Narzędzie, które może znacznie usprawnić zarządzanie dokumentami i informacjami w firmach i organizacjach. Dzięki zastosowaniu elektronicznego archiwum, dokumenty są przechowywane w sposób cyfrowy, co pozwala na łatwe ich wyszukiwanie, przetwarzanie i udostępnianie.
Moduł Repozytorium jest dostępny przez przeglądarkę www dzięki czemu pracownicy mogą dodawać czy wyszukiwać dokumenty z dowolnego miejsca, również podczas pracy zdalnej. Interfejs systemu został przygotowany w oparciu o najnowsze trendy UX/UI dzięki czemu praca w systemie jest intuicyjna, a wdrożenie nowego pracownika nie wymaga zaawansowanych szkoleń.
Przechowywane dokumenty są dostępne w jednym miejscu i mogą być łatwo wyszukiwane według dowolnych kryteriów. Dzięki temu, pracownicy mogą szybciej i sprawniej odnaleźć potrzebne dokumenty, co pozwala na zaoszczędzenie czasu i zwiększenie efektywności pracy.
Zastosowanie elektronicznego archiwum przynosi wiele oszczędności, zarówno w kontekście kosztów jak i miejsca składowania dokumentów czy czasu pracy pracowników. Nie występują tu problemy tradycyjnego, papierowego archiwum jak na przykład potrzeba drukowania wszystkich firmowych dokumentów, stała reorganizacja miejsc składowania przewidująca częste pobieranie i odkładanie dokumentów, a także duże zaangażowanie pracowników w wyszukiwanie dokumentów i osobisty ich odbiór.
Comarch DMS Repozytorium pozwala na łatwe udostępnianie dokumentów w sposób bezpieczny i kontrolowany. Dzięki zastosowaniu różnych poziomów uprawnień, można kontrolować dostęp do dokumentów, co zwiększa bezpieczeństwo informacji i chroni poufne dane. Co istotne, pracownicy otrzymują dostęp do danych wprost w systemie, bez potrzeby drukowania czy kopiowania dokumentów.
Elektroniczne archiwum pozwala na łatwiejsze przestrzeganie przepisów prawa dotyczących przechowywania i archiwizowania dokumentów. Wszystkie dokumenty są zapisane w sposób trwały i łatwy do odtworzenia, zachowana jest pełna kontrola dostępów czy możliwości zmian, co pozwala na spełnienie wymagań dotyczących przepisów prawa.
Comarch DMS umożliwia tworzenie dowolnej struktury katalogów dzięki czemu układ archiwum dopasowany jest do indywidualnych potrzeb danej firmy. Niezależnie od tego czy dokumenty powinny być posegregowane względem typów, dat czy działów, a może powinny znaleźć się w jednym wspólnym katalogu z możliwością odpowiedniego filtrowania – w Repozytorium odzwierciedlisz każdy z tych scenariuszy.
Co ważne, poszczególne elementy struktury archiwum mogą być „przekazywane” (nadanie uprawnień do zarządzania katalogami) odpowiednim pracownikom np. kierownikom działów, dzięki czemu to nie jeden, globalny administrator zarządza każdym katalogiem, ale poszczególne komórki mogą dopasować archiwum do własnych potrzeb.
W ramach odpowiedzi na wymagania prawne, ale również efektywne wyszukiwanie dokumentów, w module Repozytorium dostępna jest opcja elastycznego zarządzania typami dokumentów.
Wprost z przeglądarki, bez specjalistycznej wiedzy możliwe jest dodanie dowolnej liczby typów dokumentów, które z jednej strony zawierają listę domyślnych pól opisowych (atrybuty), a z drugiej określają reguły numeracji i przechowywania dokumentów. Same atrybuty, którymi są opisywane i indeksowane poszczególne dokumenty również są w pełnie edytowalne w systemie tj. swobodna opcja ich dodawania czy określania typu np. data, liczba, tekst czy lista wyboru.
Elektroniczne archiwum pozwala na digitalizację informacji, które są zapisane w postaci plików. Mogą być one dodawane pojedynczo, a także w sposób masowy, poprzez wskazanie wielu plików z dysku. Poza ręcznym dodawaniem dokumentów dostępne są również inne sposoby na zasilenie archiwum danymi.
Jednym z nich jest możliwość automatycznego zapisania pliku w Repozytorium na podstawie załącznika dodanego do dokumentu w module Workflow. Dodatkowo jest tu dostępna opcja automatycznego uzupełnienia atrybutów na podstawie danych wprowadzonych na poszczególnych etapach obiegu.
Kolejną opcją jest skorzystanie z funkcji OCR w module Workflow, która masowo doda dokumenty do archiwum i uzupełni dane na podstawie rozczytanych z dokumentu informacji.
Moduł Repozytorium jest również zintegrowany z Comarch ERP Enterprise dzięki czemu możliwe jest masowe archiwizowanie dokumentów utworzonych w systemie ERP, oczywiście wraz z opcją automatycznego uzupełnienia pól opisowych.
Digitalizacji dokumentów w module Repozytorium oznacza również możliwość podglądu plików graficznych wprost z systemu czyli z poziomu przeglądarki www. Pozostałe typy danych mogą być pobrane z Repozytorium i otwarte w specjalistycznych systemach.
Każdy katalog, a nawet pojedynczy plik może posiadać odrębną listę zdefiniowanych uprawnień. Dzięki temu możliwe jest masowe, a także precyzyjne zarządzanie dostępami i możliwościami edycji dokumentów dla poszczególnych użytkowników.
Dostępne w systemie opcje dają możliwość ukrycia wybranych elementów archiwum dla określonych pracowników, udostępnienia dokumentów w trybie do podglądu, a także pełnego dostępu do dokumentów tj. możliwość edycji dokumentów, a także dodawanie czy usuwanie plików.
Zarządzanie tymi dostępami leży w rękach osób, które zostaną określone jako administratorzy wybranej części archiwum dzięki czemu te zadania mogą realizować np. kierownicy działów, a nie tylko administratorzy całego systemu.
To wszystko sprawia, że firmie panuje pełen porządek i bezpieczeństwo w zakresie dostępu do informacji.
Comarch DMS Repozytorium oferuje zaawansowane możliwości wyszukiwania dokumentów. Z jednej strony jest to opcja intuicyjnej nawigacji po archiwum poprzez wybór odpowiednich katalogów i podkatalogów, które gromadzą wybrane dokumenty. Z drugiej strony dostępna jest zaawansowana wyszukiwarka, która pozwala użytkownikom odnaleźć oczekiwane informacje bez wiedzy, w którym miejscu archiwum znajdują się te dane.
W ramach wyszukiwarki możliwe jest zarówno wskazanie nazwy dokumentu, jego typu czy statusu, ale również użytkownicy mogą określić dowolny zestaw kryteriów (atrybutów), który ma posłużyć do odnalezienia odpowiedniego dokumentu. Dzięki temu możliwe jest wyszukanie w łatwy sposób np. faktury od kontrahenta ABA sp. z o.o., otrzymanej w styczniu 2023, na kwotę netto pomiędzy 5 a 6 tys. PLN.
Dla dokumentów, które zostały przetworzone przez Comarch OCR jest możliwość wyszukiwania dokumentów nie tylko na podstawie zaindeksowanych danych, ale również na podstawie dowolnego tekstu, występującego na skanie, co umożliwia wyszukiwanie danych na poziomie, który nigdy nie będzie dostępny w przypadku tradycyjnych archiwów.
Odpowiadając na wymagania prawne, związane odpowiednim i bezpiecznym przechowywaniem dokumentów w Comarch DMS zostały udostępnione specjalne funkcje w tym zakresie. Jedną z nich jest możliwość archiwizacji dokumentów czyli aktywowania odpowiedniego statusu, który blokuje edycje i usuwanie dokumentów. Zarchiwizowane dokumenty pozostają dostępne do podglądu, zarówno na potrzeby własne jak i w celu udostępnienia odpowiednim instytucjom. Tutaj dodatkowym wsparciem jest opcja wyszukania i masowego pobrania wskazanych dokumentów do jednej paczki.
Dokumenty, które zostały zarchiwizowane w systemie, mogą pozostać w nim w niezmiennej formie na zawsze lub do określonej daty na podstawie wskazanej retencji. Jest to możliwość określenia minimalnego okresu przechowywania dokumentów, odrębnie dla każdego utworzonego typu w systemie. Na tej podstawie system wyznacza datę, do której zarchiwizowany dokument nie będzie podlegał jakiejkolwiek edycji a tym bardziej opcji usunięcia. Po wygaśnięciu tego okresu dokument będzie mógł być usunięty zarówno ręcznie, jak i automatycznie, jeżeli taka opcja zostanie aktywowana. Dzięki temu można ograniczyć ilość przechowywanych dokumentów do tych, które są istotne z perspektywy biznesowej i prawnej.
Dokumenty są jednym z podstawowych elementów, dzięki którym firmy realizują swoje procesy biznesowe. W związku z tym ich odpowiednie przechowywanie i zabezpieczenie jest niezwykle istotne aby zachować ciągłość i poprawność tych procesów. Z drugiej strony, archiwizacja dokumentów to wymóg prawny, któremu wszystkie firmy muszą sprostać.
Aby wesprzeć firmy w tych wyzwaniach, Comarch DMS, a dokładnie rzecz biorąc moduł Repozytorium został wyposażony w funkcjonalności i mechanizmy, które odpowiednio zabezpieczają dokumenty, bez ograniczania efektywności pracy z nimi. Dodatkowo, dla potwierdzenia tego faktu, nasz system został poddany procesowi certyfikacji zgodnie z normą IDW PS 880, która określa zasady bezpiecznego przechowywania dokumentów.
Więcej na ten temat przeczytasz w artykule dotyczącym bezpieczeństwa i certyfikacji Comarch DMS Repozytorium.
