Zapoznaj się z praktycznymi informacje, jak wdrożyć system do elektronicznego zarządzania dokumentacją w instytucji publicznej. Z naszego poradnika dowiesz się m.in. jakie są kluczowe etapy i na co zwrócić uwagę, aby wdrożenie przebiegało sprawnie
Poradnik podzieliliśmy na dwie części.
W pierwszej części omówimy wymagania prawne oraz korzyści dla instytucji, jakie daje wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją.
W drugiej części skupimy się na praktycznych aspektach wdrożenia systemu oraz przedstawimy wdrożenie naszego systemu Comarch EZD.
Etapy wdrożenia systemu EZD
System EZD- wsparcie technologiczne
Nasz system wspiera pracę dzięki wykorzystaniu intuicyjnych narzędzi. Comarch EZD zapewnia elektroniczny obieg dokumentów przekazywanych za pośrednictwem ePUAP czy przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą. Przyspiesza obsługę spraw, usprawnia komunikację wewnętrzną, kontrolę procesów oraz zarządzanie dokumentacją w firmie państwowej/publicznej przy zachowaniu zgodności z wymogami prawa, instrukcją kancelaryjną oraz jednolitym rzeczowym wykazem akt JRWA. Istnieje wiele argumentów za tym, by wszystkie czynności kancelaryjne przenieść do systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Znacznie ułatwia on odtworzenie przebiegu procesów, dla potrzeb których dokumenty powstawały. Okres oczekiwania na niezbędne dla dalszego prowadzenia spraw podpisy i akceptacje staje się dużo krótszy, bo dzięki programowi do zarządzania obiegiem dokumentów w firmie publicznej szybszy jest przepływ informacji ich dotyczących.
Elektroniczny program do zarządzania dokumentami znacząco przyspiesza realizację procesów wewnętrznych dzięki prostemu dostępowi do wyników pracy innych, a tym samym do źródeł, z których czerpiemy informacje potrzebne przy wykonywaniu zadań.
System może służyć również do usprawnienia komunikacji z kontrahentami, innymi współpracującymi placówkami naukowo-badawczymi oraz studentami. Comarch EZD stanowi więc nie tylko usprawnienie pracy dziekanatu, ale również obsługi całości korespondencji przychodzącej i wychodzącej z uczelni.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Dynamika zmian w sektorze przedsiębiorstw użyteczności publicznej oraz rosnące wymagania klientów odnośnie jakości obsługi wpływają na procesy biznesowe. Aby spełnić te wymogi, należy wdrożyć efektywny system (program) do zarządzania dokumentami w firmie publicznej. Wykorzystanie systemu Comarch EZD skutkuje skróceniem czasu obsługi, oszczędnościami związanymi ze zmniejszeniem zużycia materiałów biurowych oraz przyspieszeniem czasu realizacji zadań. Dzięki elektronicznej aplikacji do wymiany dokumentów usprawnione zostają procesy komunikacyjne, a pismo przesyłane obiegiem szybciej i celniej trafia do zainteresowanych.
