Raportowanie zmian zapasów to podstawa do efektywnego zarządzania

Raportowanie zmian zapasów – czym jest i dlaczego jest aż tak ważne?

Raportowanie zmian zapasów to proces monitorowania i analizowania danych dotyczących ruchu, wartości oraz stanu towarów w magazynie. Te informacje są niezwykle ważne, ponieważ prawidłowo prowadzone raporty są niezbędne, aby podejmować świadome decyzje biznesowe. Pozwalają one kontrolować koszty, unikać nadmiarowych zapasów i optymalizować płynność finansową. Co istotne, zmiana stanu zapasów, zarówno pod kątem ilościowym, jak i wartościowym, ma bezpośredni wpływ na bilans firmy oraz jej rentowność.

Jakie dane powinny zawierać raporty zapasów?

Profesjonalny raport wartości zapasów powinien zawierać kilka kluczowych wskaźników, które pozwalają określić stan w magazynie.

• Wartość zapasów pokazuje ilość kapitału zamrożonego w towarach. Dzięki niej można ocenić rentowność i płynność.
• Zmiana stanu produktów szczegółowo opisuje przepływ towarów, które produkty weszły i wyszły z magazynu. Umożliwia bieżące śledzenie zapasów, identyfikację najszybciej oraz najwolniej rotujących towarów.
• Wskaźnik rotacji zapasów to jeden z najważniejszych KPI magazynowych. Mierzy, jak szybko firma sprzedaje swoje zapasy. Im wyższy wskaźnik, tym bardziej efektywne jest zarządzanie.
• Odpisy aktualizujące wartość zapasów uwzględniają spadek wartości towarów spowodowane uszkodzeniami, przeterminowaniem, wycofaniem z oferty lub zwrotami od klientów. Pozwalają on na uzyskanie aktualnej wartości zapasów.
• Struktura zapasów odzwierciedla rozkład zapasów w magazynie na poszczególne kategorie. Służy do monitorowania i analizy składu magazynu, dostarczając pełnego obrazu zgromadzonych towarów.

Kluczowe KPI magazynowe, które musisz znać

Aby kontrolować stany magazynowe i mierzyć ich efektywność, należy monitorować odpowiednie wskaźniki. 

• Wskaźnik rotacji zapasów pokazuje, ile razy w danym okresie (np. roku) zapasy zostały sprzedane i uzupełnione. Wysoki wskaźnik świadczy o zdrowym biznesie.
• Wskaźnik rotacji zobowiązań (DPO) jest powiązany z rotacją zapasów. Mierzy, jak szybko firma reguluje swoje zobowiązania wobec dostawców, co ma bezpośredni wpływ na jej stabilność finansową. Powiązanie to wynika z faktu, że DPO odzwierciedla, jak długo firma finansuje zakupione zapasy kosztem dostawcy (kredyt kupiecki), będąc tym samym kluczowym składnikiem Cyklu Konwersji Gotówki.
• Wskaźnik rotacji zapasów służy do klasyfikacji produktów w systemie analizy ABC. Grupa A obejmuje produkty o najwyższej rotacji (szybko sprzedawane), natomiast grupa C to towary o najniższej rotacji (wolno się sprzedają). Dzięki temu można optymalnie rozmieścić je w magazynie, biorąc pod uwagę zapotrzebowanie. 

Narzędzia wspierające raportowanie zmian zapasów

Manualne przygotowywanie raportu zapasów jest czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. Nowoczesne systemy, takie jak ERP i WMS, automatyzują ten proces, oferując zaawansowane raportowanie magazynowe. Umożliwiają one bieżącą analizę zmian zapasów, generowanie raportów zapasów i automatyczne monitorowanie KPI. Umożliwiają także realizację inwentaryzacji w toku stanów magazynowych. Dzięki temu możesz na bieżąco monitorować zmiany stanu zapasów i podejmować szybkie decyzje, zamiast opierać się na nieaktualnych danych.

FAQ - często zadawane pytania

Co to jest raportowanie zmian zapasów? 

Jest to proces dokumentowania i analizowania wszelkich zmian w stanie, wartości i rotacji towarów w magazynie.

Jak często raportować stany magazynowe? 

W zależności od specyfiki działalności, raportowanie można prowadzić na bieżąco, w cyklach dziennych, tygodniowych lub miesięcznych. Systemy ERP i WMS pozwalają na generowanie raportów w dowolnym momencie.

Jak raportować wartość zapasów? 

Wartość zapasów raportuje się zazwyczaj w oparciu o ich koszt zakupu, uwzględniając odpisy aktualizujące oraz inne zmiany.

Zagadnienie to jest bardziej skomplikowane i zależy od wybranej przez firmę metody wyceny stanów magazynowych. Wartość jest ustalana poprzez fizyczne zliczenie zapasów (inwentaryzację) i przypisanie odpowiedniej ceny zakupu do każdej jednostki zgodnie z przyjętą metodą.

Główne metody wyceny zapasów

Sposoby ustalenia wartości stanów magazynowych opierają się na metodach wyceny zapasów, z których najczęściej stosowane to:

• FIFO (First In, First Out): Pierwsze weszło, pierwsze wyszło. Zakłada, że najwcześniej zakupione towary są sprzedawane jako pierwsze (często stosowana, np. w Comarch ERP XL).
• AVCO/WAC (Average Cost/Weighted Average Cost): Średnia ważona cena zakupu. Wartość jest uśredniana po każdym zakupie (często stosowana, np. w Comarch ERP CEE).
• Identyfikacja szczegółowa: Przypisanie konkretnego kosztu do każdej jednostki (stosowane dla dóbr unikalnych).
• LIFO (Last In, First Out): Ostatnie weszło, pierwsze wyszło (dopuszczone w Polsce, ale nieakceptowane przez Międzynarodowy Standard Rachunkowości MSR 2).
• FEFO (First Expired, First Out): Pierwsze ważniejsze, pierwsze wyszło (metoda zarządzania logistycznego, związana z datami ważności).

Chcesz zapanować nad swoim magazynem i podejmować lepsze decyzje? Prawidłowe raportowanie zmian zapasów jest pierwszym krokiem. Dowiedz się, jak zrobić to efektywnie z Comarch ERP.