Rozwój przedsiębiorstwa Blachotrapez, poszerzanie oferty produktowej oraz obecność na nowych rynkach spowodowały, że dotychczasowe oprogramowanie do zarządzania kluczowymi procesami w firmie przestało spełniać oczekiwania firmy. W związku z tym zarząd zdecydował się na zamianę systemu na taki, który sprosta aktualnym potrzebom i umożliwi dalszy rozwój organizacji. Po przeanalizowaniu ofert od dostawców systemów ERP, wybór padł na rozwiązanie Comarch ERP XL.

System objął kluczowe dla firmy obszary związane z produkcją i dystrybucją pokryć dachowych oraz systemów rynnowych a także kontrolą dostaw asortymentu firm partnerskich. Zapewnia również pełne wsparcie pracy działu księgowości oraz procesów związanych z obsługą klienta. Dodatkowo oprogramowanie zostało zintegrowane z systemem do zarządzania obiegiem dokumentów Comarch DMS oraz aplikacją do optycznego rozpoznawania tekstu OCR

Comarch ERP XL nadzoruje produkcję w dwóch zakładach należących do Blachotrapez: niedawno otwartym pod Myślenicami oraz w Ponicach. Z systemu korzystają również pracownicy placówek sprzedaży detalicznej w Krakowie i Sękocinie pod Warszawą.

Informatyka na produkcji

Blachotrapez z powodzeniem wyznacza nowe trendy w szeroko rozumianej  branży budowlanej i odważnie wprowadza na rynek zupełnie nowe produkty. Dlatego firma do obsługi procesów produkcyjnych potrzebowała systemu, który byłby dostosowany do specyfiki produkcji dyskretnej, bo taka jest prowadzona w zakładach Blachotrapez. Jej cechą szczególną jest wytwarzanie jednostkowych, łatwych do zidentyfikowania produktów. Co oznacza, że pod koniec procesu produkcyjnego poszczególne produkty można odróżnić od siebie, nawet jeśli są w większości identyczne. Ich głównym elementem jest lista składowa odzwierciedlająca surowcowy skład wyrobu gotowego.

Comarch ERP XL umożliwia zarówno definiowanie prostych receptur, jak i rozbudowanych ścieżek działań niezbędnych do wytworzenia produktu, uwzględniających najdrobniejsze nawet elementy etapów produkcyjnych. Warto podkreślić, iż produkcję dyskretną charakteryzuje również odwracalność jej procesów. Taka ścieżka jest w ramach Comarch ERP XL również możliwa.

Za pomocą receptur dekompletacyjnych użytkownik ma możliwość definiowania listy surowców otrzymywanych z określonego produktu. Bez względu na to, czy artykuły są produkowane na zamówienie czy też na magazyn, system zadba o utrzymanie racjonalnych stanów magazynowych poprzez wyliczenie optymalnych ilości minimalnych i maksymalnych dla wszystkich surowców i wyrobów gotowych. Z kolei w procesie planowania bardzo ważne jest ustawienie odpowiedniej kolejki zleceń produkcyjnych. Wpływ na to mają różne czynniki, np. kolor przetwarzanego surowca czy termin lub trasa planowanej wysyłki. Firma ma w tym względzie również systemowe wsparcie.

- Dużą zaletą jest to, że sporo rzeczy w procesie produkcji jest wyłapywanych: rzeczywisty czas produkcji i założony czas technologiczny. Możemy również porównywać czas i koszty jakie były planowane, a jakie są rzeczywiste. Dzięki systemowi wiemy jak to wpływa na cenę oraz czy technologie produkcyjne są dobrze napisane. Comarch ERP XL pozwala nam na monitorowanie i analizę sporej ilości danych, dużo więcej wiemy o produkcji mając rozpisane szczegóły w technologiach i realizacjach. To bardzo ważne dla zachowania konkurencyjności produkcji – mówi Tomasz Magiera, Kierownik Procesów Technologicznych w Blachotrapez.

