznane za doręczone nabywcy.

Podsumowanie

Brak automatycznych powiadomień w KSeF oznacza, że każda firma musi zadbać o systematyczny odbiór e-faktur. Najlepszym i najwygodniejszym rozwiązaniem jest korzystanie z systemów ERP które są zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur, co pozwala na automatyczne pobieranie i księgowanie dokumentów bez udziału użytkownika. Dzięki temu nabywca nie przegapi żadnej faktury, a proces rozliczeń przebiega sprawnie i zgodnie z wymogami prawa.