Pożegnaj przestarzałe systemy – udana migracja i jej wpływ na rozwój firmy

Pożegnaj przestarzałe systemy – udana migracja i jej wpływ na rozwój firmy

Czy automatyzacja ma sens? Każda nowoczesna firma wie, że wprowadzenie innowacyjnych narzędzi systemowych to podstawa konkurencyjności. Strach przed zmianą, potencjalne koszty lub opór pracowników hamują przedsiębiorców przed migracją, ale są sposoby, żeby przeprowadzić ją płynnie i bezproblemowo.

Przestarzały system, czyli jaki?

Przestarzały system nie musi mieć wcale 15 czy 20 lat. System może być przestarzały, jeśli bazuje na starszych technologiach, które nie są już wspierane przez producentów i aktualizowane, co oznacza, że są one niebezpieczne. To taki system, który w wyniku zmian organizacyjnych przedsiębiorstwa nie obsługuje wszystkich jego procesów biznesowych (w tym np. zarządzania sprzedażą e-commerce lub pracą zdalną). Mogą go również cechować wysokie koszty utrzymania, wynikające z konieczności zatrudniania specjalistów od niszowych, nieużywanych już przez większość firm technologii lub drogich licencji. Inne oznaki to między innymi brak skalowalności (system nie radzi sobie z rosnącą liczbą użytkowników czy danych), trudności w integracji z nowoczesnymi narzędziami oraz niska wydajność. Krótko mówiąc, przestarzały system to taki, który zamiast wspierać rozwój, jest hamulcem innowacji i generuje coraz większe ryzyko.

Brak ERP w firmie 

Według raportu PMR Made in Poland 2024, polskie firmy przywiązują dużą wagę do współpracy z dotychczasowymi dostawcami systemów ERP. Badania wykazały, że aż 80% z nich wciąż korzysta z rozwiązań tego samego producenta, od którego pierwotnie nabyły to oprogramowanie. Część przedsiębiorców aktualizuje swoje oprogramowanie, a sporo z nich nadal korzysta z pierwotnych wersji wdrożonych wiele lat wcześniej. Istnieje też grupa przedsiębiorstw, która utrzymuje przestarzałe oprogramowania, a ich braki funkcjonalne i technologiczne próbuje uzupełnić autorskim aplikacjami lub systemami firm trzecich, z którymi trzeba się integrować. To ostatecznie znacząco komplikuje proces administracji narzędzi IT, zmniejsza automatyzację przepływu danych i zwiększa ryzyko awarii całej infrastruktury przy aktualizacji jednego z systemów.

Przestarzałe narzędzia, niezależnie od dziedziny czy branży, prędzej czy później tracą zastosowanie – sprawdza się to wyjątkowo w kontekście systemów ERP. Firmy, które kurczowo trzymają się starych rozwiązań, tracą szansę na innowacje, optymalizację procesów i poprawę doświadczeń klientów. Typowe obszary, w których z powodu przestarzałego systemu ERP firma staje się niewydolna to między innymi:

Księgowość i finanse – brak automatycznej weryfikacji faktur, trudności z generowaniem raportów finansowych w czasie rzeczywistym, błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych to tylko część problemów. Największym z nich może okazać się jednak brak gotowości na nadchodzący wymóg Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – to ogromne ryzyko. Przejście na KSeF będzie wymagało cyfrowej wymiany faktur, a przestarzałe systemy księgowe mogą ten proces znacząco utrudnić, a nawet uniemożliwić.

Magazyn i logistyka – brak precyzyjnych danych o stanach magazynowych i lokalizacji towaru, ręczne inwentaryzacje, brak możliwości śledzenia pochodzenia wyrobu i kontroli stanów minimalnych oraz błędy w zamówieniach i dostawach mogą prowadzić do nadmiernych zapasów lub ich braków, a w konsekwencji do strat i niezadowolenia klientów.