Organizacja miejsc pracy 

W Blachotrapez każdy etap produkcji rejestrowany jest przez operatorów na panelach Comarch MES czyli systemie realizacji produkcji (z ang. manufacturing execution system). Korzystając z tej aplikacji, pracownicy mogą ewidencjonować postęp wykonywanych czynności za pomocą ekranów dotykowych bezpośrednio na stanowisku pracy m.in. rejestrować uruchomienie operacji, wprowadzać informacje o wykonanych działaniach oraz informować o zakończeniu operacji produkcyjnych. Aplikacja MES jest w pełni responsywna czyli elastycznie dostosowuje się do rozdzielczości ekranu, dzięki temu może być wykorzystywana na różnych urządzeniach (panelach produkcyjnych, komputerach, urządzeniach mobilnych).

- Comarch MES daje nam możliwość rejestracji wykonanej całej operacji produkcyjnej lub tylko jej części, pozwala na nadzór i raportowanie przebiegu produkcji oraz na wgląd do zadań własnych oraz przypisanych innym pracownikom – mówi Tomasz Magiera.

Wielowątkowa struktura pracy na systemie wymaga od rozwiązania, aby było możliwie jak najbardziej przyjazne dla nowych pracowników. Jak przebiega to w Blachotrapez?

- Rozpoczynamy od wdrażania do pracy na pojedynczych operacjach – zakładanie zlecenia, weryfikacja realizacji. Wszystko jest tłumaczone bezpośrednio na systemie, dawkowane krok po kroku. Szacunkowo, do opanowania pracy na systemie w podstawowym zakresie, potrzeba ok. dwóch dni. Następnie po ok. 1-2 dniach obowiązki są stopniowo poszerzane. System pozwolił na wypracowanie metod wdrożenia i działania, które przekazujemy nowym pracownikom – wyjaśnia Anna Niklewicz, Kierownik Wdrożeń Systemów IT.

Wszystko pod jednym dachem

Elastyczność oraz kompleksowość Comarch ERP XL pozwoliła na rozszerzenie systemu o rozwiązania dedykowane branży pokryć dachowych, a wbudowane mechanizmy w zakresie modelowania procesów wprowadziły automatyzację w tym obszarze. Tak precyzyjne sprofilowanie systemu pomaga w zachowaniu przewagi w trudnym konkurencyjnie segmencie rynku. Blachotrapez otrzymał możliwość pełnego śledzenia (traceability) surowców. Przy kontraktach o wartości np. 1000 ton bardzo istotne jest szybkie i precyzyjne dotarcie do danej partii produkcyjnej otrzymanej z huty. Dzięki Comarch ERP XL dokładnie widać od jakiego dostawcy i z jakiego dnia pochodzi surowiec. Traceability pozwala uzyskać informację o pochodzeniu np. określonej blachy na każdym etapie produkcyjnym, może być to potrzebne choćby w przypadku reklamacji, przychodzących na daną partię materiału.

System umożliwia również rozliczalność co do kręgu czyli rejestrowanie rzeczywistego zużycia surowca dla wskazanego numeru kręgu, a także na autonumerację kręgów. Również przy zakupie kręgów blach, Comarch ERP XL wyszedł naprzeciw wymogom firmy i przygotował funkcjonalność istotną z punktu widzenia branży. Mowa o rozwiązaniu, które pozwala sprawdzać daną wartość przypisaną do zamawianego surowca. Przy dostawie następuje weryfikacja, czy przyjmowany krąg mieści się w parametrach, które huta zadeklarowała w kontrakcie. Dodatkowo prowadzona jest równoległa ewidencja różnych jednostek miary, w tym przypadku rzeczywista waga oraz długość. 

