Dziś wdrożysz KSeF, a jutro AI i pełną automatyzację

Dziś wdrożysz KSeF, a jutro AI i pełną automatyzację. Dowiedz się więcej

Dowiedz się więcej

Jak nadać uprawnienia do KSeF biuru rachunkowemu lub pracownikowi?

Wdrożenie KSeF oznacza, że wiele firm będzie musiało formalnie udzielić dostępu do systemu osobom trzecim: biurom rachunkowym, zewnętrznym księgowym lub pracownikom. Choć KSeF pozwala na obsługę faktur w imieniu firmy, wymagane jest odpowiednie uprawnienie zarejestrowane w systemie lub zgłoszone do urzędu skarbowego. W tym artykule wyjaśniamy, kto i jak może uzyskać dostęp.

Rodzaje uprawnień w KSeF

W KSeF występują uprawnienia do:

  1. nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
  2. wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
  3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy[1], będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Aby rozpocząć pracę w systemie, wystarczy uwierzytelnić się jedną z metod:

  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z NIP,
  • Profilem Zaufanym,

Dodatkowo po pierwszym uwierzytelnieniu z wykorzystaniem jednej z powyższych metod, można wygenerować token.

Kto może wystawiać lub odbierać faktury w imieniu firmy?

  • Właściciel firmy lub osoba fizyczna upoważniona do działania w jej imieniu
  • Pracownik posiadający uprawnienia nadane w systemie
  • Biuro rachunkowe 

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

Jak nadać uprawnienia do KSeF dla biura rachunkowego?

Wraz ze zbliżającym się terminem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak usprawnić procesy księgowe. Jednym z kluczowych kroków jest nadanie biuru rachunkowemu odpowiednich uprawnień, aby mogło w imieniu przedsiębiorcy wysyłać i odbierać faktury w KSeF. To nie tylko ułatwi współpracę, ale także zapewni płynność obiegu dokumentów. Można to zrobić na dwa sposoby – elektronicznie lub papierowo.

1. Nadawanie uprawnień elektronicznie – przez Aplikację Podatnika KSeF

To najszybsza i najwygodniejsza metoda, jeśli posiadasz odpowiednie narzędzia do autoryzacji.

  • Krok 1: Wejdź na stronę KSeF. Otwórz przeglądarkę i przejdź pod adres: https://ksef.mf.gov.pl/web/login
  • Krok 2: Zaloguj się. Użyj swojego Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (jeśli prowadzisz spółkę).
  • Krok 3: Przejdź do zakładki „Uprawnienia”. Po zalogowaniu odnajdź i wybierz odpowiednią sekcję w systemie.
  • Krok 4: Wskaż podmiot i zakres uprawnień. Wybierz swoje biuro rachunkowe jako podmiot, któremu chcesz nadać dostęp, a następnie precyzyjnie określ zakres jego uprawnień do działania w Twoim imieniu.

2. Nadawanie uprawnień papierowo – za pomocą formularza ZAW-FA

Jeśli preferujesz tradycyjne metody lub nie masz możliwości autoryzacji elektronicznej, możesz skorzystać z formularza papierowego.

  • Krok 1: Pobierz i wypełnij formularz ZAW-FA. Upewnij się, że masz aktualną wersję formularza i wypełnij go starannie.
  • Krok 2: Wskaż dane biura rachunkowego. W formularzu umieść wszystkie niezbędne dane osoby lub podmiotu, któremu chcesz nadać uprawnienia do korzystania z KSeF w Twoim imieniu.
  • Krok 3: Prześlij formularz do urzędu skarbowego. Upewnij się, że wysyłasz go do właściwego dla Ciebie urzędu skarbowego.

Podsumowanie

Po uzyskaniu dostępu do KSeF i aktywowaniu uprawnień pierwotnych, możesz zarządzać uprawnieniami innych użytkowników z Twojej organizacji. Pamiętaj, aby nadawać uprawnienia z rozwagą, zgodnie z ich rolami, dbając o bezpieczeństwo systemu:

  • Nadawaj tylko niezbędne uprawnienia – ogranicz dostęp do funkcji, które są rzeczywiście potrzebne do wykonywania konkretnych zadań (np. wystawiania faktur).
  • Regularnie weryfikuj uprawnienia – sprawdzaj, czy są nadal aktualne. Natychmiast odbierz lub zmień uprawnienia, jeśli pracownik zmienił stanowisko lub opuścił firmę.
  • Wprowadź wewnętrzne procedury – określ, kto i na jakich zasadach może wnioskować o uprawnienia oraz kto jest odpowiedzialny za ich przyznawanie i odbieranie.
  • Uświadamiaj użytkowników – upewnij się, że osoby upoważnione rozumieją zakres swoich uprawnień oraz zasady bezpiecznego korzystania z systemu.

Tagi

Skomentuj

Brak komentarzy

Otrzymuj najciekawsze case study, aktualności, nowości produktowe od Comarch ERP prosto na swoją skrzynkę

Skontaktuj się z ekspertem Comarch

Określ swoje potrzeby biznesowe. My zaoferujemy Ci opiekę informatyczną i dedykowane rozwiązanie.

Przejdź do formularza