Wyniki testu KSeF od Comarch. Firmy znają teorię, ale gorzej u nich z przygotowaniem praktycznym
Krajowy System e-Faktur już w przyszłym roku będzie obowiązkowy dla firm w Polsce. Co przedsiębiorcy wiedzą o nowym systemie fakturowania, a czego jeszcze nie? Comarch postanowił to sprawdzić, przygotowując specjalny test wiedzy o KSeF. Efekty? Są obszary, w których świadomość firm jest wysoka – szczególnie w zakresie podstawowych zasad działania systemu. Mimo stosunkowo dużej wiedzy teoretycznej szwankuje jednak przygotowanie praktyczne do integracji z nowym systemem. A właśnie to będzie kluczowe w efektywnym wykorzystaniu KSeF.
Przedsiębiorcy mogli rozwiązywać test „Gotowi na KSeF” od kwietnia. Składał się z dwóch części: sprawdzającej wiedzę oraz poziom przygotowania na integrację z systemem. Uczestnicy najpierw odpowiadali na pytania sprawdzające ogólną wiedzę i znajomość podstawowych informacji na temat KSeF, a następnie na te dotyczące kwestii technicznych i indywidualnych doświadczeń firm z nowym systemem fakturowania. Ankietowanych pytano m.in. o automatyzację procesów w systemach ERP i obsługę wyjątkowych sytuacji, takich jak faktury dla kontrahentów zagranicznych.
W pierwszej części testu wzięło udział ponad 1110 respondentów, w drugiej – ok. 300.
Co zrobić, gdy KSeF będzie miał awarię?
Wyniki testu pokazały, że przedsiębiorcy dobrze znają kluczowe obowiązki i zasady działania KSeF. 89 proc. poprawnie odpowiedziało na pytanie, co zrobić, jeśli system KSeF będzie miał awarię (fakturę można wystawić w trybie offline i przesłać ją do klienta w inny sposób, a po ustaniu awarii wysłać ją przez KSeF). 88 proc. wiedziało też, że po wysłaniu faktury do odbiorcy poprzez nowy system nie trzeba podejmować dodatkowych kroków.
Nieco gorzej przedsiębiorcy poradzili sobie z pytaniem o to, które firmy będą objęte obowiązkiem KSeF. 71 proc. respondentów wiedziało, że dotyczy on wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Polsce, w tym tych zwolnionych z VAT. Niemal identyczny odsetek osób wskazał poprawnie, że terminem wystawienia faktury jest data jej przesłania do KSeF.
– O Krajowym Systemie e-Faktur w przekazie publicznym nie mówi się zbyt dużo, ale każdy z podatników już prawdopodobnie usłyszał niejednokrotnie hasło „KSeF” i zna jego podstawowe założenia – ocenia Paweł Krupa, Product Manager rozwiązań z obszaru finansów i księgowości w Comarch Enterprise Solutions. – W Polsce nie powstał wcześniej projekt obligujący firmy do stałej komunikacji z platformą rządową o podobnym zasięgu, więc nie jest zaskoczeniem, że nie wszystkie niuanse są jasne – dodaje.
Ankietowani największy problem mieli z pytaniami, które wymagały szczegółowego zagłębienia się w specyfikę działania Krajowego Systemu e-Faktur. Przykładowo, tylko 56 proc. z nich wiedziało, że faktura sprzedaży wystawiona na firmę zagraniczną z reguły będzie wysyłana do KSeF, a wydruk jednocześnie zostanie przekazany inną ścieżką do odbiorcy. Jeszcze gorzej ankietowani poradzili sobie z pytaniem, czy sprzedawca może sprawdzić, że odbiorca pobrał fakturę z KSeF. Poprawnej odpowiedzi (że nie jest to możliwe) udzieliło zaledwie 45 proc. przedstawicieli firm.
