Gaz pod kontrolą IT, czyli jak Comarch ERP XL usprawnił operacje w firmie Anco

W obliczu burzliwych zmian geopolitycznych, a także nieustannych wahań na rynku energetycznym, efektywność operacyjna i stabilność stały się kluczowymi elementami przetrwania i rozwoju dla firm działających w sektorze paliwowym. W branży gazowniczej, gdzie dokładność dostaw i optymalizacja kosztów mają strategiczne znaczenie w kontekście globalnych łańcuchów dostaw energii, każda podejmowana decyzja powinna prowadzić do wzmocnienia pozycji na rynku danej firmy.

Firma Anco od 1994 roku dostarcza gaz na terenie 8 gmin województwa wielkopolskiego i opolskiego, a od 2023 roku również zachodniopomorskiego. Anco bierze pełną odpowiedzialność za niezawodność dostaw gazu przy poszanowaniu środowiska naturalnego, co mimo kryzysów związanych z epidemią COVID-19 i wojną w Ukrainie, sprawia, że firma wciąż odnotowuje stabilny wzrost i zwiększa liczbę odbiorców.

Hamulec rozwoju

Wyzwaniem dla Anco okazały się wewnętrzne nieścisłości oraz brak elastycznego systemu billingowego. Ścisłe wytyczne dotyczące sprzedaży paliwa gazowego, częste i znaczące modyfikacje sposobu rozliczania narzucane przez URE (Urząd Regulacji Energetyki) oraz dynamiczny sposób fakturowania (zależny od takich zmiennych jak, między innymi, grupa taryfowa odbiorcy, rodzaj paliwa czy należności wynikające z podatku akcyzowego) stały się dla firmy ogromnym wyzwaniem wymagającym dedykowanego rozwiązania. 

Rozbudowa fundamentów

Przedsiębiorstwo korzystało już z systemu Comarch ERP XL, jednak kumulujące się wyzwania zmotywowały spółkę do poszerzenia oprogramowania o dodatkowe funkcje i system billingowy. Sprawdzony i bezpieczny system Comarch ERP jest zawsze zgodny z wymogami polskiego prawa, posiada dodatkowe zabezpieczenia danych oraz umożliwia dostosowanie do specyfiki firmy poprzez otwarte API. Wysoka wydajność oprogramowania umożliwia również przetwarzanie dużej ilości dokumentów, na czym najbardziej zależy rozwijającej się firmie.

Dodatkowe wymagania Anco sprowadzają się do kilku aspektów powiązanych z:

• drzewiastą strukturą odbiorców (w oparciu o konkretny podział),
• algorytmami wyliczania poszczególnych pozycji dokumentów, 
• zmianą architektury bazy danych tak, aby uwzględniała struktury i atrybuty niezbędne do prawidłowego wyliczania pozycji faktur,
• specyfiką firmy, która wymaga ciągłości działania systemu,
• aplikacją billingującą, która umożliwia generowanie dokumentów sprzedaży paliwa gazowego z uwzględnieniem zmian cen w okresie rozliczeniowym oraz specyficznych cech odbiorcy.

Aktualizacja systemu opierała się więc na przebudowie bazy, która uwzględnia podaną strukturę klientów oraz konkretne atrybuty dodane do kartotek kontrahentów i towarów. To również wprowadzenie aplikacji, która umożliwia rejestrację nowej umowy i jej zmian na podstawie dodanych atrybutów i algorytmów, dzięki czemu system rejestruje dane faktury do dalszego procedowania.

Wdrożenie i przebudowa, które trwały rok, przeprowadzone zostały przez Partnera Comarch, firmę Profisoft. 

Mierzalne sukcesy

Firma zyskała nowe możliwości. Dzięki aktualizacji systemu Comarch ERP XL oraz wprowadzeniu aplikacji billingującej, Anco może dużo łatwiej i szybciej reagować na zmiany rynkowe. Znacząco zmniejszyła się możliwość błędów ludzkich, a dzięki dedykowanym formatkom pojedynczo lub masowo generowane dokumenty sprzedaży mogą być łatwo aktualizowane o informacje dotyczące umów, taryf itp. Co więcej, masowe importowanie informacji o zużyciu gazu z dowolnego medium (np. z arkusza kalkulacyjnego odczytów fizycznych) zautomatyzowało procesy biznesowe spółki.

Co istotne, Anco odnotowało blisko stuprocentowe zmniejszenie reklamowanych faktur oraz aż dziesięciokrotnie skrócony czas wystawiania dokumentów. 

– Bez rozbudowania Comarch ERP XL i wdrożenia aplikacji billingującej praktycznie niemożliwy byłby dalszy rozwój firmy, a samo jej funkcjonowanie na obecnym poziomie byłoby bardzo trudne – podsumowuje Magdalena Talarczyk, Członkini Zarządu Anco.

Podsumowanie

Ostatecznie, wdrożenie i rozbudowa systemu Comarch ERP XL wsparte implementacją dedykowanej aplikacji billingującej, wyznacza nowy etap w działalności Anco. Uzyskana poprawa efektywności, minimalizacja ryzyka błędów i skrócenie czasu operacji stanowią solidny fundament pod dalszy rozwój w dynamicznym sektorze gazowniczym. Dzięki tej strategicznej inwestycji Anco zyskało narzędzia, które pozwolą szybciej reagować na przyszłe wyzwania rynkowe i regulacyjne, umacniając pozycję przedsiębiorstwa jako wiarygodnego dostawcy gazu na obsługiwanych, a być może również i nowych terenach.