KSeF dla podatników zwolnionych z VAT – co się zmieni w 2026?

Wielkimi krokami zbliża się termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. Wielu przedsiębiorców zwolnionych z VAT zastanawia się, jak nowe przepisy wpłyną na ich działalność. Eksperci Comarch, od lat wspierający przedsiębiorców w cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych, wyjaśniają, co zmieni się dla podatników zwolnionych z VAT, kiedy wejdą w życie nowe obowiązki oraz jak bez stresu wdrożyć KSeF w swojej firmie.

Czy obowiązek KSeF dotyczy osób zwolnionych z VAT?

Czy obowiązek KSeF dotyczy osób zwolnionych z VAT?

Polski podatnik może korzystać z:

  • zwolnienia z VAT podmiotowego, czyli ze względu na niski limit sprzedaży – do 200 tys. zł, a od 1 stycznia 2026 roku do 240 tys. zł, lub
  • zwolnienia przedmiotowego, jeśli dokonuje wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT.

Obowiązek KSeF natomiast dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce i wystawiających faktury. Co oznacza, że do korzystania z KSeF są zobligowani także przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – bez względu na przesłankę.

W praktyce oznacza to, że:

  • faktury papierowe lub PDF w większości przypadków nie będą uznawane za oficjalne dokumenty księgowe;
  • fakturę będzie można wystawić wyłącznie poprzez KSeF;
  • każda e-faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny nadany przez system;
  • dostęp do wystawionych dokumentów będzie odbywał się przez internetowy panel lub program księgowy zintegrowany z KSeF.

Zatem dla nievatowców będzie to nowy obowiązek techniczny, ale nie podatkowy – zwolnienie z VAT pozostaje w mocy. W praktyce oznacza to, że zmienia się sposób wystawiania faktur, a nie zasady rozliczeń podatkowych.

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

Kto nie musi wystawiać faktur w KSeF?

Choć system KSeF stanie się powszechny, istnieją pewne wyjątki, które pozwolą niektórym podmiotom nadal wystawiać dokumenty w dotychczasowy sposób. 

Z KSeF nie muszą korzystać:

  • firmy zagraniczne bez stałego miejsca prowadzenia działalności i bez siedziby w Polsce;
  • firmy, które nie posiadają siedziby na terytorium RP, ale mają tu stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
  • przedsiębiorcy korzystający z procedur szczególnych (np. rozliczanie VAT w ramach OSS i IOSS).
  • rolnicy ryczałtowi – ich faktury VAT RR będą wyłączone z tego obowiązku, a korzystanie z systemu będzie dobrowolne.

Obowiązek KSeF nie dotyczy wystawiania faktur konsumenckich (B2C), czyli na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Warto jednak pamiętać, że docelowo praktycznie wszyscy drobni przedsiębiorcy i osoby zwolnione z VAT będą objęte systemem KSeF. Dlatego już teraz warto przetestować oprogramowanie zintegrowane z KSeF (np. Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Comarch Enterprise lub Comarch Betterfly dla JDG i małych firm), które umożliwiają m.in. wystawianie faktur w formacie ustrukturyzowanym i ich automatyczne przesyłanie do KSeF.

W przypadku rolniczych faktur, w KSeF będzie możliwość wskazania nabywcy produktów rolnych jako uprawnionego podmiotu do wystawiania faktur VAT RR w imieniu rolnika.

Ponadto obowiązek KSeF nie dotyczy wystawiania faktur w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT. Są to np. usługi przejazdu płatnymi autostradami oraz usługi przewozu osób dokumentowane fakturami w postaci biletów jednorazowych.

Więcej na temat jak wystawiać faktury w KSeF dowiesz się tutaj.

Od kiedy obowiązuje KSeF dla podatników zwolnionych z VAT?

Ministerstwo Finansów wprowadza KSeF w kilku etapach. W związku z tym obowiązki dla niektórych przedsiębiorców zwolnionych z VAT zostały przesunięte w czasie tak, aby umożliwić im spokojne przygotowanie się do zmian.

Harmonogram wprowadzenia KSeF:

DataZakres obowiązku
Od 1 lutego 2026 r.Firmy, których wartość sprzedaży (łącznie z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r.Wszyscy pozostali przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż na fakturach przekracza 10 tys. zł.
Od 1 stycznia 2027 r.Przedsiębiorcy, których miesięczna sprzedaż (łącznie z VAT) nie przekroczyła w żadnym miesiącu w 2026 r. 10 tys. zł

To dobry moment, by przygotować swoje systemy księgowe na KSeF. Oprogramowanie Comarch jest już w pełni dostosowane do nowej struktury FA(3) i gotowe na obowiązkowe wdrożenie KSeF w 2026 roku.

Osoby zwolnione z VAT, jak i wszyscy inni przedsiębiorcy, mogą dobrowolnie już teraz testować i korzystać z KSeF – system działa od 2022 r. 

Więcej na temat KSeF oraz termin wdrożenia KSeF znajdziesz tutaj - kliknij.

