Czy dobre zarządzanie obiegiem palet może przynieść realne korzyści w funkcjonowaniu całego przedsiębiorstwa? Tak – zwłaszcza kiedy stanowią one istotny element kosztowy procesu obsługi zamówienia. Zapanowanie nad ich obiegiem było jedną z istotnych potrzeb biznesowych firmy Sawex  Foods, właściciela takich marek jak Britta, Halina, Rani czy Ocelio, posiadającej w swojej ofercie ryże, kasze, strączki, produkty BIO oraz bezglutenowe.

Firma Sawex powstała, gdy wolnorynkowy kapitalizm w Polsce dopiero się kształtował. Firma była również pionierem na innej płaszczyźnie, jest inicjatorem małej rewolucji, nawet ewolucji, w polskich domach, a dokładniej w kuchniach, związanej z gotowaniem ryżu. To właśnie firma Sawex była pierwszym importerem ryżu w woreczkach.

Dostosowanie systemu do potrzeb

Po 30-tu latach działalności i rozwoju biznesu, firma SAWEX podzieliła się na dwie niezależne spółki: Sawex Foods, której głównym zakresem działalności jest produkcja i handel szeroką gamą produktów spożywczych oraz Sawex SA, działającą w branży chemicznej. Obie łącznie zatrudniają blisko 100 pracowników. Rozwój sprawił, że obie firmy poszukiwały systemu, który kompleksowo obsłuży najważniejsze obszary biznesowe w przedsiębiorstwach.

Naszym celem było wdrożenie rozwiązania, które sprosta potrzebom biznesowym firmy  w zakresie produkcji, magazynu, księgowości, obsługi kadrowo-płacowej czy analizy danych z systemu ERP – bez konieczności integracji osobnych, dedykowanych rozwiązań. Istotne było także, by system miał pełną zgodność z przepisami prawa. Ostatecznie wybór padł na rozwiązanie Comarch ERP XL. Zdecydowały funkcjonalności narzędzia, elastyczność w zakresie dopasowania oferty przez dobór odpowiednich modułów systemu i ich szeroki wybór czy integracja z ECOD/EDI – mówi Aleksander Świętochowski, Prezes Zarządu Sawex Foods.

Proces wdrożenia rozpoczął się od określenia oczekiwań spółki oraz sposobów ich realizacji w systemie Comarch ERP XL. Zebranie informacji od pracowników, którzy na co dzień mieliby pracować przy użyciu nowego narzędzia informatycznego, pozwoliło zaproponować kierownictwu Sawex’u jak najlepsze rozwiązanie. Ze strony spółek Sawex’u udział w analizie wzięli użytkownicy kluczowi oraz kierownicy działów, ze strony T2S – partnera Comarchu odpowiedzialnego za wdrożenie – zespół konsultantów, których pracę koordynował kierownik projektu. Był to etap dyskusji, rozważań, weryfikacji możliwości i sposobów realizacji. Jego efektem końcowym był przedstawiony klientowi projekt funkcjonalny rozwiązania i opis działania systemu.

Już na etapie prezentacji zwróciliśmy uwagę na łatwość obsługi systemu czy brak konieczności importu danych pomiędzy modułami wynikający z szerokiego zakresu obszarów działania Comarch ERP XL. Istotnym elementem była również możliwość rozbudowy interfejsu systemu o dodatkowe przyciski, funkcjonalności i okna, których wymagaliśmy – opisuje Aleksander Świętochowski, Prezes Zarządu Sawex Foods.

Porządek, oszczędności i inne korzyści

W logistyce różnego rodzaju produktów: metalowych, tekstylnych, motoryzacyjnych czy chemicznych firmy powszechnie stosują palety jako nośnik. W przypadku Sawex Foods stanowią one istotny element kosztowy procesu obsługi zamówienia. Dzięki temu, że system Comarch ERP XL można dopasować do indywidualnych wymagań klienta, przygotowano rozwiązanie, które nadzoruje proces związany z ewidencją palet dostarczonych razem z towarem, ich zwrotem oraz rozliczaniem niezwróconych palet. Uporządkowało to nadzór nad ich obiegiem oraz wprowadziło oszczędności w zakresie gospodarki tym szczególnym rodzajem „opakowania”.

Implementacja Comarch ERP XL zmniejszyła koszty związane z integracją stosowanych wcześniej, dedykowanych rozwiązań oraz powstających błędów, będących skutkiem synchronizacji danych. Firma odnotowała też zmniejszenie kosztów wynikających z pomyłek pracowników przy przygotowywaniu wydań (w zakresie indeksu towarowego czy jego ilości) i obsłudze reklamacji.

Eliminacja błędów ludzkich przy realizacji zamówień była dla nas bardzo istotnym oczekiwaniem. Teraz wydania w Comarch ERP XL są przygotowywane z wykorzystaniem skanerów kodów EAN, dzięki czemu weryfikacja jest zautomatyzowana i nie jest zależna od poziomu wyszkolenia personelu czy błędu ludzkiego – podkreśla Aleksander Świętochowski.

Inteligentnie zautomatyzowana (za sprawą modelowania procesów w Comarch ERP XL) została też m.in. wysyłka dokumentów z Comarch ERP XL do klientów i walidacja działań pracowników (np. złożenie zamówienia zakupu powyżej ustalonej wartości wymaga akceptacji przełożonego działu).

Przejrzysty obieg dokumentów oraz czytelne dane

Jako że jednym z istotnych elementów zarządzania przedsiębiorstwem jest właściwa interpretacja danych, generowanych każdego dnia w ogromnych ilościach, firmy coraz częściej wspierają się przy tym sztuczną inteligencją i jej niemal nieskończonymi mocami obliczeniowymi. W Sawex’ie dane analizowane są w Comarch Business Intelligence, zintegrowanym z Comarch ERP XL dla wielu zastosowań: zarządzania płynnością finansową (analiza płatności klientów), obrotem towarów (analiza zalegania surowców) czy rozliczania efektywności pracy pracowników (dane zaczytywane są do modułu z zewnętrznego systemu rejestracji czasu pracy RCP). Informacje dotyczące sprzedaży, ilości zamówień są pomocne w planowaniu zatowarowania w zakresie opakowań produktowych oraz palet. Raporty prezentowane są w postaci przejrzystych wykresów, co sprawia, że wgląd w stan firmy jest wygodniejszy, a podejmowanie decyzji biznesowych łatwiejsze.

Po kilku latach od wdrożenia, spółka zdecydowała się uruchomić – zintegrowany z Comarch ERP XL – system porządkujący obieg dokumentów i akceptację faktur – czyli Comarch DMS. Wskutek tego łatwo jest obecnie ustalić na jakim etapie znajduje się dany dokument i czyjej akceptacji czy opisu wymaga. I nie wykonuje się już podwójnej pracy związanej z ich obróbką, gdyż wszystkie dokumenty, które przenoszone są do systemu ERP, automatycznie tworzą odpowiadające im dokumenty w tymże systemie.