Krajowy System e-Faktur (KSeF): gotowe rozwiązania dla firm

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)

• 1. Czym jest e-faktura?

  E-faktura to dokument księgowy wystawiony i przesłany w formacie elektronicznym. Zgodnie z polskimi przepisami, KSeF będzie obsługiwał tzw. faktury ustrukturyzowane, które mają jednolity, z góry ustalony format (XML). Dzięki temu mogą być automatycznie przetwarzane przez programy księgowe, co ułatwia i przyspiesza obieg dokumentów.

  Warto pamiętać, że e-faktura to coś więcej niż zwykły plik PDF czy JPG wysłany mailem. Faktura ustrukturyzowana musi mieć określoną strukturę, aby mogła być prawidłowo przetworzona w systemie KSeF.

• 2. Czym jest Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF)?

  KSeF wprowadzony został Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku towarów i usług oraz niektórych innych ustaw. Ten teleinformatyczny system służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych (nazywanych dalej fakturami), ich otrzymywania i przechowywania aż do 10 lat. Można go także wykorzystać do oznaczania faktur numerem identyfikującym przydzielonym przez system oraz do weryfikowania zgodności dokumentów z określonym wzorem. W ramach systemu możliwa jest automatyzacja całego procesu związanego z przeprowadzaniem kontroli podatkowych. Chodzi m.in. o skrócenie ich czasu i mniejsze zaangażowanie w cały proces przedsiębiorców.

• 3. Czy elektroniczny Krajowy System e-Faktur już działa i kto może zacząć korzystać z KSeF?

  Tak. System został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku jako rozwiązanie dobrowolne dla każdego przedsiębiorcy. Polska będzie kolejnym krajem europejskim, który go wdroży.

  Pierwszym krajem, który wprowadził obowiązek krajowego fakturowania elektronicznego B2B i B2C były Włochy, gdzie obowiązek ten wszedł w życie 1 stycznia 2019 roku. W lipcu 2022 roku obowiązkowe stało się fakturowanie B2B produktów wysokiego ryzyka fiskalnego w Rumunii, w styczniu 2023 roku obowiązkowe fakturowanie elektroniczne B2B wdrożyła Serbia. Ponadto wiele krajów EU wymaga, aby e-faktury były stosowane w przypadku transakcji B2G.

• 4. Czy KSeF będzie darmowy?

  Tak, korzystanie z samego systemu KSeF będzie darmowe. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF i e-mikrofirma, które pozwalają na wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur.

  Przedsiębiorcy mogą również korzystać z zewnętrznych, komercyjnych programów, takich jak Comarch KSeF, które są zintegrowane z systemami ERP oraz systemem KSeF za pomocą API.

• 5. Jakie są korzyści KSeF i czy opłaca się korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?

  Główne korzyści dla przedsiębiorców to: ułatwienie w rozliczaniu faktur korygujących, zwolnienie z obowiązku udostępniania ich w formacie JPK, zwrot podatku VAT we wcześniejszym terminie i możliwość przechowywania faktur przez 10 lat. Dzięki KSeF obieg dokumentów może stać się o wiele szybszy i prostszy.

• 6. Czy platforma KSeF będzie obowiązkowa w 2026 roku?

  Data wejścia w życie KSeF została już potwierdzona przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z oficjalnym harmonogramem, obowiązek elektronicznego fakturowania zostanie wprowadzony w trzech etapach:

  • 1 lutego 2026 r. obejmie firmy o rocznych przychodach brutto przekraczających 200 milionów złotych;
  • 1 kwietnia 2026 r. obejmie wszystkie pozostałe przedsiębiorstwa.
  • Początkiem 2027 r. do korzystania z KSeF zostaną zobowiązani także przedsiębiorcy realizujący transakcje na niewielkie kwoty – do 450 zł za jedną fakturę oraz nieprzekraczające łącznie 10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie.

• 7. Kogo dotyczy KSeF w Polsce i kto musi fakturować elektronicznie?

  Obowiązek integracji z KSeF obejmie przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT, a także osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski NIP.

• 8. Czy przedsiębiorstwo mające siedzibę w innym Państwie, nieposiadające siedziby w Polsce, zgłoszone w Polsce tylko do VAT, sprzedając towary, musi również wystawiać e-faktury?

  Jeżeli posiada wyłącznie w Polsce rejestrację do VAT, to nie ma obowiązku korzystania z KSEF.

• 9. Jakie są kary za brak wdrożenia lub nieprawidłowe wdrożenie KSeF?

  Niedopełnienie obowiązków związanych z KSeF może wiązać się z karą pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Jeśli na fakturze nie ma wykazanego podatku, kara wyniesie do 18,7% wysokości kwoty na fakturze.

  Zgodnie z aktualnymi zapowiadanymi zmianami do końca 2026 r. nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF.

• 10. Kiedy znikną faktury papierowe?

  Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur ma wejść w życie w 2026 roku.

  • Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł.
  • Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ten dotyczyć będzie pozostałych podatników VAT.

  Po tych datach faktury papierowe, jak i faktury elektroniczne w innych formatach (np. PDF), mają być całkowicie zastąpione przez faktury ustrukturyzowane, wystawiane i odbierane w KSeF.

• 11. W jakich krajach jest KSeF?

  Polska nie jest jedynym krajem, który wprowadza obowiązkowe e-fakturowanie. Wiele państw na świecie, a szczególnie w Europie, ma podobne systemy wdrożone lub w trakcie wdrażania. Chodzi tu o cyfryzację i uszczelnianie systemów podatkowych. Np. we Włoszech funkcjonuje system Sistema di Interscambio (SdI), którego główną funkcją jest przekazywanie faktur elektronicznych pomiędzy dostawcami a odbiorcami.

  KSeF jako nazwa i konkretne rozwiązanie techniczne jest unikalne dla Polski. Natomiast koncepcja centralnego, obowiązkowego systemu e-fakturowania jest coraz powszechniejsza na całym świecie.

• 12. Jakich faktur nie dotyczy KSeF?

  Niektóre faktury będą fakultatywnie wysyłane do KSeF lub całkiem nie będą objęte obowiązkowym systemem KSeF, a więc nadal mogą być wystawiane w dotychczasowej postaci. Dotyczy to m.in.:

  • faktur wystawianych za pomocą kas rejestrujących (zwolnienie z wystawiania e-Faktur do końca 2026 roku);
  • faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS;
  • faktur konsumenckich (B2C) wystawianych dla osób prywatnych (faktury te są fakultatywnie wysyłane do KSeF, a decyzję podejmuje wystawiający);
  • faktur VAT RR dokumentujących nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych (generowanie tych e-Faktur do KSeF również jest fakultatywne);

• 13. Czy noty obciążeniowe również muszą być wysyłane i pobierane z KSeF?

  Nie, noty obciążeniowe nie są fakturami i nie dokumentują zdarzenia opodatkowanego VAT. W związku z tym nie wysyłamy ich do KSeF.

• 14. Czy paragony z numerem NIP (do 450 zł) również znajdą się w KSeF?

  Przedsiębiorcy realizujący transakcje na niewielkie kwoty – do 450 zł za jedną fakturę oraz nieprzekraczające łącznie 10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie także zostaną zobowiązani do korzystania z KSeF początkiem 2027 r.

• 15. Czy KSeF zastąpi PEF?

  KSeF i Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) to dwa odrębne systemy, jednak współdziałają ze sobą. I tak: faktury posiadające KSeF ID mogą być następnie udostępniane przez PEF, natomiast faktury wystawione w PEF, po pozytywnej walidacji, powinny uzyskać numer KSeF/UPO. Planowana jest integracja KSeF i PEF.

• 16. Co to jest PEF?

  PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) to system stworzony do obsługi zamówień publicznych. Służy do wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych oraz innych dokumentów (np. zamówień, awizacji dostaw) pomiędzy podmiotami publicznymi a ich kontrahentami. PEF działa w europejskiej sieci Peppol, co umożliwia bezproblemową wymianę dokumentów z podmiotami w innych krajach UE. Docelowo, przed terminem obowiązkowego użytkowania platformy KSeF, planuje się dopuszczenie w systemie KSeF obsługi sieci Peppol, w tym PEF.

• 17. Czy PEF jest obowiązkowy?

  Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) jest obowiązkowa dla zamawiających w ramach zamówień publicznych. Oznacza to, że instytucje państwowe i samorządowe mają obowiązek przyjmowania faktur w ustrukturyzowanej formie za pośrednictwem PEF. Dla wykonawców (przedsiębiorców) wystawianie faktur przez PEF jest dobrowolne.

• 18. Czy KSeF zastąpi JPK?

  Całkowite zastąpienie JPK przez KSeF nie jest na razie możliwe z uwagi na fakt, że JPK zawiera bardziej szczegółowe dane niż e-faktura. W szczególności dane wprowadzane do KSeF nie będą wystarczające do wygenerowania prawidłowego rozliczenia VAT, np. ze względu na brak informacji na temat faktur konsumenckich. KSeF zastąpi natomiast JPK FA, ale to tylko dla tej części faktur, które zostały wystawione przy jego użyciu.

• 19. Faktura ustrukturyzowana: jak i gdzie mogę ją przygotować celem wysłania do KSeF?

  Faktury mogą być przygotowywane przez klientów w systemach finansowo-księgowych, czyli tak jak dotychczas, bądź z wykorzystaniem strony WWW. Więcej o fakturze ustrukturyzowanej.

• 20. Czy będzie można anulować dokumenty wysłane do KSeF?

  Nie będzie można anulować takiej faktury. Jedyną możliwością poprawy będzie wystawienie faktury korygującej.

• 21. Jak odebrać fakturę z KSeF?

