KSeF jak przegląd samochodu. Ekspert omawia nowy system kilka dni przed startem
– Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy – przestrzegał w rozmowie w Onet Rano Finansowo poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP.
Kluczowe są dwie daty. Duże podmioty będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego. Mniejsze firmy zobowiązane do tego zostaną od 1 kwietnia. Jak przypomina Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP: – Pamiętajmy, że ten obowiązek dotyczy wystawiania faktur, ale te dokumenty trzeba jeszcze w KSeF odbierać. W przypadku dużych przedsiębiorstw, takich jak operatorzy telekomunikacyjni czy sieci stacji benzynowych, wysyłka faktur do systemu stanie się faktem, ale jako odbiorcy musimy być gotowi na ich sprawne przyjmowanie, bez względu na wielkość organizacji. Można zatem przypuszczać, że znaczna część przedsiębiorców zacznie korzystać z KSeF właśnie od początku lutego.
Co więcej, nowy system fakturowania nie dotyczy tylko dużych czy średnich przedsiębiorców, ale też osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Rodzaj i wielkość organizacji wiążą się z różnymi wyzwaniami związanymi z integracją KSeF.
– KSeF to nie jest tylko zmiana techniczna, ale operacyjna, która redefiniuje strukturę firmy. Wpływa on na proces sprzedaży poprzez zmianę zasad korygowania faktur, oraz na prace księgowych, którzy zyskują dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym. Skończą się czasy wysyłania skanów mailem czy dowożenia dokumentów w formie papierowej. W przypadku większych podmiotów to ogromne wyzwanie dla działów IT, które muszą utrzymać integrację z systemem krajowym. Z kolei dla małych firm to przede wszystkim koniec problemu „zaginionych faktur”. Niezależnie od tego, czy kupujemy paliwo na stacji, czy zamawiamy towar w sieci, dokument pojawi się w systemie automatycznie. Nie musimy już o nim pamiętać ani pilnować jego dostarczenia do księgowości, on tam po prostu będzie – podkreśla ekspert Comarch.
“Jakoś to będzie” nie wystarczy
Mimo że KSeF stanie się obowiązkowy już za moment, to zaledwie kilka miesięcy temu aż 37 proc. firm z sektora MŚP przyznało, że nie rozpoczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia systemu (źródło: raport Comarch i PMR). Tymczasem wdrożenie KSeF, zwłaszcza w przypadku większych organizacji, oznacza zwykle wielomiesięczny proces: konieczność przeszkolenia pracowników, wdrożenia rozwiązań IT, zapoznania się z procedurami. Najmniejsi przedsiębiorcy również nierzadko bagatelizują przygotowania do zmian.
Radosław Lasota: – Mikroprzedsiębiorcy wychodzą z założenia, że „jakoś to będzie” lub że ostatecznie zajmie się tym księgowość. To błąd. KSeF zmienia fundamentalne podejście do prowadzenia biznesu. Wystawiania faktur nie będzie można już odkładać na ostatnią chwilę. Dobrą wiadomością dla firm jest ogłoszona abolicja: do końca roku nie będą nakładane kary za błędy popełnione w systemie. Nie traktowałbym tego jednak jako zachęty do bierności, ale raczej jako bezpieczny okres, który warto przeznaczyć na naukę „na żywym organizmie”.
Jak dodaje specjalista, jednym z najczęściej popełnianych przez firmy błędów jest przeświadczenie, że system rozwiąże problemy za przedsiębiorcę. – Przekonanie, że przedsiębiorca nie musi zagłębiać się w zasady KSeF, jest bardzo ryzykowne. Musimy pamiętać, że nowelizacja przepisów zmienia cały model operacyjny: od sposobu wystawiania dokumentów, przez ich odbiór, aż po archiwizację. System informatyczny jest jedynie narzędziem, ale to po stronie przedsiębiorcy leży zrozumienie tej modelowej zmiany – mówi.
Im dłużej czekamy…
Ekspert przestrzega przed zwlekaniem z integracją nowego systemu.
– Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy. Wykorzystajmy obecny czas na spokojne przygotowanie, zwłaszcza że działamy w okresie bez sankcji. To najlepszy moment, by oswoić się z systemem bez zbędnej presji – podsumowuje.
Całą rozmowę obejrzysz poniżej: