Wcielenie w życie zasad Zen To Done znacznie ułatwia utrzymanie naszych licznych zadań i projektów pod kontrolą. Jest to system dziesięciu nawyków, które sprawiają, że jesteśmy bardziej zorganizowani, wydajni i że nigdy nie przytłacza nas nadmierna liczba zadań do wykonania. Jak wspomina jej autor, nie jest wymagane, aby stosować cały dekalog nawyków. Tak naprawdę w zupełności wystarczy, jeśli wybierzemy kilka. Te, które w naszą rzeczywistość wniosą najwięcej pozytywnych zmian.

Człowiek decydujący się na wprowadzenie zmian w swoim życiu i zainspirowany nową metodą lub narzędziem ma skłonność do wdrażania wszystkich wskazówek już pierwszego dnia („po co czekać, muszę działać, póki jestem zmobilizowany”). Właśnie takie podejście jest częstą przyczyną utraty motywacji już po kilku dniach. Dzieje się tak na skutek narzucenia sobie zbyt szybkiego tempa i zniechęceniem przy pierwszych niepowodzeniach. Dla zmaksymalizowania szans powodzenia zaleca się, aby jednorazowo wdrażać tylko jeden nawyk (maksimum 2-3 nawyki na raz). Poznajmy zatem je wszystkie.

Nawyk 1: Gromadzenie pomysłów

Zawsze nośmy przy sobie narzędzie pozwalające nam zapisać zadania, pomysły lub informacje, które właśnie wpadły nam do głowy. Narzędziem tym może być smartfon, komputer przenośny lub nawet zwykła kartka papieru i długopis. Im prostsze, szybsze w obsłudze i łatwiejsze dla nas jest to narzędzie, tym lepiej. Po powrocie do domu lub biura zadania przepiszmy na naszą listę zadań do wykonania.

Nawyk 2: Przetwarzanie zadań i pomysłów

Gromadzone informacje znajdują się najczęściej w kilku miejscach: na liście zadań do wykonania, w skrzynce e-mail, papierowym kalendarzu, telefonie etc. Brak efektywności w codziennych działaniach wynika bardzo często z odwlekania decyzji, co zrobić z tymi zadaniami i jak zaplanować czas ich realizacji. Aby tego uniknąć, każdego dnia znajdźmy chwilę na przegląd naszych materiałów i dla każdego z naszych zadań, nowych wiadomości e-mail oraz zapisanych pomysłów podejmijmy szybką decyzję, według poniższego wzoru:

1. Usuń. Jeśli nie potrzebujemy tej informacji lub zadania, usuńmy je natychmiast. Niech będzie to nasz pierwszy rozważany wybór. Marnowanie czasu na niepotrzebne (choć być może lżejsze) zadania to pierwszy wróg produktywności.
2. Zdeleguj zadanie. Czy na pewno jesteśmy osobami, które powinny wykonywać tę czynność? Jeśli nie, natychmiast przekażmy ją odpowiedniej osobie, a sami przejdźmy do własnych obowiązków. Być może zadanie powinno być wykonane przez naszego księgowego, asystenta lub współpracownika odpowiedzialnego za obszar, którego ono dotyczy.
3. Zrób to natychmiast. Jeśli wykonanie zadania zajmie nam nie więcej niż 2 minuty, zróbmy to natychmiast. Przepisywanie go na listę zadań do wykonania i powtórne zapoznawanie się z tematem (np. jutro) zajmie nam sumarycznie więcej czasu. Przykładem takich zadań jest odpisanie na krótkiego e-maila lub wysłanie gotowego już raportu do klienta.
4. Przepisz na listę zadań do wykonania. Jeśli zadanie wymaga więcej niż 2 minut pracy, umieśćmy je na naszej liście zadań do wykonania.
5. Zarchiwizuj. Jeśli otrzymaliśmy dokument lub zestaw informacji, które pomogą nam w przyszłości, umieśćmy je w wirtualnym archiwum (np. folder na naszym komputerze, dysk internetowy) lub w klasycznym segregatorze. Nie pozwólmy, aby tego typu dokumenty gromadziły się na naszym biurku – natychmiast przenośmy je w odpowiednie dla nich miejsce.

