Kluczowe wskaźniki efektywności w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicator) wspomagają przedsiębiorstwo w zrozumieniu, jak dobrze radzi sobie w odniesieniu do jego celów, zadań strategicznych oraz operacyjnych. KPI w obszarze HR pozwalają mierzyć finansowe i niefinansowe wskaźniki efektywności dla procesów związanych z kapitałem ludzkim.

W zależności od rozmiarów, branży oraz celów strategicznych danej organizacji dobór wskaźników KPI będzie zróżnicowany. Natomiast niezmienny jest sam sposób ich obliczania. Do najczęściej wykorzystywanych wskaźników w sferze zasobów ludzkich należą poniższe obszary i przykłady zastosowań:

Wskaźniki związane z rekrutacją

Czas rekrutacji

Wskaźnik dotyczący czasu rekrutacji (ang. time to hire) określa, ile czasu zajmuje proces rekrutacji nowego pracownika liczony od momentu wysłania CV / aplikacji do momentu podpisania umowy.

$$\underset{}{\overset{}{Czas\; rekrutacji\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; aplikacji\; zakończona\; sukcesem}}{{\mathrm{Łączny\; czas\; trwania\; rekrutacji\; [w\; dniach]}}^{}}$$

Teoretycznie, im krótszy czas rekrutacji tym lepiej - nowy pracownik może wcześniej zacząć wykonywać swoje obowiązki. Natomiast wskaźnik ten należy wykorzystywać z rozwagą, ponieważ niesie za sobą kilka zagrożeń. Rekruter oceniany z tej perspektywy może dążyć do polecenia kandydatów o gorszym profilu lub wykorzystywać mniej czasochłonne metody rekrutacji, w obydwu przypadkach może na tym ucierpieć jakość samego procesu pozyskiwania nowych pracowników. Z tego powodu poza czasem rekrutacji należy także rozpatrywać wskaźniki jakościowe.

Liczba wartościowych rekrutacji

Duża liczba aplikacji na dane stanowisko nie oznacza ich wysokiej jakości. Dlatego łączną liczbę aplikacji powinno się analizować poprzez ich wartość. Parametry aplikacji określone jako wartościowe należy dobierać indywidualnie ze względu na rekrutowane stanowisko, mogą do nich należeć np.: staż pracy, częstotliwość zmiany pracy, liczba posiadanych certyfikatów i odbytych szkoleń, itd.

$$\underset{}{\overset{}{Czas\; rekrutacji\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; aplikacji\; zakończona\; sukcesem}}{{\mathrm{Łączny\; czas\; trwania\; rekrutacji\; [w\; dniach]}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Wskaźnik skuteczności rekrutacji

Wskaźnik skuteczności rekrutacji obliczany jest przeważnie dla nowych pracowników zatrudnionych w formie umowy o pracę. Dostarcza informacji o stopniu rekrutacji zakończonych sukcesem do łącznej liczby otwartych wakatów. Wskaźnik daje podstawę do oceny stopnia trudności samego procesu rekrutacji jak i ogólnej atrakcyjności wakatu na tle rynku.

$$\underset{}{\overset{}{Wskaźnik\; skuteczności\; rekrutacji\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; nowo\; przyjętych\; pracowników}}{{\mathrm{Łączna\; liczba\; otwartych\; wakatów}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Efektywność kanałów rekrutacji

Skuteczność procesu rekrutacji powinna być oceniana także z perspektywy efektywności kanałów (ang. recruitment source effectiveness). Wskaźnik ten informuje o procentowym udziale poszczególnych kanałów do łącznej liczby złożonych aplikacji. Do przykładowych kanałów rekrutacji należą: serwisy z wirtualnymi CV (np. LinkedIn), specjalistyczne serwisy rekrutacyjne (np. Pracuj.pl), formularze umieszczone wprost na stronie internetowej firmy, media społecznościowe (np. Facebook), czy rekrutacja bezpośrednia.

$$\underset{}{\overset{}{Efektywność\; kanału\; rekrutacji\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; aplikacji\; za pomocą\; danego\; kanału}}{{\mathrm{Łączna\; liczba\; aplikacji}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Inne przykłady wskaźników w obszarze rekrutacji:

• skuteczność metod rekrutacyjnych (ang. selection method accuracy),
• stopień akceptacji oferty pracy (ang. offer acceptance rate),
• koszt zatrudnienia pojedynczego kandydata (ang. cost per hire),
• atrakcyjność oferty pracy (ang. job ads effectiveness), 
• czas rozmowy kwalifikacyjnej (ang. time to interview),
• wskaźnik rekrutacji realizowanych przez firmy zewnętrzne.

