KSeF a faktury zagraniczne – jak fakturować klientów z UE i spoza UE?

Wdrożenie KSeF obejmuje faktury wystawiane przez polskich podatników, niezależnie od tego, czy kontrahentem jest firma krajowa czy zagraniczna. Pojawia się jednak wiele pytań: czy trzeba przesyłać do KSeF faktury dla klienta z Niemiec? Czy odbiorca z USA będzie miał dostęp do e-faktur w KSeF? Wyjaśniamy.

1. Czy faktury eksportowe trafiają do KSeF?

Tak. Jeśli faktura jest wystawiana przez polskiego podatnika VAT, to zgodnie z przepisami musi trafić do KSeF, niezależnie od lokalizacji odbiorcy. Dotyczy to zatem:

• Eksportu towarów 
• Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT)
• Świadczenia usług dla kontrahentów spoza Polski

W praktyce oznacza to, że polscy podatnicy VAT, którzy sprzedają towary lub usługi zagranicznym firmom, a transakcja ta jest opodatkowana w Polsce, będą musieli wystawić fakturę w KSeF.

2. Czy odbiorca zagraniczny ma dostęp do KSeF?

Nie. KSeF jest systemem krajowym i kontrahenci zagraniczni nie mają do niego dostępu. W związku z tym sprzedawca jest zobowiązany do:

• Wystawienia e-faktury i przesłania jej do KSeF (obowiązek formalny)
• Przekazania kopii faktury do kontrahenta inną drogą (np. PDF e-mailem)

Samo wystawienie faktury w KSeF nie zwalnia polskiego podatnika z obowiązku skutecznego doręczenia jej zagranicznemu odbiorcy. Faktura ustrukturyzowana KSeF jest przede wszystkim dla polskiego systemu podatkowego i organów kontrolnych.

3. Czy mogę wystawić fakturę w języku obcym?

Struktura e-faktury KSeF (FA(3)) zakłada, że dane są w języku polskim. Można jednak dodać treści w języku obcym (np. w opisie pozycji) oraz przekazać kontrahentowi oddzielną wersję przetłumaczoną (np. PDF po angielsku).

4. Czy mogę fakturować w walutach obcych?

KSeF obsługuje waluty obce, pod warunkiem poprawnego oznaczenia waluty oraz przeliczenia VAT wg kursu NBP. W strukturze FA(3) należy wskazać:

• Walutę (np. EUR, USD)
• Kurs przeliczeniowy
• Kwoty w walucie i w złotówkach

Podsumowanie

Polscy podatnicy VAT mają obowiązek przesyłania wszystkich faktur – w tym eksportowych – do KSeF. KSeF jest jednak systemem krajowym i kontrahenci zagraniczni nie mają do niego dostępu, co oznacza, że faktury dla kontrahentów zagranicznych trzeba również przekazywać poza systemem, np. w formacie PDF. Systemy ERP takie jak Comarch wspierają jednak przedsiębiorców w obsłudze dodatkowych wymagań co pozwala automatyzować proces fakturowania transgranicznego.