Nawyk 3: Planowanie prac

W wybranym dniu każdego tygodnia (np. w niedzielę po południu lub w poniedziałek rano) zastanówmy się, jakie cele chcemy osiągnąć w najbliższym tygodniu. Zacznijmy od ustalania 4-6 celów na tydzień. Jeśli nasz cel wymaga miesięcy pracy, podzielmy go na kilka(naście) celów bieżących (dziennych lub tygodniowych). Następnie umieśćmy nasze cele w tygodniowym harmonogramie prac. Prace nad nimi warto podzielić na 1-2-godzinne bloki i zarezerwować dla nich czas w naszym kalendarzu.

Jeśli już nasze najważniejsze cele są umieszczone w kalendarzu, możemy wokół nich umieścić inne zadania. Kluczowe dla naszej efektywności jest to, aby zarezerwować czas na najważniejsze dla nas tematy, dzięki czemu mniej ważne sprawy nie rozbijają naszego dnia pracy.

Każdego dnia ustalmy 1-3 najważniejsze cele dzienne i wpiszmy je na naszą listę zadań do wykonania. Bardzo często będą one zbieżne z naszymi celami tygodniowymi, ale dzienne planowanie pozwala uwzględnić w naszych planach nowe zadania, które powinniśmy wykonać, a które wyniknęły nagle w ciągu tygodnia. Dzień zaczynajmy właśnie od wykonania tych zadań. Jeśli zaplanujemy je na popołudnie, inne rzeczy pojawiające się w ciągu dnia mogą uniemożliwić ich wykonanie i skutecznie odsuwać ich realizację w czasie.

Nawyk 4: Wykonywanie zadań

Czas przejść do efektywnej realizacji naszych zadań, co jest kluczowym nawykiem w całym systemie Zen To Done. Najważniejsza zasada to wybranie jednego zadania i praca w danym czasie tylko i wyłącznie nad nim. Tendencja do pracy nad kilkoma zadaniami na raz choć powszechna, nie sprzyja naszej efektywności. Przed przystąpieniem do pracy wyeliminujmy z naszego otoczenia wszystkie dystraktory – zamknijmy skrzynkę e-mail, wyłączmy telewizor, telefon, a jeśli to możliwe nawet przeglądarkę internetową.

Nawyk 5: Tworzenie prostych list zadań

Metoda Zen To Done sugeruje, aby listy zadań, które tworzymy, były tak proste, jak to tylko możliwe. Nie ma sensu tworzyć skomplikowanych systemów i próbować na siłę używać zupełnie nowych narzędzi. Większość z nas nie potrzebuje wyrafinowanych programów do planowania zadań. Wystarczy kartka papieru lub kalendarz, w którym zapiszemy nasze zadania, oraz determinacja, aby je wykonać.

Nawyk 6: Organizacja

Nawyk ten sugeruje, aby wszystkie nowe pomysły, zadania i informacje trafiały zawsze w jedno miejsce. Stamtąd, zgodnie z nawykiem drugim, decydujemy, co z nimi zrobić. Istotą tego przyzwyczajenia jest błyskawiczne podejmowanie decyzji, aby niezaplanowane i nieposzeregowane zadania się nie kumulowały. Dzięki nawykowi szóstemu nasze biurko i umysł pozostają czyste, a my możemy skupić się na pracy.

Nawyk 7: Systematycznie przeglądanie celów

Co najmniej raz w tygodniu zróbmy przegląd naszych celów i list zadań. Przeanalizujmy, jakie postępy w naszych celach długoterminowych udało nam się osiągnąć w poprzednim tygodniu oraz co powinniśmy zrobić w kolejnym, aby przybliżyć się do ich realizacji. Raz w miesiącu poświęćmy więcej czasu na miesięczny przegląd celów, a raz do roku przeanalizujmy nasze cele średnio- i długoterminowe. Warto zatrzymać się na chwilę, poświecić kilkanaście lub kilkadziesiąt minut na zastanowienie się, co chcemy osiągnąć w naszym życiu zawodowym lub prywatnym. Systematyczne przeglądy pozwalają lepiej panować nad naszymi postanowieniami oraz elastycznie dostosowywać plany do zmieniających się priorytetów.

