Brak ERP – wyzwania firm bez zintegrowanych systemów zarządzania

Prowadzenie przedsiębiorstwa nie zawsze przynosi oczekiwane rezultaty. Wzrost i rozwój firmy często postrzegane są przez pryzmat rosnącej sprzedaży i zwiększonej liczby zamówień. Z pozoru może to świadczyć o efektywności i innowacyjności przedsiębiorstwa, jednak pod powierzchnią sukcesu może narastać chaos operacyjny. Rozproszone w dziesiątkach arkuszy Excela dane, mailowa komunikacja i różne informacje w każdym z działów – taki obraz to codzienność wielu przedsiębiorstw, które wciąż borykają się z problemem, jakim jest brak systemu ERP.  

To nie tylko kwestia braku nowoczesnego oprogramowania – to prawdziwy dług technologiczny, który z każdym dniem spowalnia rozwój firmy, zwiększa ryzyko błędów i zmniejsza jej konkurencyjność. Zarządzanie przedsiębiorstwem bez odpowiedniego systemu ERP to gra, w której koszty utraconych szans i operacyjnej nieefektywności zaczynają przewyższać oszczędności na wdrożeniu. 

Rozproszone dane, niepewne decyzje

Jednym z najbardziej palących wyzwań firm bez ERP jest brak integracji danych. Informacje są rozproszone po różnych arkuszach kalkulacyjnych, programach księgowych i systemach sprzedażowych. Taki chaos uniemożliwia uzyskanie jednolitego obrazu sytuacji w firmie, a podejmowanie decyzji opiera się na niekompletnych lub nieaktualnych danych. Konsekwencje takiego stanu są poważne: błędy w zamówieniach, opóźnienia w produkcji, a także frustracja pracowników, którzy marnują czas na ręczne przenoszenie danych (58% średnich i dużych polskich firm według raportu „Made in Poland 2024”). W efekcie koszty utrzymania firmy rosną, przez co traci ona na okazje biznesowe, zaufanie klientów i konkurencyjność.

Innowacje poza zasięgiem

Współczesny biznes wręcz zmusza firmy do korzystania z zaawansowanych narzędzi, w tym takich, które wykorzystują sztuczną inteligencję. Jak podaje raport „Made in Poland 2024” przygotowany przez PMR we współpracy z Comarch, aż 49% średnich i dużych polskich firm nie jest w stanie wskazać w jakim obszarze działalności może wykorzystać AI. Niestety, firmy bez systemu ERP mają utrudniony dostęp do nowoczesnych narzędzi, a tym samym szans na poznanie możliwości jakie niesie za sobą sztuczna inteligencja. Brak zintegrowanej bazy danych sprawia, że wdrożenie AI, która do prawidłowego działania potrzebuje dostępu do spójnych i kompleksowych informacji, jest praktycznie niemożliwe. W rezultacie organizacja pozostaje na niskim poziomie, a firma traci szanse na optymalizację procesów, automatyzację, predykcję trendów rynkowych czy personalizację oferty dla klienta. 

ERP i KSeF

Nadchodząca implementacja Krajowego Systemu e-Faktur stanowi istotny test dla efektywności operacyjnej przedsiębiorstw i podkreśla ich trudności związane z brakiem systemu ERP. Dla firm, które wdrożyły nowoczesny system ERP, proces integracji z KSeF jest prosty i w dużej mierze zautomatyzowany. Jednak w przedsiębiorstwach, które wciąż polegają na rozproszonych systemach, brak integracji staje się poważnym wyzwaniem. Według testu wiedzy o KSeF przeprowadzonego przez Comarch, tylko 44% firm posiada oprogramowanie automatyzujące proces rejestracji faktury zakupu z KSeF. Brak gotowości technologicznej oznacza konieczność ręcznego wystawiania i przesyłania faktur, co jest czasochłonne, podatne na błędy i generuje dodatkowe koszty utrzymania firmy. W obliczu nadchodzących regulacji, inwestycja w zintegrowany system ERP przestaje być opcją, a staje się strategiczną koniecznością.

