Technologia, która orzeźwia jak napoje. Jak system ERP przyspieszył w ON LEMON produkcję o 35%?

ON LEMON Sp. z o.o. obsługuje w ON trade ponad 2 tys. klientów rocznie, a ich produkty - naturalne napoje - trafiają do przeszło 800 punktów sprzedaży. Choć historia marki zaczęła się w Katowicach, ich napoje podbijają dziś Europę. Orzeźwiające smaki można znaleźć na półkach restauracji czy sklepów ponad 20 krajów, m.in. w Niemczech, Belgii, Francji, Hiszpanii, Wielkiej  Brytanii, Czechach, Bułgarii czy nawet Islandii.

Excel na “off”, technologia na “ON”

Tak intensywna ekspansja wymaga zaawansowanego planowania, ale też nowoczesnej technologii. Zwłaszcza że firma na skutek rozwoju zaczęła zmagać się z kilkoma wyzwaniami. Głównym hamulcem były rozproszone dane – ON LEMON brakowało jednej, zcentralizowanej bazy klientów i kontrahentów, co wymuszało ręczne zakładanie kart i nierzadko powodowało niespójności. Podobnie sytuacja wyglądała z analityką i raportowaniem – raporty sprzedaży czy te związane z wydanymi towarami były tworzone ręcznie lub częściowo w Excelu.

Kolejnym obszarem wymagającym usprawnienia stała się praca w terenie: brand managerowie pracujący z klientami nie mieli mobilnego dostępu do aktualnych danych o stanach magazynowych, płatnościach czy historii współpracy. Problem powodowała też utrudniona obsługa zamówień i procesów magazynowych (np. brak zintegrowanego systemu do składania zamówień w imieniu klientów oraz mechanizmu do obsługi zamówień z przeliczeniami). Co więcej, przedstawiciele handlowi nie dostawali aktualnych informacji o przeterminowanych płatnościach, co uniemożliwiało szybką reakcję na zaległości.

Wystarczyły trzy miesiące 

Tak szeroki wachlarz potrzeb wymagał holistycznego spojrzenia. Z pomocą przyszła technologia w postaci systemu Comarch ERP XL, który w organizacji wdrożył Partner, firma Kotrak. Oprogramowanie krakowskiej spółki informatycznej gwarantowało nie tylko pełną integrację różnych procesów biznesowych i skalowalność, ale też pełną zgodność z przepisami polskiego prawa czy bogaty zestaw modułów do konkretnych zadań.

Po zdiagnozowaniu problemów przystąpiono do wdrażania narzędzi. System wraz z pakietem aplikacji zintegrowanych (obejmującym moduły od produkcji, księgowości, aż po Business Intelligence) uruchomiono w firmie w zaledwie trzy miesiące. Dzięki temu środowisko operacyjne ruszyło pełną parą tuż przed startem sezonu wysokiej sprzedaży napojów.

Implementacja objęła szereg nowoczesnych rozwiązań, takich jak automatyczny import faktur z rozlewni do systemu ERP czy pełna integracja aplikacji z systemami zewnętrznymi firmy (m.in. z e-sklepem i narzędziami do zarządzania obiegiem dokumentów).

Na tym nie koniec

Efekty wdrożenia widać w twardych liczbach: 35-procentowe przyspieszenie realizacji zleceń produkcyjnych. Co ważne, nowy system zapewnił cyfryzację pracy w terenie, uproszczenie sprzedaży (poprzez automatyczne przesyłanie dokumentów do klientów) oraz integrację procesów w rozlewni (dokumenty są generowane na podstawie pliku i automatycznie przetwarzane przez Comarch ERP XL).

Bardzo ciekawym rozwiązaniem stała się też dedykowana aplikacja dla klientów, dzięki której mogą oni składać zamówienia, kontrolować swoje salda czy sprawdzać historię zamówień. Zmienił się też komfort pracy załogi – dzięki panelowi magazyniera pracownicy zawsze wiedzą, co dokładnie mają przygotować do wysyłki. Technologia wsparła też wiedzę Zarządu, który zyskał dostęp do aktualnych danych i raportów o stanach magazynowych, co pozwala mu podejmować decyzje oparte na twardych liczbach.

– Polecamy system Comarch ERP XL, który skutecznie automatyzuje pracę oraz integratora i wdrożeniowca aplikacji, firmę Kotrak S.A., dzięki której pracujemy na stabilnym oprogramowaniu i mamy nieustanne wsparcie powdrożeniowe – mówi Robert Orszulak, założyciel ON LEMON. – Nie poprzestajemy na dotychczas zrealizowanych zadaniach. Mamy plany dotyczące dalszego rozwoju wdrożonych systemów. Oprogramowanie dorównuje kroku rozwojowi naszej firmy i wraz ze wzrostem potrzeb, będziemy je dynamicznie dostosowywać do naszych bieżących wymagań – dodaje.