Jak oznaczać faktury wystawione poza KSeF w trybie offline?

W sytuacjach awaryjnych, gdy faktura nie może zostać wystawiona i zarejestrowana w KSeF w czasie rzeczywistym, podatnik ma prawo wystawić dokument poza systemem. Ważne jest jednak, by taka faktura była poprawnie oznaczona – zgodnie z obowiązującymi przepisami. W artykule wyjaśniamy, co dokładnie należy zamieścić na fakturze offline i jak ją później obsłużyć.

Kiedy można wystawić fakturę poza KSeF?

• Tryb offline24 - Gdy podatnik ma trudności z połączeniem internetowym lub dostępem do sieci transmisyjnej, uniemożliwiające wystawienie i przesłanie e-faktury do KSeF.
• Tryb offline - W przypadku zaplanowanych prac serwisowych KSeF, gdy niedostępność systemu zostanie ogłoszona w BIP MF.
• Tryb awaryjny - Gdy ogłoszona zostanie awaria KSeF w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym.
• Awaria całkowita - W nadzwyczajnych sytuacjach, takich jak zagrożenie kraju lub infrastruktury, ogłaszanych w środkach społecznego przekazu.

Obowiązki podatnika:

Wystawiona faktura musi być dostarczona do KSeF:

• Tryb offline24 - Fakturę należy przesłać niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym.
• Tryb offline -  Fakturę należy przesłać nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.
• Tryb awaryjny -  Fakturę należy przesłać nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii..
• Awaria całkowita -  W tym przypadku faktury można wystawiać w postaci papierowej lub elektronicznej (niekoniecznie ustrukturyzowane) i nie ma obowiązku przesyłania ich do KSeF po ustaniu awarii.

Jak oznaczyć fakturę wystawioną poza KSeF?

Fakturę wystawione w trybach offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym muszą być opatrzone dwoma kodami QR. Jeden kod QR służy do dostępu i weryfikacji danych faktury, a drugi do potwierdzenia tożsamości wystawcy.

W przypadku awarii całkowitej, faktury wystawione w tym trybie nie są opatrywane kodami QR.

Podsumowanie

Faktury wystawiane w trybie offline muszą być poprawnie oznaczone i możliwie szybko przekazane do KSeF. Ważna jest zarówno przejrzystość dla kontrahenta, jak i zgodność z przepisami. Warto mieć przygotowaną wewnętrzną procedurę awaryjną oraz zintegrowany system ERP, który umożliwia późniejsze przesłanie dokumentów do systemu Ministerstwa Finansów.