KSeF dla małych firm i JDG – od kiedy i jak się przygotować?

Już w 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. W przypadku dużych firm i jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), daty wejścia w życie obowiązku różnią się w zależności od skali działalności i wartości sprzedaży.  W artykule wyjaśniamy, kiedy dokładnie mikroprzedsiębiorcy będą musieli korzystać z KSeF oraz jak się do tego przygotować – bez względu na to, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT, czy korzystasz ze zwolnienia.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Harmonogram wdrożenia:

• 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł
• 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy

Dodatkowo, przewidziano specjalne udogodnienia dla najmniejszych podatników. Firmy, których łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, będą miały odroczony termin wdrożenia KSeF do końca roku 2026.

Najważniejsze etapy przygotowań

1. Sprawdź, od kiedy zostaniesz objęty obowiązkiem wysyłania faktur do KSeF. 
2. Wybierz proste i intuicyjne narzędzie do wystawiania e-faktur, takie jak oprogramowanie Comarch ERP.
3. Ustal procedurę odbierania e-faktur.
   
   • Pamiętaj, że kontrahenci będą musieli przesyłać faktury do KSeF, skąd będziesz mógł je pobrać.
4. Zadbaj o archiwizację i skuteczną współpracę z księgową.
   
   • Upewnij się, że biuro rachunkowe może pobierać w Twoimi imieniu dokumenty z KSeF lub zadbaj o system ERP (taki jak Comarch ERP) który umożliwi Ci wymianę tych danych.

Korzyści dla małych firm

• Uproszczenie obiegu dokumentów i eliminacja papierowych faktur
• Pewność, że faktura dotarła do odbiorcy
• Szybszy dostęp do danych księgowych dla biura rachunkowego

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy dla większości przedsiębiorców już w przyszłym roku, z odroczeniem do końca 2026 roku dla firm ze sprzedażą poniżej 10 tys. zł miesięcznie. Aby się przygotować, należy zweryfikować gotowość swoich systemów do współpracy z KSeF, ustalić procedurę odbierania faktur oraz zadbać o współpracę z księgowością. Wdrożenie KSeF może przynieść małym firmom korzyści takie jak uproszczenie obiegu dokumentów i szybszy dostęp do danych księgowych.