Paweł Krupa tak ocenia te wyniki: – Krajowy System e-Faktur diametralnie zmienia sposób generowania i przekazywania faktur do odbiorcy. Dotychczasowa logika działania nie sprawdzi się po 1 lutym 2026 roku. Nawet generowanie faktur sprzedaży dla przedsiębiorców zagranicznych ulegnie zmianie. Wiele osób błędnie wskazało, że dostawca będzie mógł sprawdzić, czy odbiorca odebrał fakturę z KSeF. Tutaj warto przypomnieć jedną z najważniejszych cech platformy KSeF, która mówi, że dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF, więc odbiorca otrzyma fakturę ustrukturyzowaną bez względu na to, czy wyrazi zgodę na taką formę fakturowania.
Czy mój ERP jest gotowy na KSeF?
Duże trudności przysporzyła również odpowiadającym część techniczna testu. Na przykład na pytanie, czy Ministerstwo Finansów przewidziało możliwość próbnej komunikacji z platformą KSeF, dobrze odpowiedziało 57 proc. ankietowanych (poprawna odpowiedź to: tak, ale użytkownik musi korzystać z rzeczywistej autoryzacji).
Firmy pytano też o stopień integracji ich systemów IT (np. ERP) z KSeF. Tylko 44 proc. wskazało, że ich oprogramowanie automatyzuje proces rejestracji faktury zakupu z KSeF, gdy dane na niej pochodzą od nowego kontrahenta. Jeszcze gorzej wypadły wyniki, gdy pytano o to, czy posiadany system potrafi automatycznie parować faktury zakupu pobrane z KSeF z dokumentami magazynowymi, zamówieniami lub zaliczkami. Twierdząco odpowiedziało zaledwie 33 proc. respondentów.
– Odpowiedzi na pytania dotyczące automatyzacji procesów w zakresie faktur zakupowych nie były łatwe dla podatników, ponieważ z uwagi na dotychczasowe ręczne przepisywanie danych z faktur do systemu, takiego poziomu automatyzacji nie można było uzyskać. Wyniki te wskazują również, że jeszcze sporo pracy czeka dostawców IT w zakresie uświadamiania klientom potencjalnych korzyści odpowiedniego wdrożenia KSeF – mówi Paweł Krupa.
Wnioski? Najwięcej trudności firmom sprawiają kwestie techniczne i przygotowanie systemów do integracji z KSeF. Respondenci mieli problem z pytaniami o m.in. możliwość sprawdzenia, czy odbiorca pobrał fakturę, reguły dotyczące załączników czy obsługę transakcji zagranicznych. Dużym wyzwaniem jest także ograniczona świadomość tego, w jaki sposób systemy ERP mogą zautomatyzować procesy związane z KSeF. To sygnał, że przed firmami jest jeszcze sporo pracy, by w pełni przygotować się na obowiązkowe wdrożenie KSeF – zwłaszcza w obszarze integracji i automatyzacji.
– Wyniki testu jasno wskazują, że rewolucyjny Krajowy System e-Faktur będzie sporym wyzwaniem dla podatników, a jego działanie rodzi jeszcze wątpliwości. Jeden z niepokojących wniosków z testu nie dotyczy wiedzy, lecz świadomości o technologii używanej przez firmy. Skoro zaledwie co trzecia firma jest gotowa na automatyczne przetwarzanie faktur z KSeF, oznacza to, że większość przedsiębiorców nie dostrzega, że klucz do sukcesu leży w integracji z systemem ERP – komentuje Paweł Krupa.
I dodaje: – Ważną kwestią w kontekście KSeF jest więc odpowiednie wykorzystanie potencjału systemów ERP, jaki daje wejście w życie tej platformy. Kluczowe staje się przejście z teorii do praktyki, a więc wprowadzenie w życie wiedzy o KSeF, którą firmy już mają, przez odpowiednie zintegrowanie systemu ze swoim systemem. Bez skutecznej integracji KSeF, zamiast być szansą, stanie się on dla wielu firm uciążliwością.
Comarch jako dostawca oprogramowania ERP nie tylko zapewnia pełną integrację z KSeF, ale też edukuje o nowym systemie fakturowania.