Nawyk 8: Upraszczanie

Zredukujmy liczbę stawianych celów i planowanych zadań do tych najważniejszych i niezbędnych. Próba wykonania wszystkich zadań w krótkim czasie może zakończyć się przeciążeniem i w konsekwencji zniechęceniem do ich wykonania. Spójrzmy na listę naszych zadań i zobaczmy, czy możemy ją uprościć. Na początek usuńmy z niej wszystkie elementy, które nie są dla nas konieczne do wykonania, abyśmy mogli skupić się tylko na tych najważniejszych. Jeśli czas pozwoli – zrealizujemy także te mniej istotne. Upewnijmy się też, czy nasze zadania są zbieżne z celami długoterminowymi. Analizujmy to przy okazji każdego przeglądu naszych celów (patrz: Nawyk 7).

Nawyk 9: Narzucanie procedur

Jeśli nieustrukturyzowany system jest dla nas mało skuteczny, możemy narzucić sobie określone procedury. Powinny one, szczególnie w początkowym okresie wdrażania systemu, zmusić nas do wykonania określonych czynności. Po kilku tygodniach przejdą w rutynę, niczym mycie zębów czy poranna kawa. Przykładowo poranna procedura może obejmować przegląd kalendarza i celów na nowy dzień (lub określenie ich), poranne ćwiczenia fizyczne oraz wykonanie najważniejszego celu dziennego. Istotne jest, aby nie wybiegać poza ustalone zadania, zanim nie zakończymy naszej procedury. Nagrodą będzie dobre samopoczucie i wysoka wydajność przez resztę czasu pracy. Czyż nie cudownie byłoby móc wykonać wszystkie powyższe zadania przed dziewiątą rano? Trudno o lepszy początek dnia.

Nawyk 10: Odkrywanie pasji

Szukajmy zajęć, które będą nas pasjonowały. Mimo że wymieniony jako ostatni, może to być nasz najważniejszy nawyk. Jeśli nasza praca jest równocześnie naszą pasją, nie będziemy jej odkładać, ponieważ jej wykonywanie będzie dawało nam przyjemność. Szukajmy pasji w naszych obowiązkach lub celach, które sobie stawiamy. Jeśli nam się to uda, wykonywanie zadań z naszej listy może stać się nie obowiązkiem, a czystą przyjemnością.

Prostsza alternatywa – Minimal Zen To Done

Dla części z nas wdrażanie dziesięciu nowych nawyków może być przytłaczające i zbyt skomplikowane. Właśnie dlatego powstała prostsza alternatywa motody Zen To Done. Według niej wystarczy wdrożyć cztery kluczowe nawyki, które znacząco zwiększą naszą produktywność. System jest tak prosty, że wymaga zaledwie dwóch narzędzi: notesu i długopisu.

1. Gromadzenie – nośmy przy sobie notes i zapisujmy wszystkie pomysły, zadania lub inne informacje, które pojawiają się w naszej głowie w najmniej spodziewanym momencie. Przelejmy je natychmiast na papier, aby o nich nie zapomnieć.
2. Przetwarzanie – każdego dnia podejmujmy szybkie decyzje, co zrobić ze zgromadzonymi pomysłami.
3. Planowanie – wyznaczajmy kluczowe cele na każdy tydzień oraz dzień. Zacznijmy je wykonywać z samego rana, aby mieć pewność, że zostaną wykonane w terminie.
4. Działanie – wykonujmy zawsze tylko jedno zadanie w danym czasie. Wyeliminujmy wszystkie dystraktory, które odwracają naszą uwagę od pracy.

Twórcą Zen to Done jest amerykański bloger i publicysta Leo Babauta, znany głównie z prowadzenia popularnego bloga www.zenhabits.net. Metoda została szczegółowo opisana w książce „ZEN TO DONE. The ultimate simple productivity system”.

 Metodologia ta została stworzona na bazie bardziej złożonej metodyki Getting Things Done, której autorem jest David Allen. Autor opisał ją w wydanej w 2011 roku książce „Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity” (przetłumaczona także na język polski).

 Autor: Paweł Regiec, dyrektor sprzedaży iComarch24

Artykuł pochodzi z magazynu Nowoczesne Zarządzanie nr 2/2012.