KSeF 2026. Nowe regulacje i wsparcie ERP

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z kluczowych tematów dla polskich przedsiębiorców w najbliższych latach. System, który ma na celu usprawnienie obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu podatkowego, przechodzi obecnie przez kolejny etap prac legislacyjnych zatwierdzając tym samym istotne zmiany i odroczenia, o których Ministerstwo Finansów komunikowało od pewnego czasu. Zrozumienie najnowszych regulacji i odpowiednie przygotowanie się do nich jest kluczowe dla firm, aby uniknąć problemów i w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji.

Kluczowe daty wdrożenia KSeF

Warto podkreślić, że terminy wejścia w życie KSeF zostały ogłoszone już w kwietniu 2024 r. przez Ministra Finansów i nie uległy zmianie. Zgodnie z zapowiedziami, obowiązkowy KSeF będzie wprowadzany etapowo:

• Od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Dodatkowo, przewidziano specjalne udogodnienia dla najmniejszych podatników. Firmy, których łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, będą miały odroczony termin wdrożenia KSeF do końca roku 2026.

Należy jednak pamiętać, że choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla wszystkich przedsiębiorców wchodzi w życie w etapach, już od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy powinny być przygotowane do pobierania faktur kosztowych z KSeF. Wynika to z faktu, że najwięksi przedsiębiorcy, którzy stanowią znaczącą część rynku, będą już od tej daty generować swoje faktury wyłącznie poprzez Krajowy System e-Faktur i nie mają obowiązku generowania ich równolegle np. w postaci PDF.

Odroczenia i nowe rozwiązania

Rząd zaproponował w najnowszej nowelizacji także odroczenie wprowadzenia niektórych innych rozwiązań:

• utrzymanie dodatkowego odroczenia KSeF (do końca 2026 r.) w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących,
• odroczenie terminu wymogu podania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury, także za te faktury, za które płatność jest dokonywana w mechanizmie podzielonej płatności,
• utrzymanie dodatkowego odroczenia terminu w zakresie kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF. Kary zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r., a do końca 2026 roku organy mają działać przede wszystkim edukacyjnie.

Poza tym rząd zaproponował m.in. uregulowanie zagadnienia dotyczącego faktur konsumenckich przez dopuszczenie możliwości ich wystawiania w KSeF.

Ministerstwo planuje udostępnić również możliwość generowania faktur w trybie offline24, który pozwala na tworzenie dokumentów sprzedaży z możliwością przesłania ich do KSeF nawet dzień później. Dodatkowo od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Certyfikaty te pozwolą na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-Faktur w trybie „offline24” oraz na wypadek awarii.  

Znaczenie KSeF dla firm i rola systemów ERP

Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale również szansa na usprawnienie procesów biznesowych i zwiększenie efektywności. System ma przyczynić się m.in. do transparentności transakcji, redukcji błędów oraz szybszego zwrotu VAT.

Dla firm kluczowe jest wcześniejsze zaznajomienie się z aktualnymi przepisami i przygotowanie swoich systemów informatycznych. Systemy ERP odgrywają w tym procesie fundamentalną rolę. Umożliwiają one automatyzację wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, co minimalizuje ryzyko błędów i znacznie skraca czas potrzebny na obsługę dokumentów.

Przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy ich obecne systemy ERP są gotowe do integracji z KSeF, a jeśli nie, zaplanować odpowiednie aktualizacje lub wdrożenie nowych rozwiązań. Ważne jest, aby dostawcy oprogramowania ERP zapewnili pełną zgodność z ostatnio udostępnioną dokumentacją do API KSeF 2.0, w tym z najnowszą wersją struktury logicznej e-Faktury FA(3). W rozwiązaniach Comarch ERP razem z funkcjami pozwalającymi spełnić obowiązki związane z KSeF, Klienci znajdują również szereg narzędzi automatyzujących procesy w obszarze faktur, jak powiązywanie e-Faktur z zamówieniami, zaliczkami i przyjęciami magazynowymi, czy automatyczne zakładanie kartotek kontrahentów i towarów.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to znacząca zmiana w polskim krajobrazie podatkowym. Zrozumienie przepisów, analiza wpływu KSeF na zewnętrzne i wewnętrzne procesy i odpowiednie przygotowanie systemów ERP do obsługi tej rewolucyjnej zmiany to klucz do sprawnego przejścia na e-Fakturowanie i czerpania korzyści z digitalizacji dokumentów handlowych.

Autor tekstu

Paweł Krupa Product Manager – systemy FK/HR Doświadczenie zdobywał w spółkach audytowych, w których zajmował się badaniem sprawozdań finansowych przedsiębiorstw z wielu branż. Obecnie jest Product Managerem rozwiązań Comarch ERP z obszaru finansów i księgowości. Paweł zajmuje się również wsparciem sprzedaży systemów Comarch ERP z zakresu księgowości/HR, obiegu dokumentów czy narzędzi Business Intelligence.