Krajowy System e-Faktur to rewolucja biznesowa, nie tylko księgowa

Przyjęło się sądzić, że zmiany w przepisach prawa dotyczą wyłącznie działów księgowych w firmie – nic bardziej mylnego. Nadchodząca zmiana, czyli wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur, które nastąpi za kilka miesięcy, dotknie większości działów w firmie: od zakupów, przez magazyn, produkcję i sprzedaż, aż po sekretariaty – i oczywiście księgowość.

Dotychczasowe doświadczenia polskich firm z cyfryzacją księgowo-podatkową

W ostatnich latach polscy podatnicy musieli zmierzyć się z kilkoma istotnymi zmianami o charakterze cyfrowym, narzuconymi przez regulatora. Wśród nich można wymienić m.in. rewolucyjne pliki JPK czy e-Sprawozdania w formacie XML. Każda z tych zmian stanowiła spore wyzwanie dla firm, ponieważ wymuszała digitalizację procesów i przejście z dokumentów papierowych na formę ustrukturyzowaną, za której budowę odpowiadają systemy informatyczne.

Choć zmiany te były znaczące i wymagały dostosowania systemów do restrykcyjnych wymagań dotyczących generowania i przesyłania odpowiednich plików do ministerialnych bramek, to skupiały uwagę głównie działów księgowych oraz IT. Odmienna sytuacja dotyczy nadchodzących obowiązków wynikających z Krajowego Systemu e-Faktur – w tym przypadku nie możemy już mówić, że zmiany dotyczą wyłącznie księgowych.

Krajowy System e-Faktur nie tylko dla księgowych

Na początku warto uzmysłowić sobie, jak często mamy do czynienia z fakturami papierowymi lub w formacie PDF – niezależnie od pełnionej funkcji czy działu w firmie. Nawet podczas delegacji zbieramy faktury, aby rozliczyć się z pracodawcą z noclegu, paliwa, parkingu czy biletu pociągowego. To pokazuje, jak naturalnym i powszechnym dokumentem w codziennym życiu firmy jest faktura.

Oczywiście są też osoby, dla których praca z fakturami – zarówno sprzedażowymi, jak i kosztowymi – to codzienność. Dla nich wejście w życie KSeF ma największe znaczenie. Praktycznie każda faktura, z którą mamy styczność, zmieni postać z papierowej lub PDF na formę ustrukturyzowaną i zostanie przekazana do KSeF.

Oznacza to, że nabywając daną usługę lub towar, nie musimy już otrzymywać dokumentu fizycznie – mimo to e-Faktura pojawi się natychmiast w naszym systemie ERP jako faktura kosztowa. Podobnie w drugą stronę – wystawiając fakturę, kontrahent otrzyma ją bez konieczności przesyłania papierowo lub e-mailem.

To zmienia wiele firmowych procesów – od sposobu komunikacji z klientem i wystawiania faktur, przez rejestrację i akceptację wszystkich faktur kosztowych w organizacji, po centralne zarządzanie nimi, np. przez sekretariat. Z kolei dział zakupów może otrzymać e-Fakturę za towar, zanim transport dotrze do magazynu, a księgowość zyskuje natychmiastowy wgląd w komplet faktur z danego okresu.

W KSeF drzemie potencjał

To, że KSeF to rewolucja biznesowa, a nie tylko księgowa, nie oznacza, że będzie on dla firm obciążeniem – wręcz przeciwnie. Mimo licznych zmian można przypuszczać, że po kilku latach od wejścia w życie tego obowiązku trudno będzie sobie wyobrazić funkcjonowanie bez tej platformy. Warto zadać sobie pytanie: czy dziś chcielibyśmy rezygnować z płatności kartą albo elektronicznego składania deklaracji podatkowych? Raczej nie.

W przypadku KSeF – ponieważ e-Faktura przyjmuje postać ustrukturyzowanego pliku – każda informacja w niej zawarta będzie widoczna w systemie ERP zarówno dostawcy, jak i odbiorcy, bez różnic wynikających z błędów ludzkich przy przekazywaniu danych między systemami. Dzięki temu możliwa jest automatyzacja, np. przy mapowaniu faktur zakupowych do zamówień czy ich powiązaniu z dokumentami magazynowymi. W przyszłości ważnym elementem wspierającym automatyzację rozliczeń będzie również obowiązek podawania unikalnego numeru KSeF w tytułach płatności. Przy odpowiednio skonfigurowanym systemie ERP znacznie ułatwi to proces rozliczania płatności.

Jak efektywnie wejść w KSeF?

Aby w pełni skorzystać z rewolucji, jaką jest KSeF, firma powinna przeanalizować obecne procesy dotyczące obiegu faktur sprzedażowych i kosztowych, a następnie zaplanować ich funkcjonowanie w nowych warunkach, uwzględniając możliwości posiadanego systemu ERP.

Przy analizie procesów należy pamiętać o licznych możliwościach dojrzałych systemów ERP, m.in. w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów, który pozwala na odpowiednie opisanie (zadekretowanie) kosztów przez osobę odpowiedzialną za daną fakturę, wraz z procesem akceptacji kosztów. Warto też rozważyć usprawnienie procesów zakupowych oraz magazynowych.

Wszystko wskazuje na to, że to działy księgowe będą największymi beneficjentami wdrożenia KSeF – zyskają dostęp do faktur w jednym miejscu, wraz z ich dekretacją i akceptacją, bez ryzyka duplikatów czy zagubionych dokumentów.

W erze digitalizacji i transformacji cyfrowej warto korzystać z usług zaufanego dostawcy IT, który na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach i aktualizuje system ERP, dbając przy tym o automatyzację procesów w przedsiębiorstwie. Zapoznaj się z funkcjami dotyczącymi KSeF w Comarch ERP.

Autor tekstu

Paweł Krupa Product Manager – systemy FK/HR Doświadczenie zdobywał w spółkach audytowych, w których zajmował się badaniem sprawozdań finansowych przedsiębiorstw z wielu branż. Obecnie jest Product Managerem rozwiązań Comarch ERP z obszaru finansów i księgowości. Paweł zajmuje się również wsparciem sprzedaży systemów Comarch ERP z zakresu księgowości/HR, obiegu dokumentów czy narzędzi Business Intelligence.