Czym jest schema KSeF? Nowa struktura e-faktury
Krajowy System e-Faktur to rewolucja w sposobie wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w Polsce. Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców. Dlatego już dziś należy poznać najważniejsze pojęcia z nim związane, takie jak schema KSeF. Wyjaśniamy, czym dokładnie jest schema i jak wygląda jej aktualna wersja FA(3).
Czym jest schema KSeF?
Schema KSeF lub schema e-faktury to techniczna definicja, która narzuca logiczną strukturę e-faktury i określa: jakie informacje muszą znaleźć się na dokumencie przesłanym do systemu KSeF, oraz w jakim formacie mają być zapisane. Dzięki temu wszystkie e-faktury mają jednakowy układ i są czytelne zarówno dla KSeF, jak i dla programów księgowych.
W praktyce schema to szablon XML, który „uczy” system, jak rozumieć dane z faktury ustrukturyzowanej i umożliwia automatyczne przetwarzanie ich przez systemy informatyczne.
Schema KSeF powstała, aby:
- ujednolicić format faktur elektronicznych w całym kraju;
- zautomatyzować proces księgowania i raportowania;
- zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego – każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny.
W większości przypadków przedsiębiorcy nie muszą samodzielnie tworzyć plików XML – ich oprogramowanie księgowe (np. Comarch ERP) generuje je automatycznie w zgodzie z aktualną wersją schemy. Dzięki temu użytkownik skupia się na danych merytorycznych faktury, a system odpowiada za poprawny format techniczny.
Oprogramowanie Comarch pod KSeF zapewniają pełną automatyzację procesu – od weryfikacji danych po wysyłkę i odbiór faktur – co sprawia, że obsługa e-faktur jest szybka, bezbłędna i intuicyjna.
Czym wyróżnia się nowa struktura faktury KSeF – FA(3)?
Nowa schema FA(3) to efekt wielu konsultacji z firmami z różnych branż oraz z dostawcami IT. Wprowadza szereg usprawnień, które mają ułatwić integrację systemów finansowo-księgowych z KSeF.
Budowa schemy KSeF – główne elementy e-faktury
Schema KSeF w formacie XML składa się z kilku logicznych sekcji, które w większości odpowiadają tradycyjnym częściom faktury papierowej. Każda sekcja zawiera pola opisujące konkretne dane.
Jak wygląda wdrożenie schemy KSeF w firmie?
Wdrożenie KSeF i praca z jego schemą wymagają kilku kroków organizacyjnych i technicznych. Oto plan działania, który warto wdrożyć w każdej firmie:
1. Analiza systemów księgowych i ERP.
Sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje najnowszą strukturę FA(3). W oprogramowaniu Comarch aktualizacje schemy KSeF są wdrażane automatycznie, a każda faktura jest walidowana technicznie jeszcze przed wysyłką, co eliminuje ryzyko błędów lub niezgodności formatu.
2. Aktualizacja procedur wewnętrznych.
Ustal, kto odpowiada za wystawianie, weryfikację i odbiór faktur. Zaktualizuj regulaminy i politykę obiegu dokumentów.
3. Uzyskanie dostępu do KSeF.
Zaloguj się do systemu za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego. Nadaj uprawnienia osobom odpowiedzialnym za wystawianie i odbieranie faktur.
4. Szkolenie pracowników.
Pracownicy mający kontakt z fakturami powinni rozumieć podstawy schemy KSeF oraz sposób obsługi systemu. Warto przeprowadzić odpowiednie szkolenie KSeF. Comarch prowadzi również otwarte szkolenia i webinary dotyczące KSeF, które pomagają przedsiębiorcom i biurom rachunkowym lepiej zrozumieć zmiany oraz praktycznie przygotować się do pracy z e-fakturami.
5. Testy integracji.
Warto przetestować przesyłanie e-faktur w środowisku testowym (demonstracyjnym) KSeF, aby uniknąć błędów, gdy obowiązek wejdzie w życie. Zapraszamy do zapoznania się również z artykułem: jak wystawiać fakturę w KSeF.
6. Monitorowanie zmian.
Ministerstwo Finansów regularnie publikuje aktualizacje dokumentacji technicznej i schematów XML. Warto śledzić te zmiany, by zapewnić pełną zgodność.
