KSeF a samofakturowanie – jak to działa i kto musi mieć uprawnienia?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza wiele zmian w procesie wystawiania i odbierania faktur. Jednym z istotnych zagadnień jest kwestia samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. KSeF reguluje ten proces, oferując specjalny model uprawnień dla podmiotów, które chcą korzystać z tej opcji. W tym artykule wyjaśniamy, jak działa samofakturowanie w KSeF i o czym trzeba pamiętać.

Czym jest samofakturowanie w KSeF?

Samofakturowanie to sytuacja, w której nabywca towarów lub usług wystawia fakturę VAT w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Jest to możliwe pod warunkiem istnienia wcześniejszej umowy między stronami, która przewiduje taką formę rozliczenia. KSeF standaryzuje ten proces, zapewniając, że również takie faktury są ustrukturyzowane i trafiają do systemu.

Czy KSeF obsługuje samofakturowanie?

Tak. Jednak aby było to możliwe nabywca musi posiadać odpowiednie uprawnienia. KSeF przewiduje dedykowany do tego model uprawnień samofakturowania:

• Nadanie uprawnień: Sprzedawca (podmiot wystawiający fakturę pierwotną) musi nadać nabywcy uprawnienia do wystawiania faktur w jego imieniu w KSeF. Odbywa się to poprzez odpowiednie mechanizmy w systemie KSeF lub przez złożenie odpowiedniego formularza.
• Wskazanie relacji: System KSeF pozwala na precyzyjne określenie, kto jest sprzedawcą, a kto nabywcą, w ramach danej transakcji samofakturowania.
• Numer KSeF: Podobnie jak w przypadku standardowych faktur, faktura wystawiona w ramach samofakturowania otrzyma swój unikalny numer identyfikujący w KSeF

Czy uzyskane numery KSeF w ramach samofakturowania będą musiały być wysyłane do dostawcy?

Sprzedawca będzie miał w systemie KSeF dostęp do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania. Nie ma konieczności przekazywania sprzedawcy nr KSeF wystawionych faktur. W przypadku samofakturowania przez podmioty zagraniczne, nie ma jeszcze obecnie dostępnych rozwiązań, ale prace legislacyjne i techniczne nad rozwiązaniem dotyczącym samofakturowania przez podmioty zagraniczne są w toku.

Podsumowanie

Samofakturowanie w KSeF jest możliwe i zgodne z przepisami, ale wymaga wcześniejszego przygotowania: formalnego porozumienia oraz nadania odpowiednich uprawnień. Wdrożenie KSeF to krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów fakturowania w Polsce. Możliwość samofakturowania w ramach tego systemu to kolejne udogodnienie, które, odpowiednio wykorzystane, może przynieść realne korzyści przedsiębiorcom.