Bezpieczeństwo i skalowalność

Aż 50% średnich i dużych firm uważa, że bezpieczeństwo to kluczowe wyzwanie IT w najbliższych latach (raport „Made in Poland 2024”). Mimo to nadal wiele przedsiębiorstw nie korzysta z systemu ERP i przechowuje wrażliwe dane w rozproszonych oraz niezabezpieczonych lokalizacjach, takich jak niezależne pliki, systemy, a nawet fizyczne archiwa. Brak centralnego punktu kontroli znacząco zwiększa ryzyko wycieku lub utraty kluczowych informacji. Znikają również ustandaryzowane procedury tworzenia kopii zapasowych, co może prowadzić do poważnych konsekwencji, włączając w to naruszenie przepisów RODO oraz dotkliwe straty finansowe. Co więcej, taka organizacja pracy uniemożliwia efektywną skalowalność. Rozwój firmy w takim środowisku nie generuje synergii i oszczędności, lecz jedynie pogłębia chaos informacyjny i zwiększa koszty operacyjne.

Rozwiązanie problemu?

Przedsiębiorcy często postrzegają wdrożenie systemu ERP jako znaczący koszt, a nie jako strategiczną inwestycję w przyszłość firmy. Tymczasem system ERP to klucz do uporządkowania i automatyzacji procesów, integracji danych oraz uzyskania pełnej kontroli nad działalnością. Rynek oferuje wiele rozwiązań usprawniających funkcjonowanie przedsiębiorstw, a jednym z wiodących dostawców jest firma Comarch.

Comarch, jako doświadczony producent oprogramowania, oferuje kompleksowe systemy ERP, które są elastyczne i dostosowane do potrzeb różnych branż. Rozwiązania Comarch wspierają przedsiębiorców na każdym etapie rozwoju – od małych firm po duże korporacje. Systemy te umożliwiają pełną integrację danych, co eliminuje chaos informacyjny i minimalizuje wszystkie konsekwencje braku ERP. Dodatkowo platformy Comarch są przygotowane na integrację z nowoczesnymi narzędziami, w tym z AI, co pozwala na wykorzystanie ich potencjału do optymalizacji procesów i podejmowania lepszych decyzji biznesowych. Co ważne, przedsiębiorcy zyskują nie tylko oprogramowanie, ale także wsparcie ekspertów, którzy pomagają w efektywnym wdrożeniu i wykorzystaniu systemu.

Wdrożenie systemu ERP firmy Comarch przyniosło korzyści wielu przedsiębiorstwom, co potwierdzają konkretne przykłady. Bratex, producent mebli drewnianych, odnotował znaczną poprawę wydajności po implementacji nowoczesnego systemu. Porównując lata 2023 i 2024, firma zwiększyła liczbę zrealizowanych zamówień o około 25% przy jednoczesnym obniżeniu nakładu pracy o około 75%. Dzięki automatyzacji 95% zamówień jest wprowadzanych automatycznie, a pracownicy mają łatwy dostęp do informacji o ilości produktów, stanach magazynowych oraz statusie produkcji.

Podobne rezultaty osiągnęła firma extraDACH, największa hurtownia pokryć dachowych w Polsce. Wdrożenie systemu Comarch ERP XL zautomatyzowało kluczowe procesy, eliminując chaos i straty, co przełożyło się na znaczący wzrost efektywności operacyjnej.

– Wraz z uruchomieniem Comarch ERP XL te procesy zostały ujednolicone i skompensowane w jedno zamówienie, co przyniosło oszczędność czasu i kosztów. […] Każdy pracownik działu handlowego ma dostęp do informacji, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym […]. Mimo że otrzymujemy dużo więcej zamówień i zapytań, to praca jest łatwiejsza, szybsza i bardziej efektywna – zauważa Grzegorz Bagrowicz, dyrektor oddziału extraDACH w Szczecinie.

Podsumowanie

Brak systemu ERP to nie tylko kwestia niedogodności, lecz przede wszystkim strategiczne ryzyko, które z czasem staje się poważnym obciążeniem dla przedsiębiorstwa. Firmy bez zintegrowanego systemu stają w obliczu rosnących wyzwań: od problemów ze spójnością danych, przez niemożność wdrożenia nowoczesnych technologii, po trudności z dostosowaniem się do nowych regulacji, takich jak KSeF. Koszty wynikające z braku ERP są realne i znacznie przewyższają nakłady na jego wdrożenie. Właśnie dlatego inwestycja w zintegrowane rozwiązania, na przykład te oferowane przez Comarch, jest krokiem w stronę przyszłości, który pozwala nie tylko uporządkować bieżącą działalność, ale także otworzyć drogę do trwałego rozwoju i długoterminowego sukcesu na rynku.