Nowoczesny system zarządzania obiegiem dokumentów

Elektroniczny system obiegu dokumentów

Elektroniczny system obiegu dokumentów jako jeden z kluczowych elementów systemu informatycznego wspomaga zarządzanie jakością nauczania. Usprawnia codzienną pracę pracowników dziekanatu i sprawia, że dziekanat jest bardziej przyjazny studentom i pracownikom. System może być wykorzystywany również jako narzędzie wymiany danych z kontrahentami, kandydatami oraz innymi placówkami naukowo-badawczymi.

Elektroniczny system obiegu dokumentów

Budowa systemu

System Comarch EZD to program do obiegu dokumentów, który został zaprojektowany w celu usprawnienia obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej  w uczelniach. W Comarch EZD użytkownik może w łatwy sposób dostosować interfejs i formularze ekranowe do swoich potrzeb. Znalezienie informacji jest szybsze dzięki mechanizmom sortowania, grupowania i wyszukiwania. Zaawansowane funkcjonalności – modelowanie procesów i tworzenie raportów – są dostępne z poziomu graficznych edytorów. System wspiera popularne formaty plików z rodziny MS Office i posiada wbudowaną przeglądarkę wielu typów plików. Dzięki temu system szybko staje się narzędziem codziennej pracy.

  • Założenia
  • Technologia
  • Rozwiązanie współpracujące z różnymi bazami danych
  • Pełna kontrola dokumentów
  • Wyposażenie w mechanizm wersjonowania dokumentów
  • Wspierające kontrolę terminowości załatwienia spraw
  • Przyjazne dla użytkowników oprogramowanie do pracy grupowej
  • Udostępnianie wybranych danych, dokumentów, formularzy
  • Wprowadzanie dokumentów elektronicznych
  • Wsparcie systemów zarządzania jakością w tym ISO

 

  • Architektura trójwarstwowa
  • Automatyczna aktualizacja komponentów
  • Wymiana danych oparta o XML
  • Zastosowanie Microsoft Workflow Foundation
  • Wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa
  • Działanie w oparciu o komercyjne i bezpłatne bazy danych

Zastosowanie systemu na uczelni

Comarch EZD wspiera pracę uczelni w zakresie efektywnego zarządzania obiegiem dokumentów. Wbudowany system uprawnień umożliwia pracownikom wgląd tylko w dokumenty i decyzje należące do ich domeny pracy a osobom koordynującym pracę działu - równomierny podział zadań między podległych pracowników, podjęcie istotnych decyzji, przekazanie sprawy do innego działu.

  • Obsługa sekretariatów
  • Obsługa dziekanatów
  • Zastosowanie w pozostałych obszarach

Zarządzanie dokumentami obejmuje w szczególności obsługę pism przychodzących i wychodzących. Przychodzące i wychodzące dokumenty są rejestrowane przez moduł Kancelarii w Dzienniku Korespondencji (Książka Podawcza i Książka Nadawcza), a następnie odpowiednio dekretowane do dalszej obsługi.

System obsługuje wszelkie czynności kancelaryjne związane z przetwarzaniem korespondencji, w szczególności: przekazywanie pism, prowadzenie rejestrów, numerację i klasyfikację dokumentów.

Dokumenty mogą występować w następujących postaciach: dokument papierowy, skan pisma, załącznik do e-maila (dowolny format).

Comarch EZD
  • Comarch EZD - program do obsługi dziekanatu
  • Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
  • Rejestracja dokumentów i załączników
  • Obsługa złożonych wniosków/podań oraz spraw
  • Rejestr wydanych dokumentów
  • Automatyczne generowanie dokumentów za pomocą raportów
  • Zarządzanie rezerwacją zasobów dydaktycznych
  • Graficzne definiowanie procedur obiegu dokumentów
  • Wsparcie dla pracy grupowej
  • Kartoteki studentów i pracowników
  • Podpis elektroniczny uwierzytelniający podjęte decyzje
  • Skanowanie i rozpoznawanie tekstu
  • Formularze wniosków i szablony dokumentów
  • Archiwizacja dokumentów i spraw
  • Historia prowadzonych spraw
  • Publikacja danych o prowadzonych i planowanych badaniach - informacje dla potencjalnych inwestorów
  • Obsługa finansowa grantów
  • Zbieranie zgłoszeń od firm i przedsiębiorstw oferujących stypendia sponsorowane dla wybranych studentów
  • Obsługa zaopatrzenia uczelni
  • Obsługa zamówień publicznych i innych postępowań

Skontaktuj się z ekspertem Comarch


Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.



Przejdź do formularza

EZD dla oświaty

e-Dziennik

Rozwiązanie Comarch dla jednostek oświaty zapewniające wsparcie w edukacji. System wprowadzony został we wszystkich gdyńskich szkołach i zapewnia elektroniczne zarządzanie dokumentacją od 2013 roku. Platforma Comarch zapewnia wgląd do e-dziennika zarówno rodzicom jak i uczniom. Dane przesyłane są zabezpieczonymi kanałami przez sieć publiczną. System umożliwia ocenę i ewidencję uczniów, organizację i prowadzenie zajęć lekcyjnych, tworzenie zestawień i raportów.
e-Dziennik

Korzyści z wdrożenia systemu e-Dziennik

System Comarch e-Dziennik jest kompleksowym i ujednoliconym rozwiązaniem, które objąć może wszystkie jednostki edukacyjne działające na terenie miasta. Platforma systemowa Comarch e-Dziennik pozwala zastapić papierową dokumentację nauczania w pełni elektronicznym dziennikiem, usprawnia i automatyzuje operacje wykonywane przez kadrę dydaktyczną a uczniom i rodzicom udostępnia bieżące informacje o postępach w nauce.

Szkoła 

  • poprawia wydajność pracy kadry dydaktycznej
  • zwiększa dostępność dzienników szkolnych
  • przyspiesza codzienne oraz okresowo wykonywane czynności, takie jak wystawianie ocen czy wypisywanie świadectw

Nauczyciele

  • otrzymują użyteczne narzędzia, które wspamagają pracę i automatyzuja podejmowane przez nich działania
  • usprawniony kanał komunikacji z rodzicami pozwala szybko reagować na problemy wychowawcze i przyczynia się do większego zangażowania uczniów oraz rodziców w proces dydaktyczny

Uczniowie i Rodzice

  • zyskują bezpłatne narzędzie kontroli postępów w nauce
  • w systemie znajduje się m.in. aktualny wykaz ocen, nieobecności, uwag, informacja o zadaniach i pracach domowych zleconych przez nauczyciela i inne dane. 
  • umożliwia zdalne usprawiedliwianie nieobecności oraz stanowi kanał komunikacji, poprzez który przekazywane mogą być informacje o uczniu, szkole i wszelkich istotnych wydarzeniach

Miasto

  • zapewnia ujednolicony interfes obsługi dla wszystkich podległych jednostek edukacyjnych
  • przyczynia się do długofalowej poprawy jakości edukacji
  • wpływa na uatrakcyjnienie miasta pod względem edukacyjnym oraz pomaga kształtować ofertę edukacyjną regionu