Co zrobić w przypadku awarii KSeF? Tryb offline – instrukcja postępowania

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi kluczowy element cyfryzacji polskiej gospodarki, umożliwiając sprawne wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. Chociaż jego podstawowym trybem działania jest tryb online (wysyłka faktur w czasie rzeczywistym), system przewiduje również różne scenariusze, w których konieczne jest działanie w trybie offline. Rozwiązania te mają zapewnić ciągłość procesów biznesowych nawet w przypadku problemów z łącznością, prac serwisowych czy awarii. Poniżej przedstawiamy szczegółowe omówienie głównych trybów działania KSeF.

Tryb offline24

Tryb offline24 to mechanizm stworzony z myślą o podatnikach, którzy napotykają na problemy z siecią transmisyjną lub całkowity brak połączenia z Internetem, co uniemożliwia bieżące przesłanie e-faktur do KSeF. Jest to rozwiązanie dostępne dla każdego podatnika.

• Wystawianie faktur: Faktury wystawia się elektronicznie, poza systemem KSeF. Muszą być zgodne z obowiązującym wzorem struktury logicznej (od 1 lutego 2026 r. FA(3)).
• Termin przesłania: Fakturę należy przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu, aby system nadał jej numer KSeF.
• W przypadku awarii KSeF: Jeśli w międzyczasie ogłoszono awarię KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (BIP MF), termin na przesłanie faktury wydłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
• W przypadku awarii całkowitej (ogłoszona w środkach społecznego przekazu): W sytuacji ogłoszenia całkowitej awarii KSeF, faktur wystawionych w trybie offline24 nie trzeba dosłać do systemu.
• Kody QR: Faktury wystawione w tym trybie muszą być opatrzone dwoma kodami QR – jeden do weryfikacji danych, drugi do potwierdzenia tożsamości wystawcy.

Tryb offline (niedostępność systemu)

Tryb ten dotyczy zaplanowanych prac serwisowych w KSeF. Jego celem jest umożliwienie podatnikom nieprzerwanego wystawiania faktur mimo czasowej niedostępności systemu. Podobnie jak w offline24, każdy podatnik może z niego skorzystać.

• Wystawianie faktur: Faktury muszą być zgodne ze strukturą logiczną FA(3) (od 1 lutego 2026 r.) i wystawione elektronicznie.
• Termin przesłania: Należy je przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności.
• Kody QR: Faktury te również muszą być oznaczone dwoma kodami QR.

Tryb awaryjny

Tryb awaryjny uruchamiany jest w momencie ogłoszenia awarii KSeF w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Pozwala on na kontynuowanie procesów fakturowania mimo wystąpienia usterki systemowej.

• Wystawianie faktur: Faktury wystawia się elektronicznie, zgodnie ze strukturą FA(3).
• Termin przesłania: Muszą zostać przesłane do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
• Kody QR: Jeśli faktury są udostępniane nabywcy poza KSeF, muszą być opatrzone dwoma kodami QR.

Awaria całkowita

Awaria całkowita to sytuacja nadzwyczajna, często wynikająca z zagrożeń dla kraju lub jego infrastruktury, ogłaszana poprzez środki masowego przekazu (telewizja, radio, prasa, Internet). W tym trybie zasady wystawiania faktur są znacznie uproszczone.

• Wystawianie faktur: Podatnicy mogą wystawiać faktury w postaci papierowej lub jako faktury elektroniczne. Nie ma obowiązku stosowania wzoru faktury ustrukturyzowanej.
• Brak obowiązku przesyłania do KSeF: Faktur wystawionych w czasie awarii całkowitej nie przesyła się do KSeF po jej ustaniu.
• Sposób przekazania: Faktury są przekazywane nabywcy poza systemem, np. osobiście, mailowo lub za pośrednictwem innych alternatywnych kanałów.
• Brak kodów QR: W przeciwieństwie do pozostałych trybów, faktury wystawione w czasie awarii całkowitej nie są opatrywane kodami QR.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa w trybie online, ale przewiduje też kilka trybów offline na wypadek problemów. W sytuacjach takich jak brak internetu czy planowane prace serwisowe (tryb offline24, offline), faktury wystawia się poza systemem i dosyła w określonym terminie, z dwoma kodami QR. W przypadku awarii KSeF (tryb awaryjny), faktury również dosłać w ciągu 7 dni roboczych. Znajomość tych trybów jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy, aby zapewnić ciągłość operacji i zgodność z przepisami, niezależnie od ewentualnych zakłóceń w działaniu Krajowego Systemu e-Faktur.