Jak nadać uprawnienia do KSeF biuru rachunkowemu lub pracownikowi?

Wdrożenie KSeF oznacza, że wiele firm będzie musiało formalnie udzielić dostępu do systemu osobom trzecim: biurom rachunkowym, zewnętrznym księgowym lub pracownikom. Choć KSeF pozwala na obsługę faktur w imieniu firmy, wymagane jest odpowiednie uprawnienie zarejestrowane w systemie lub zgłoszone do urzędu skarbowego. W tym artykule wyjaśniamy, kto i jak może uzyskać dostęp.

Rodzaje uprawnień w KSeF

W KSeF występują uprawnienia do:

1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Aby rozpocząć pracę w systemie, wystarczy uwierzytelnić się jedną z metod:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP,
• Profilem Zaufanym,

Dodatkowo po pierwszym uwierzytelnieniu z wykorzystaniem jednej z powyższych metod, można wygenerować token.

Kto może wystawiać lub odbierać faktury w imieniu firmy?

• Właściciel firmy lub osoba fizyczna upoważniona do działania w jej imieniu
• Pracownik posiadający uprawnienia nadane w systemie
• Biuro rachunkowe 

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

• elektronicznie – poprzez Aplikację Podatnika KSeF.
• w postaci papierowej - za pomocą formularza ZAW-FA.

Jak nadać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego?

Wraz ze zbliżającym się terminem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak usprawnić procesy księgowe. Jednym z kluczowych kroków jest nadanie biuru rachunkowemu odpowiednich uprawnień, aby mogło w imieniu przedsiębiorcy wysyłać i odbierać faktury w KSeF. To nie tylko ułatwi współpracę, ale także zapewni płynność obiegu dokumentów. Można to zrobić na dwa sposoby – elektronicznie lub papierowo.

1. Nadawanie uprawnień elektronicznie – przez Aplikację Podatnika KSeF

To najszybsza i najwygodniejsza metoda, jeśli posiadasz odpowiednie narzędzia do autoryzacji.

• Krok 1: Wejdź na stronę KSeF. Otwórz przeglądarkę i przejdź pod adres: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
• Krok 2: Zaloguj się. Użyj swojego Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (jeśli prowadzisz spółkę).
• Krok 3: Przejdź do zakładki „Uprawnienia”. Po zalogowaniu odnajdź i wybierz odpowiednią sekcję w systemie.
• Krok 4: Wskaż podmiot i zakres uprawnień. Wybierz swoje biuro rachunkowe jako podmiot, któremu chcesz nadać dostęp, a następnie precyzyjnie określ zakres jego uprawnień do działania w Twoim imieniu.

2. Nadawanie uprawnień papierowo – za pomocą formularza ZAW-FA

Jeśli preferujesz tradycyjne metody lub nie masz możliwości autoryzacji elektronicznej, możesz skorzystać z formularza papierowego.

• Krok 1: Pobierz i wypełnij formularz ZAW-FA. Upewnij się, że masz aktualną wersję formularza i wypełnij go starannie.
• Krok 2: Wskaż dane biura rachunkowego. W formularzu umieść wszystkie niezbędne dane osoby lub podmiotu, któremu chcesz nadać uprawnienia do korzystania z KSeF w Twoim imieniu.
• Krok 3: Prześlij formularz do urzędu skarbowego. Upewnij się, że wysyłasz go do właściwego dla Ciebie urzędu skarbowego.

Podsumowanie

Po uzyskaniu dostępu do KSeF i aktywowaniu uprawnień pierwotnych, możesz zarządzać uprawnieniami innych użytkowników z Twojej organizacji. Pamiętaj, aby nadawać uprawnienia z rozwagą, zgodnie z ich rolami, dbając o bezpieczeństwo systemu:

• Nadawaj tylko niezbędne uprawnienia – ogranicz dostęp do funkcji, które są rzeczywiście potrzebne do wykonywania konkretnych zadań (np. wystawiania faktur).
• Regularnie weryfikuj uprawnienia – sprawdzaj, czy są nadal aktualne. Natychmiast odbierz lub zmień uprawnienia, jeśli pracownik zmienił stanowisko lub opuścił firmę.
• Wprowadź wewnętrzne procedury – określ, kto i na jakich zasadach może wnioskować o uprawnienia oraz kto jest odpowiedzialny za ich przyznawanie i odbieranie.
• Uświadamiaj użytkowników – upewnij się, że osoby upoważnione rozumieją zakres swoich uprawnień oraz zasady bezpiecznego korzystania z systemu.