Wskaźniki związane z rotacją pracowników

Ogólny wskaźnik rotacji

Jednym z najważniejszych, tzw. twardych KPI w obszarze kadr jest Ogólny wskaźnik rotacji. Ten współczynnik procentowy pozwala określić stosunek osób, które odeszły z pracy w stosunku do ogólnej liczby zatrudnionych.

$$\underset{}{\overset{}{Ogólny\; wskaźnik\; rotacji\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; odejść\; pracowników\; w danym\; roku}}{{\mathrm{Przeciętna\; liczba\; zatrudnionych\; w danym\; roku}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Teoretycznie, im niższa wartość wskaźnika tym lepiej, ponieważ oznacza to wtedy, że firma kładzie nacisk na stabilne zatrudnienie. W zależności od specyfiki organizacji przyjmuje się, że wartość KPI powinna oscylować w granicach 5-20%. Warto jednak zwrócić uwagę, że bardzo niska wartość wskaźnika oznacza małą dynamikę wymiany kadr, co może skutkować stagnacją oraz brakiem „świeżości”.

Ogólny wskaźnik rotacji pozytywnej

Innym wskaźnikiem jest Ogólny wskaźnik rotacji pozytywnej (ang. positive rotation index, PRI). Informuje o współczynniku osób nowozatrudnionych w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych.

$$\underset{}{\overset{}{Ogólny\; wskaźnik\; rotacji\; pozytywnej\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; nowozatrudnionych\; w danym\; roku}}{{\mathrm{Przeciętna\; liczba\; zatrudnionych\; w danym\; roku}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Współczynnik fluktuacji

Powyższe przykłady wskaźników nie dostarczają informacji o stosunku osób przyjętych do zwolnionych, w tym celu wykorzystuje się często dodatkowy wskaźnik fluktuacji, obliczany zgodnie ze wzorem:

$$\underset{}{\overset{}{Wskaźnik\; fluktuacji\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; odejść\; pracowników\; w danym\; roku}}{{\mathrm{Liczba\; nowozatrudnionych\; w danym\; roku}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Współczynnik rotacji u osób z rocznym stażem pracy

Istotnym aspektem w zarządzaniu zasobami ludzkimi jest tzw. współczynnik rotacji dla osób z rocznym stażem (ang. first-year turnover rate). Wysoka wartość tego wskaźnika w porównaniu do ogólnej rotacji może świadczyć o problemach w procesie rekrutacji (np.: niespełnione obietnice, błędnie przekazane informacje o stanowisku pracy, czy obowiązkach) lub źle przeprowadzonym procesie onboarding’u nowego pracownika. Wskaźnik obliczamy zgodnie ze wzorem:

$$\underset{}{\overset{}{Współczynnik\; rotacji\; u osób\; z 1R\; stażem\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; odejść\; pracowników\; ze stażem\; krótszym\; niż\; rok}}{{\mathrm{Całkowita\; liczba\; odejść\; pracowników}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Współczynnik powrotów do pracy

Niejednokrotnie zdarza się, że pracownicy odchodzą od pracodawcy, po czym ponownie rekrutują do poprzedniej firmy. Za śledzenie tego procesu odpowiada współczynnik powrotów obliczany zgodnie z poniższym wzorem:

$$\underset{}{\overset{}{Współczynnik\; powrotów\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; przyjęć\; pracowników,\; którzy\; wcześniej\; pracowali\; w firmie}}{{\mathrm{Łączna\; liczba\; nowozatrudnionych\; pracowników}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Inne przykłady wskaźników w obszarze rotacji pracowników:

• wskaźnik zwolnień przez pracodawcę, 
• wskaźnik awansów, 
• średni staż pracy w danej firmie, 
• liczba umów przedłużonych po okresie próbnym, 
• wskaźnik rotacji doświadczonych pracowników,
• wskaźnik stabilności kadry kierowniczej.

Monitoring pracy oraz wskaźniki finansowe

Wskaźnik Brandford’a

Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi na Uniwersytecie Bradford’a wynika, że krótkoterminowe oraz nieplanowane absencje pracowników mają bardziej destruktywny wpływ na produktywność organizacji niż dłuższe, wcześniej zaplanowane urlopy. Najlepszą metodą monitorowania tego typu zachowań jest posłużenie się wskaźnikiem Bradford’a:

$$\underset{}{\overset{}{Wskaźnik\; Bradforda\; =}}\frac{{\mathrm{(liczba\; absencji\; w okresie\; roku)}}^2}{}\underset{}{\overset{}{\times \; łączna\; ilość\; dni\; wszystkich\; absencji}}$$

Uznaje się, że im wyższa wartość wskaźnika Bradford’a tym niższa efektywność danego pracownika. Zakładając 26 dniowy wymiar urlopu w skali roku wartością normalną jest wynik < 250. Powyżej tego poziomu należy zwrócić większą uwagę na analizę postaw danego pracownika.