  Aby odebrać fakturę z KSeF, musisz skorzystać z narzędzia, które umożliwi prezentacje e-Faktur czekających na Ciebie na platformie KSeF. Możesz je odebrać na dwa sposoby:

  1. Przez Aplikację Podatnika KSeF, gdzie możesz przeglądać i pobierać faktury w formacie XML oraz ich wizualizację w formacie PDF.
  2. Przez zewnętrzne oprogramowanie księgowe, zintegrowane z KSeF, które automatycznie pobiera faktury i wyświetla je w przystępnej formie.

  Ważne jest, aby przed skorzystaniem z tego typu rozwiązań uwierzytelnić się w systemie, aby uzyskać dostęp wyłącznie do swoich faktur.

• 22. Czy wystawca faktury zostanie poinformowany, o tym czy odbiorca lub nabywca pobrał fakturę?

  Krajowy System e-Faktur nie przewiduje takiego mechanizmu. Faktura wystawiona w KSEF jest jednak uznawana automatycznie za odebraną w momencie nadania jej numeru w KSeF.

• 23. W jaki sposób jako przedsiębiorca mogę przekazać faktury do partnerów zagranicznych?

  Zagraniczni partnerzy nie są zobowiązani do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to więc, że przedsiębiorca musi dostarczyć fakturę do kontrahenta we własnym zakresie. Integracja Comarch EDI z KSeF pozwala na dystrybucję faktur z KSeF do zagranicznych podmiotów wskazanych przez przedsiębiorcę.

• 24. Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia?

  Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

• 25. Kiedy faktura zostaje uznana za wystawioną?

  Faktura jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF. Wówczas KSeF zwraca wystawcy Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO).

• 26. Kiedy faktura zostaje uznana za odebraną?

  Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikacyjnego KSeF ID.

• 27. Czy w fakturze przesyłanej do KSeF należy wypełnić pole P_1 (data wystawienia)?

  Pole P_1 dotyczące daty wystawienia jest polem obowiązkowym, które musi zostać wypełnione aby faktura mogła być przyjęta przez KSeF.

  Faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, czyli w momencie, w którym trafi do systemu niezależnie od późniejszego momentu jej przetworzenia.

  Informacja o dacie przesłania będzie znajdowała się w UPO. Data ta jest zawarta również w numerze nadanym przez KSeF.

  W przypadku gdy data wskazana w polu P_1 jest inna niż data przesłania faktura nie zostanie odrzucona przez KSeF

• 28. Jak szybko otrzymujemy UPO z KSeF?

  Na podstawie dotychczasowego wykorzystania Comarch EDI do komunikacji z KSeF można zauważyć, że UPO jest zwracane dostawcy w przedziale od kilku minut do kilku godzin od przekazania faktury z Comarch EDI do Krajowego Systemu e-Faktur

• 29. Co z fakturami, które wymagają załączników?

  Dozwolone będzie przesyłanie plików faktury z załącznikiem wyłącznie w formie ustrukturyzowanej (xml). Do KSeF nie będą przyjmowane pliki w postaci nieustrukturyzowanej tj. pdf lub jpg – tego typu załączniki  (pdf, jpg itp.) będą mogły być przekazywane nadal poza tym systemem.

• 30. Czy KSeF obsługuje załączniki do faktur?

  W okresie fakultatywnego KSeF nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka (w formie tekstowej) do takiej dokumentacji.

  Dodatkowe informacje można wpisać w polach DodatkowyOpis lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

  Dodatkowo w ramach integracji Comarch EDI z KSeF załączniki mogą zostać przekazane do kontrahentów wskazanych przez przedsiębiorcę razem z fakturą wystawioną w KSeF.

• 31. Jakie są wady systemu KSeF?

  Wśród potencjalnych wad systemu KSeF często wymienia się:

  • Problemy techniczne i awarie. Ze względu na skalę i obciążenie systemu, istnieje ryzyko przestojów i awarii, szczególnie na początku obowiązkowego fakturowania.
  • Brak możliwości dołączania załączników np. w PDF. W KSeF nie można dołączać typowych załączników do faktur, takich jak np. pliki PDF czy zdjęcia, co może stanowić problem, jeśli są one potrzebne do dokumentacji transakcji.
  • Konieczność dostosowania procesów biznesowych. Wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców, zwłaszcza tych małych i średnich, dostosowania dotychczasowych systemów księgowych i procesów wystawiania faktur, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami i szkoleniami.
  • Brak możliwości anulowania faktury. Po wysłaniu faktury do KSeF nie można jej anulować. Możliwe jest jedynie wystawienie faktury korygującej.
  • Wysokie kary. Za niewystawienie e-faktury w KSeF w wymaganym terminie lub wystawienie jej poza systemem grożą wysokie kary finansowe, nawet do 100% wartości podatku VAT. Zgodnie z aktualnymi informacjami do końca 2026 roku kary nie będą stosowane.