Około 80 tys. małych i średnich firm jeszcze w tym roku uruchomi Pracownicze Plany Kapitałowe. Przedsiębiorstwa w najbliższych tygodniach muszą podpisać umowę o zarządzanie programem oszczędnościowym z wybraną instytucją finansową oraz zawrzeć umowę o prowadzenie w imieniu i na rzecz pracowników. Dodatkowo firmy powinny zaplanować harmonogram wdrożenia procedur związanych z zarządzaniem PPK oraz dostosować system informatyczny do obsługi programu.

Istnieje kilka możliwości przygotowania środowiska IT do obsługi procesów  związanych z nowymi przepisami. Przedsiębiorca może zakupić jedynie aplikację, która umożliwia obsługę  wszystkich procesów związanych z programem lub wdrożyć kompleksowy system kadrowo-płacowy z wbudowaną opcją dedykowaną dla PPK. Alternatywą jest zlecenie wszystkich działań do biura rachunkowego.

Weź udział w bezpłatnym webinarze o PPK w małej i średniej firmie. Zapisz się>>

Kartki z kalendarza PPK

PPK funkcjonuje w Polsce od lipca 2019 roku. Jako pierwsze obowiązkiem zostały objęte duże firmy. Następne w kolejności były średnie przedsiębiorstwa, zatrudniające od 50 do 249 pracowników (według stanu na 30 czerwca 2019). Te weszły do programu PPK już 1 stycznia tego roku i zgodnie z pierwotnymi założeniami do 24 kwietnia miały podpisać umowę na zarządzanie z wybraną instytucją finansową, a do 11 maja umowę na prowadzenie. Terminy te uległy zmianie, ze względu na pandemię koronawirusa i zamrożenie gospodarki.

Według nowych ustaleń daty na wywiązanie się z obowiązków związanych z wdrażaniem PPK w firmach zostały ujednolicone dla średnich i małych przedsiębiorstw. Do 27 października podmioty te mają czas na podpisanie umowy o zarządzanie PPK a do 10 listopada na zawarcie umowy o prowadzenie PPK – tłumaczy Magdalena Pacan, konsultant systemów Comarch ERP.

Małe firmy, a więc te, które 31 grudnia 2019 roku zatrudniały od 20 do 49 pracowników przystąpiły do programu oszczędnościowego 1 lipca tego roku – dodaje Magdalena Pacan.

Kupić system informatyczny czy nie?

Przygotowanie firmy do uruchomienia PPK jest dużym wyzwaniem. Znaczna część prac będzie wykonywana przez pracowników działów kadrowo-płacowych.

Do ich obowiązków będzie należało m.in. ustalenie liczby zatrudnionych, którzy zdecydowali się na pozostanie w programie oraz zawarcie w ich imieniu umowy o prowadzenie. W dalszej kolejności dział kadrowo-płacowy będzie musiał obliczać wysokość składek i odprowadzać je do wybranej instytucji finansowej.

Oczywiście wszystkie te zadania mogą samodzielnie realizować pracownicy firmy, wprowadzając ręcznie niezbędne dane do systemów udostępnianych przez instytucje finansowe. Jednak wiąże się to z koniecznością stworzenia dodatkowego etatu lub delegowania do tych obowiązków osoby już zatrudnionej. W efekcie jest to rozwiązanie kosztowne, czasochłonne a przede wszystkim podatne na ryzyko popełnienia błędów przy wypełnianiu formularzy. Z informacji, jakie otrzymujemy od dużych firm, z którym współpracujemy w ramach projektów na systemy klasy ERP, wiemy, że niewiele z nich zdecydowało się na takie rozwiązanie. Natomiast te przedsiębiorstwa, które uruchomiły aplikację Comarch PPK doceniają możliwości, jakie daje w zakresie automatyzacji przesyłania danych z systemu kadrowo-płacowego, co jest dużą oszczędnością czasu oraz eliminuje możliwość wystąpienie błędu ludzkiego – zaznacza Magdalena Pacan.

Dodatkowo aplikacja Comarch PPK jest zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami, ponieważ  jest na bieżąco dostosowywana do zmieniających się przepisów i interpretacji. Użytkownik może być pewny, że będzie zawsze działać zgodnie z literą prawa. Aplikacja pilnuje również terminów i z wyprzedzeniem przypomina o nich, co zapobiega potencjalnym karom finansowych za niedopełnienie obowiązków wynikających z ustawy. Oprogramowanie jest ściśle zintegrowane z modułami kadrowo-płacowymi rozwiązań Comarch ERP, ale współpracuje również z systemami kadrowo-płacowymi innych producentów. Może działać także samodzielnie.

A co z kosztami?

Wielu przedsiębiorców decyzję o zakupie i wdrożeniu aplikacji do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych uzależnia od kosztów, a na ich wysokość wpływa kilka czynników. Po pierwsze wielkość firmy i liczba pracowników pozostających w programie. Po drugie fakt czy firma kupuje cały system płacowo-kadrowy wraz z programem do obsługi PPK, czy też tylko aplikację. Do tego należy doliczyć opłatę za wdrożenie. Jeżeli w przedsiębiorstwie funkcjonuje dział IT, to tych dodatkowych kosztów nie będzie.

Dla tych przedsiębiorców, którzy nie chcą ponosić jednorazowej opłaty związanej z uruchomieniem informatycznej obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych, idealnym rozwiązaniem jest korzystanie z systemów Comarch ERP w wersji chmurowej z miesięcznym abonamentem za użytkowanie– radzi Magdalena Pacan.

Dużą zaletą usługi cloud jest automatyczna aktualizacja systemu, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności ze strony użytkownika.

Z aplikacji Comarch PPK korzysta już ponad 400 firm i instytucji, m.in. Kopalnia Soli w Bochni, Klasztor Ojców Paulinów na Jasnej Górze, CUK Ubezpieczenia, Herbapol czy GoodFood.

Przypomnijmy, na czym polegają PPK

Pracownicze Plany Kapitałowe są nowym systemem gromadzenia oszczędności przez pracowników. Składki będą współfinansowane przez pracownika oraz pracodawcę, z dodatkowym udziałem środków pochodzących w budżetu państwa. Według założeń ustawodawcy, uczestnictwo w systemie jest dobrowolne, a środki odprowadzane w ramach PPK są gromadzone na indywidualnych kontach pracowników prowadzonych przez instytucje finansowe. Pracownik będzie mógł w każdym momencie zrezygnować z przekazywania wpłat do PPK, składając deklarację rezygnacji. Uczestnicy programu będą mogli wykorzystać oszczędności po ukończeniu 60 roku życia. 25% zgromadzonych środków zostanie wypłacone jednorazowo, a pozostała część - w minimum 120 miesięcznych ratach. Środki mogą być wcześniej wykorzystane, ale z pewnymi obostrzeniami np. gdy uczestnik będzie potrzebował wkładu własnego do kredytu mieszkaniowego albo w razie poważnego zachorowania na leczenie swoje, małżonka lub dziecka.