Kiedy osoby zwolnione z VAT muszą korzystać z KSeF?

Kiedy osoby zwolnione z VAT muszą korzystać z KSeF?

Choć podatnicy zwolnieni z VAT mają mniejszą liczbę obowiązków, to istnieją sytuacje, w których będą zmuszeni korzystać z Krajowego Systemu e-faktur. Do takowych należą przypadki kiedy:

  • nievatowiec prowadzący nierejestrowaną działalność gospodarczą wystawia fakturę na żądanie klienta, którym jest inny przedsiębiorca – w 2027 r. wystawi takową już nie w formie papierowej, ale jako fakturę ustrukturyzowaną w KSeF;
  • przedsiębiorca odbiera faktury zakupowe i prowadzi uproszczoną ewidencję – te będą przesyłane wyłącznie w systemie;
  • podatnik korzysta z kasy fiskalnej, ale musi udokumentować transakcję fakturą.

Przy czym po 1 stycznia 2027 r. każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do wystawienia faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

 

KSeF dla osób zwolnionych z VAT a kasy fiskalne

KSeF dla osób zwolnionych z VAT a kasy fiskalne

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wprowadzenie KSeF oznacza koniec kas fiskalnych. Odpowiedź jest prosta: obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie wpływa na dotychczasowe przepisy dotyczące kas fiskalnych. 

Oznacza to, że:

  • jeśli przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej – nadal musi to robić;
  • raportowanie do KSeF nie zastępuje paragonów;
  • faktura wystawiona w KSeF nie zwalnia z konieczności wydania paragonu fiskalnego (jeśli sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie).

Do końca 2026 r. faktury można wystawiać przy użyciu kas fiskalnych, bez konieczności stosowania KSeF. Natomiast od 2027 r., jeśli do transakcji zaewidencjonowanej przy użyciu kasy fiskalnej online będzie wystawiana faktura na rzecz podatnika, to będzie musiała ona zostać przygotowana w KSeF. Nadal jednak wystawianie faktur w KSeF dla konsumentów, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, będzie nieobowiązkowe. W praktyce oznacza to, że część przedsiębiorców będzie miała dwa równoległe obowiązki.

 

Jakie jeszcze zmiany czekają podatników zwolnionych z VAT po wprowadzeniu KSeF?

Wdrożenie KSeF zmienia nie tylko sposób wystawiania faktur, ale także sposób ich przechowywania, odbierania i udostępniania. Oto najważniejsze zmiany:

  • Nowy sposób wystawiania faktur:

    • Faktura elektroniczna w KSeF będzie tworzona według ściśle określonego wzoru XML.
    • Nie będzie już możliwe dowolne formatowanie dokumentu – układ i dane są z góry ustalone.
    • System automatycznie nada numer KSeF, co potwierdzi wystawienie faktury.

  • Łatwiejszy dostęp i odbiór faktur zakupowych:

    • Odbiorca faktury może ją pobrać bezpośrednio z systemu – bez maili czy papierowych wydruków.
    • Księgowi zyskają natychmiastowy dostęp do faktur swoich klientów.

  • Automatyczne przechowywanie dokumentów:

    • Wszystkie faktury w KSeF są archiwizowane przez 10 lat.
    • Nie trzeba już prowadzić dodatkowych archiwów papierowych ani backupów.

  • Integracja z programami księgowymi:

    Oprogramowanie Comarch jest już w pełni zgodne z KSeF – pozwala automatycznie wystawiać, podpisywać i przesyłać faktury ustrukturyzowane do systemu Ministerstwa Finansów, a także odbierać dokumenty zakupowe w tym samym miejscu.

Podsumowanie

Od 2026 r. obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie także podatników zwolnionych z VAT, a od 2027 r. najmniejszych przedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca – niezależnie od tego, czy rozlicza VAT – będzie wystawiał faktury wyłącznie w formie ustrukturyzowanej za pośrednictwem KSeF. W związku z tym faktury papierowe i PDF odejdą do historii, a wraz z nimi ich archiwizacja. Zgodnie z ustawą wszystkie faktury będą przechowywane automatycznie w KSeF przez 10 lat. Niestety obowiązek KSeF nie znosi używania kas fiskalnych.

Dla wielu małych firm i osób zwolnionych z VAT to duża zmiana, ale dobrze zaplanowane wdrożenie KSeF może przynieść realne korzyści – uproszczenie księgowości, szybszy dostęp do dokumentów i mniejsze ryzyko błędów. Dlatego już teraz warto przygotować się do zmian i korzystać z oprogramowania z pełną obsługą KSeF. Oprogramowanie Comarch w zakresie KSeF zapewnia prostotę, bezpieczeństwo i automatyzację całego procesu fakturowania.

Chcesz uzyskać więcej informacji o KSeF, ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej i Comarch EDI?

Kliknij przycisk obok, aby nawiązać kontakt z jednym z naszych ekspertów 

Zapytaj o ofertę