Sprzedaż i obsługa klienta – rozproszone dane o klientach, brak spójnej historii kontaktów, brak narzędzi do obsługi wielokanałowej sprzedaży (e-commerce, sprzedaż w terenie, sprzedaż detaliczna), brak kontroli procesów zwrotów i reklamacji, utrudniona obsługa umów handlowych i procesu handlowego oraz utrudnione zarządzanie leadami i ofertami obniżają efektywność sprzedaży i jakość obsługi.

Zarządzanie zasobami ludzkimi (HR) – papierowe wnioski, długotrwałe procesy akceptacji urlopów i delegacji, a także brak skutecznych narzędzi do zarządzania czasem pracy stacjonarnej, zdalnej i hybrydowej oraz brak centralnej bazy danych o dostępności pracowników utrudniają planowanie czasu pracy i rozliczanie wynagrodzeń.

Produkcja – brak precyzyjnego planowania produkcji, trudności w zarządzaniu surowcami i półproduktami, brak narzędzi do kontroli, rejestracji procesów produkcyjnych i rozliczania kosztów produkcyjnych, a także brak kontroli nad postępem prac oznaczają ciągłe opóźnienia i wzrost kosztów.

Zarządzanie projektami – brak scentralizowanego miejsca do śledzenia postępu prac, alokacji zasobów i zarządzania budżetem utrudniają terminową realizację i kontrolę nad projektem.

Analiza danych i raportowanie – niemożność szybkiego dostępu do kompleksowych danych z różnych obszarów firmy utrudnia podejmowanie trafnych decyzji biznesowych opartych na aktualnych informacjach.

Migracja ze starego systemu do nowoczesnego, staje się więc w pewnym momencie jedyną drogą do uniknięcia stopniowego osłabienia pozycji firmy na rynku, co w dłuższej perspektywie może zagrozić jej stabilności.

Dlaczego warto?

Powodów, dla których warto zmienić system jest wiele i dotyczą one zarówno wyżej wymienionych problemów i niebezpieczeństw, jak i kwestii biznesowych. To jasne, że nowoczesne systemy oferują znacznie wyższe bezpieczeństwo i chronią dane przed coraz bardziej wyrafinowanymi cyberzagrożeniami, ale, co ważne, migracja oznacza również lepszą wydajność i stabilność, a to przekłada się na płynniejsze operacje i mniej przestojów. Nowoczesne narzędzia to także niższe koszty długoterminowe, wynikające z mniejszych nakładów na konserwację, tańszych licencji i możliwości automatyzacji. Co jednak może okazać się najistotniejsze to fakt, że migracja otwiera drogę do innowacji, umożliwiając wdrażanie nowych funkcjonalności, integrację z najnowszymi technologiami (np. AI, RPA) i poprawę doświadczeń zarówno pracowników, jak i klientów. To duża zmiana, ale i strategiczna inwestycja, która może przynieść nieoczekiwane zyski.

Od początku

Od czego zacząć migrację? Jak każdy duży projekt: od planu i oceny sytuacji. Zmiana środowiska systemowego to ogromny krok, dlatego należy zacząć od szczegółowej inwentaryzacji i stworzenia planu działania. Zidentyfikuj wszystkie elementy swojego obecnego systemu, oceń ich stan techniczny, wydajność, bezpieczeństwo i możliwości skalowania. Zrozum, które procesy biznesowe są wspierane przez poszczególne komponenty i gdzie leżą największe bolączki.

Zastanów się po co właściwie chcesz migrować? Chcesz zwiększyć wydajność o konkretny procent, zredukować koszty utrzymania, wdrożyć nowe funkcjonalności czy może po prostu poprawić bezpieczeństwo? Opracuj szczegółowy harmonogram, budżet i jasno określ role oraz odpowiedzialności. Ustal priorytety, ponieważ jasne cele pomogą Ci łatwiej przejść przez cały proces.

