E-teczki – digitalizacja akt pracowniczych

Od początku tego roku przedsiębiorcy mogą prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. Korzyści płynących z wdrożenia e-teczek zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników jest wiele.

Dzięki digitalizacji teczek pracownika, wszystkie dokumenty dotyczące historii zatrudnienia mogą być gromadzone i zapisane przez oprogramowanie kadrowo-płacowe w jednym miejscu. Odpowiednio dobrany system ERP pozwoli na pełną archiwizację oraz gwarancję bezpieczeństwa danych.

Systemy z rodziny Comarch ERP posiadają funkcjonalność elektronicznej teczki pracownika, co daje możliwość prowadzenia akt pracowniczych w formie zdigitalizowanej.

Elektroniczne segregatory

Przepisy zobowiązują pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej, która zawiera m.in. świadectwa pracy, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie czy też zaświadczenia o ukończonych szkoleniach BHP.

Biorąc pod uwagę, że każdy pracownik zmienia miejsce zatrudnienia kilka razy z życiu, to ilość archiwizowanych dokumentów jest spora. Często przedsiębiorcy musieli adaptować pomieszczenia z przeznaczeniem na archiwum. Teraz mogą wszystko zapisywać w bazie systemu ERP, na dysku lokalnym lub zamieszczać w chmurze ­– mówi Urszula Kozłowska, konsultant systemów Comarch ERP.

Struktura e-Teczki w systemach Comarch ERP standardowo zawiera cztery części. Pierwsza z nich gromadzi dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, kopie dyplomów potwierdzających wykształcenie i świadectw pracy od poprzednich pracodawców). W drugiej znajdują się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (np. umowa o pracę, kopie zaświadczeń o ukończonych szkoleniach w trakcie zatrudnienia). W kolejnej pracodawca może kompletować dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia a w czwartej informacje o karach porządkowych nakładanych na pracownika.

e - teczka w module kadry place systemu erp Comarch ERP Optima - screen - widok interfejsu

Skanuj i zapisz

Dokumenty pracownicze trafiają do bazy w prosty sposób. Ich papierowe wersje są skanowane, konwertowane do formatu PDF i przesyłane do odpowiedniej zakładki w e-Teczce. Każdy plik może zostać potwierdzony podpisem cyfrowym, co gwarantuje zgodność z oryginałem.

Korzyści dla pracodawców i wygoda dla pracowników

Wprowadzenie możliwości digitalizacji teczek pracownika było długo wyczekiwaną przez polskich przedsiębiorców zmianą w przepisach.  Zdawali sobie sprawę, że wdrożenie e-teczek niesie  ze sobą wiele korzyści. Dla pracodawcy to czysta optymalizacja kosztów i proste oszczędności.

Dokumenty pracownicze jako e-Teczki to oszczędność miejsca i czasu

Wdrożenie e-teczek oznacza mniejsze zużycie papieru, ograniczenie powierzchni dla tradycyjnych archiwów  a także odciążenie działu kadr i HR od czasochłonnych czynności.  Dodatkowo prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej gwarantuje pełne dostosowanie do wymogów stawianych przez RODO. Aby e-teczki były prowadzone we właściwy sposób, niezwykle ważne jest wybranie odpowiedniego oprogramowania, które w pełni spełni wymogi nowych przepisów i usprawni bieżącą pracę.  Systemy Comarch ERP zawierają już wszystko, czego potrzebują przedsiębiorcy w związku z e-teczkami pracownika – zaznacza Urszula Kozłowska z Comarch.

Dzięki przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej, zostają one zgromadzone w jednym miejscu: w bazie danych systemu ERP , na dysku lokalnym lub w chmurze, co zapewnia łatwy do nich dostęp. To duża wygoda zarówno dla pracowników, jak i pracowników w sytuacji, kiedy należy zgromadzić wszystkie dokumenty potwierdzające historię zatrudnienia.

Do złożenia wniosku o emeryturę potrzebne są dokumenty ze wszystkich miejsc pracy. Dla pracownika oznacza to czasochłonne wizyty w poszczególnych zakładach pracy, z kolei dla pracodawcy obowiązek przygotowywania takich zaświadczeń. Przy użyciu oprogramowania do obsługi e-teczek te procesy znacznie się skracają. System przechowuje świadectwa pracy, dlatego specjalista działu kadr w prosty  sposób wygeneruje właściwy dokument, który pracownik może  złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych – wyjaśnia pracownik Comarch.

Digitalizacja teczek pracownika jest konsekwencją coraz większego stopnia cyfryzacji polskich przedsiębiorstw. Mimo, że wdrożenie e-teczek nie jest obligatoryjne, to odkładanie tego w czasie nie ma większego sensu. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej to wymierne korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i zatrudnionych.