W tak dużej organizacji mamy także do czynienia ze znaczącą ilością procesów. Wsparciem dla wszelkiej ich automatyzacji jest rozwiązanie dostępne w standardzie Comarch ERP XL – moduł Modelowania Procesów. Jednym z przykładów może być sytuacja, kiedy na magazyn spływa dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) od dostawcy. System automatycznie go wyłapuje i wie, że musi zrobić przesunięcie magazynowe. Rozwiązania oparte na mechanizmach AI (sztucznej inteligencji) pozwalają zatem na oszczędność czasu wśród pracowników, który może zostać przeznaczony na bardziej potrzebne czynności, a także zmniejszają ryzyko popełnienia błędów.

W przypadku modułu Handel i Dystrybucja zamówienia pojawiają się w autorskiej aplikacji przedsiębiorstwa, a do Comarch ERP XL trafiają już gotowe zamówienia sprzedaży. Comarch ERP XL jest na tyle elastycznym rozwiązaniem, że w łatwy sposób pozwala na integrację z istniejącymi aplikacjami po stronie klienta. Implementacja systemu ERP zapewniła firmie Blachotrapez pełną kontrolę procesu rejestracji zamówień sprzedaży spływających z blisko 100 punktów zlokalizowanych na terenie całej Polski, redukcję czasu wprowadzania zamówienia, ścisły nadzór planowanego oraz faktycznego zużycia surowca.

Koniec z papierowymi dokumentami

Przedsiębiorstwo o skali Blachotrapezu każdego dnia generuje wysokie wolumeny różnego rodzaju dokumentów: faktury, dokumenty sprzedażowe, zamówienia, umowy. Każdy z tych dokumentów przechodzi przez wiele etapów dekretacji i akceptacji, co powoduje zatory w procesie i w konsekwencji możliwe są opóźnienia na różnych polach działania przedsiębiorstwa. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom, Blachotrapez podjął decyzję o wdrożeniu Comarch DMS – rozwiązania pozwalającego na czytelny i uporządkowany obieg dokumentów. Dodatkowo system ten został zintegrowany z narzędziem do optycznego rozpoznawania tekstu (Comarch OCR). Tak kompleksowe rozwiązanie pozwoliło na znaczące skrócenie czasu związanego z procesowaniem dokumentów począwszy od wprowadzania danych, poprzez ich akceptację, kończąc na archiwizacji. 

Dokumenty, które są spływają do firmy zarówno w formie papierowej, jak i za pośrednictwem e-maili są wprowadzane do obiegu przy użyciu technologii OCR i przesyłane do systemu Comarch DMS. Od tego momentu wszystkie prace związane z dokumentacją odbywają się już elektronicznie. Program umożliwia na tworzenie ścieżek obiegu oraz dekretowanie dokumentów właściwym pracownikom, o czym użytkownicy zostają powiadomieni w aplikacji. Przeprocesowane dokumenty przechowywane są w elektronicznym archiwum, które jest wyposażone w intuicyjną wyszukiwarkę pozwalającą na odnalezienie dokumentu po numerze, danych kontrahenta czy też dacie. Elektroniczny obieg dokumentów zintegrowany jest z Comarch ERP XL. 

Bezpieczeństwo danych przede wszystkim

Blachotrapez to firma o dużej świadomości z zakresu cyberbezpieczeństwa. Kadra menedżerska zdaje sobie sprawę, że każda awaria systemu komputerowego firmy, może uniemożliwić realizację zamierzonych celów przedsiębiorstwa. Dlatego zarząd Blachotrapez podjął decyzję, aby obsługę firmy w zakresie hardware-u IT powierzyć producentowi systemu czyli firmie Comarch. Dzięki temu odpowiedzialność i obsługa działania jest po stronie dostawcy oprogramowania. Pozwala to na koncentrację na profilu działania firmy, bez konieczności zajmowania się obsługą infrastruktury IT.

- Jest to wygodne rozwiązanie, a samo przeniesienie baz na serwery Comarch odbyło się sprawnie, szybko i bez problemów. Współpraca przebiega dobrze, również w weekendy, kiedy potrzebne jest wykonanie danej akcji po stronie Comarch – mówi Anna Niklewicz.