System spełniający oczekiwania

Kiedy już stworzysz plan i wiesz, czego potrzebujesz, musisz wybrać nowy system wspierany nowoczesnymi narzędziami i technologiami. Kieruj się skalowalnością, bezpieczeństwem, kosztami i dostępnością wsparcia. Przykładem takich systemów są Comarch ERP Optima (idealny dla mniejszych i średnich firm, z modułami do księgowości, handlu, magazynu, kadr i płac, w tym obsługą KSeF) oraz Comarch ERP XL (dla dużych przedsiębiorstw, oferujący zaawansowane funkcjonalności dla produkcji, logistyki, sprzedaży i finansów, również z pełnym wsparciem KSeF). Warto też rozważyć rozwiązania chmurowe oferowane przez Comarch, które zapewniają elastyczność i obniżają koszty infrastruktury. 

Konfiguracja nowego środowiska

To praktyczna część, którą w zależności od wyboru systemu, mogą przeprowadzić specjaliści, pomagając Ci lepiej i łatwiej wdrożyć nowe rozwiązania. Zacznij od zbudowania nowej infrastruktury – może to być konfiguracja instancji w chmurze, ustawienie sieci, a następnie instalacja i konfiguracja wybranego oprogramowania i narzędzi. Upewnij się, że nowe środowisko jest stabilne i gotowe na przyjęcie danych.

Kiedy wszystko jest gotowe można przeprowadzić migrację i transformację danych.

Serce migracji

Implementacja i testowanie systemu to główny punkt przeprowadzania migracji. Dzięki rozwojowi lub adaptacji aplikacji, całe przedsiębiorstwo odżywa na nowo. Później następuje testowanie kompleksowe. To istotny krok, dokładne testy to gwarancja stabilności i funkcjonalności nowego systemu, a ich automatyzacja jest kluczowa dla efektywności i powtarzalności.

Moment prawdy

Przełączenie na nowy system i migracja danych może być jednoczesne lub stopniowe, w zależności od branży lub wielkości firmy. To złożony proces, do którego trzeba się dobrze przygotować i być gotowym na to, że coś może się nie udać. Określenie procedury powrotu do poprzedniej wersji systemu to jeden z kroków bezpiecznej migracji, dlatego zawsze warto mieć plan B – jeśli po wdrożeniu cokolwiek pójdzie nie tak, firma będzie gotowa.

Po uruchomieniu nowego systemu, nie spoczywaj na laurach i monitoruj system. Wykorzystaj narzędzia do monitorowania wydajności i błędów, ustaw alerty i zbieraj dane o wydajności i stabilności, aby szybko reagować na wszelkie anomalie.

Ciągłe doskonalenie

Migracja oprogramowania to nie koniec, to początek nowej ery w Twojej firmie. Aby zakończyła się sukcesem należy regularnie analizować dane o wydajności, identyfikować obszary do optymalizacji i wprowadzać poprawki. Technologia szybko się zmienia, a system powinien ewoluować wraz z nią.

Równie istotna, jak sama migracja jest kwestia szkoleń pracowników. Upewnij się, że Twoi pracownicy mają dostęp do szkoleń i zapewnij im bieżące wsparcie, aby mogli w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych narzędzi.

Nowoczesne systemy wymagają regularnego utrzymania, dlatego aktualizacja oprogramowania, łatanie luk bezpieczeństwa i optymalizacji kosztów (szczególnie w środowiskach chmurowych) to absolutna konieczność.

Konkrety dla Twojej firmy

Nowoczesne systemy Comarch ERP, takie jak Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL, oferują kompleksowe rozwiązania, które realnie przekształcają działanie firmy. Przykładowo, w obszarze księgowości i finansów, dzięki modułom Księgowość i Kasa/Bank, możesz liczyć na automatyzację ewidencjonowania dokumentów, sprawne rozliczanie płatności i bezproblemową integrację z bankowością online. To nie tylko redukuje ryzyko błędów, ale też znacząco oszczędza czas Twoich pracowników.