Wskaźnik absencji

Ogólny wskaźnik absencji informuje o stosunku łącznej liczby dni absencji (chorobowej, jednodniowej, wypadkowej, związanej z opieką) do ilości dni roboczych w roku pomnożonej przez liczbę pracowników. Wyniki dają ogólny pogląd na sytuację nieobecności pracowników w firmie. Przyjmuje się, iż wskaźnik nie powinien przekraczać okolic 5-8% dla stabilnej firmy.

$$\underset{}{\overset{}{Wskaźnik\; absencji\; =}}\frac{\mathrm{Suma\; wszystkich\; dni\; absencji\; pracowników\; w roku}}{{\mathrm{Liczba\; wszystkich\; dni\; roboczych\; w roku\; x przeciętna\; liczba\; pracowników}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Sposób obliczenia wskaźnika może być dostosowany indywidualnie i wykluczać np.: długotrwałe niezdolności do pracy w wyniku nieszczęśliwych wypadków, czy zwolnienia kobiet w ciąży.

Koszt absencji

Innym przykładem wskaźnika związanego z nieobecnościami pracowników jest koszt absencji, obliczany przeważnie dla absencji chorobowej.

$$\underset{}{\overset{}{Koszt\; absencji\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; opuszczonych\; dni\; pracy\; x średnie\; wynagrodzenie}}{{\mathrm{Całkowita\; liczba\; pracowników}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Wskaźnik nadgodzin

Wskaźnik średniej ilości przepracowanych godzin w tygodniu daje ogólny pogląd na wymiar czasu pracy pracowników. Istotniejszą informacją z punktu widzenia pracodawcy jest wskaźnik nadgodzin obliczany zgodnie ze wzorem:

$$\underset{}{\overset{}{Wskaźnik\; nadgodzin\; =}}\frac{\mathrm{Liczba\; nadgodzin\; (łącznie-odebrane)}}{{\mathrm{Liczba\; przepracowanych\; godzin}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Wysoki współczynnik nadgodzin powinien być sygnałem ostrzegawczym w firmie do rozpoczęcia procesów reorganizacji, czy wydłużenia okresów rozliczeniowych.

Zwrot inwestycji w kapitał ludzki

Kluczowym wskaźnikiem finansowym jest zwrot inwestycji w kapitał ludzki (ang. human capital return on investment, HC ROI). Wskaźnik informuje, ile zysku operacyjnego generuje każda złotówka zainwestowana w koszt kapitału ludzkiego.

$$\underset{}{\overset{}{Zwrot\; z kapitału\; ludzkiego\; =}}\frac{\mathrm{(Przychody-(koszty\; operacyjne-całk.koszt\; pracowników))}}{{\mathrm{Całk.koszt\; pracowników}}^{}}\underset{}{\overset{}{x\; 100\%}}$$

Dodatnia wartość wskaźnika oznacza, że koszty kapitału ludzkiego generują zyski dla organizacji. Ujemna wartość wskaźnika oznacza, że koszty zasobów ludzkich pochłaniają więcej zasobów niż wytworzone dochody.

Inne przykłady wskaźników:

• produktywność pracowników w podziale na etaty,
• produktywność na 10 000 zł wynagrodzenia,
• wskaźnik produktywności łącznych nakładów na wynagrodzenia,
• wskaźnik wartości nakładów na świadczenia pozapłacowe,
• wskaźnik miesięcznych kosztów pracy,
• udział kosztów pracy w kosztach operacyjnych.

Bardzo praktycznym sposobem prezentacji kluczowych wskaźników efektywności firmy są interaktywne dashboardy (kokpity menedżerskie). Dzięki pokazywanym w nich wskaźnikom i parametrom biznesowym, menedżerowie i kierownicy działu HR mogą na bieżąco kontrolować stopień realizacji celów wyznaczonych pracownikom lub ogólną sytuację kadrową w firmie. Funkcja taka istnieje w intuicyjnym środowisku analityczno-raportowym Comarch BI Point, które dzięki takim cechom jak: przyjazny interfejs, duża intuicyjność obsługi oraz szerokie możliwości wyboru formy wizualizacji informacji jest doskonałym narzędziem pracy analityków oraz kadry menadżerskiej.

Więcej szczegółów dotyczących rozwiązań klasy BI oraz aplikacji BI Point od firmy Comarch znajduje się pod poniższym linkiem.

Autor tekstu:

Damian Kaczmarczyk Product Owner Comarch sPrint/Konsultant Business Intelligence Absolwent kierunku Finanse i Rachunkowość na Uniwersytecie Łódzkim. Zdobywał doświadczenie jako specjalista ds. kontroli wewnętrznej oraz analityk biznesowy w branży BPO. W Comarch pracuje jako konsultant rozwiązań analitycznych i raportowych, jest odpowiedzialny za zbieranie i analizę wymagań biznesowych oraz rozwój aplikacji Comarch sPrint.