W zarządzaniu magazynem i logistyką, moduły Handel i Magazyn w Comarch ERP, wspierane przez specjalistyczny system Comarch WMS, usprawniają wszystkie procesy: od przyjęć i wydań towarów, przez ich lokalizację i inwentaryzację, aż po zarządzanie flotą transportową. Takie podejście realnie obniża koszty magazynowania i zwiększa ogólną efektywność logistyki.

Moduły CRM w Comarch ERP Optima i Comarch ERP XL pozwalają na scentralizowane zarządzanie bazą klientów, automatyzację działań marketingowych, tworzenie i śledzenie ofert, a także obsługę zgłoszeń serwisowych, co oznacza lepsze relacje z klientami i wzrost sprzedaży.

Dział HR również zyskuje dzięki automatyzacji. Moduły Kadry i Płace oraz aplikacja Comarch HRM usprawniają rozliczanie wynagrodzeń, ewidencję czasu pracy (w tym pracę zdalną), zarządzanie urlopami i delegacjami. Dodatkowo digitalizują dane pracownicze i procesy rekrutacyjne, co kompleksowo usprawnia pracę całego działu. 

Comarch ERP XL to idealne rozwiązanie dla firm produkcyjnych. W szczególności z modułem Produkcja, oprogramowanie umożliwia szczegółowe planowanie zleceń, harmonogramowanie procesów, zarządzanie technologią, kontrolę zużycia surowców i rozliczanie kosztów produkcji, co zwiększa wydajność i tempo procesów produkcyjnych.

Co więcej, systemy Comarch ERP aktywnie wspierają zarządzanie projektami. Dają możliwość tworzenia struktur projektów, budżetowanie, harmonogramowanie prac, zarządzanie dokumentacją projektową oraz szczegółową ewidencję i rozliczanie kosztów, zapewniając pełną kontrolę nad projektem.

Nie można zapomnieć o analizie danych i raportowaniu. Narzędzia Business Intelligence (BI), w pełni zintegrowane z Comarch ERP – takie jak Comarch ERP Optima Analizy BI – umożliwiają tworzenie zaawansowanych raportów i dynamicznych dashboardów w czasie rzeczywistym. Dzięki temu zyskujesz szybki dostęp do kompleksowej analizy danych sprzedażowych, finansowych, magazynowych czy produkcyjnych, co stanowi solidne wsparcie w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.

Przykładem sukcesu wdrożenia systemu Comarch ERP może być, między innymi, firma Agro-Sieć, prowadząca obsługę producentów rolnych w zakresie profesjonalnej dystrybucji środków ochrony roślin czy nasion i pasz. Wdrożony system Comarch ERP XL wraz z 18 modułami przyspieszył proces kompletacji zamówień aż o 50%, zwiększając tym samym efektywność operacji magazynowych i niemal całkowicie eliminując błędy. 

– Stary system nie pozwalał albo nie umożliwiał takich zmian i optymalizacji. Dzięki Comarch ERP XL udało nam się to zrobić i dzisiaj patrzymy już w przyszłość, zastanawiając się jakie ewentualne modyfikacje czy optymalizacje będziemy wprowadzać […] – podsumowuje Paweł-Bruderek-Żyżun, wiceprezes Agro-Sieci.

Gotowy?

Lęk przed zmianą jest naturalny, ale każda firma, czy tego chce czy nie, musi być gotowa na rekonstrukcje. Automatyzacja i migracja do nowoczesnych systemów ERP, takich jak te oferowane przez Comarch, to już niestety nie opcja, a konieczność dla wszystkich, którzy chcą utrzymać konkurencyjność i rozwijać się w dynamicznym świecie biznesu. Odpowiednie planowanie, współpraca z doświadczonymi specjalistami i konsekwentne działanie pozwalają przeprowadzić proces płynnie i efektywnie. Czy jesteś gotowy, by postawić ten krok?