Rentowność pod kontrolą – jak Comarch ERP Optima zmienił pracę w Termomodernizacje

Wdrożenie Comarch ERP Optima skróciło w tej firmie czas księgowania o 15%. - Możemy wreszcie precyzyjnie śledzić rentowność każdego projektu i szybko reagować na odchylenia – ocenia Agata Januszewska, specjalista ds. księgowości w spółce Termomodernizacje.

Termomodernizacje Sp. z o.o działa w branży budowlanej i OZE i zajmuje się kompleksową modernizacją budynków. Wykonuje projekty dla osób prywatnych, firm i instytucji. Zajmuje się ocieplaniem budynków, wymianą okien i drzwi oraz modernizacją instalacji grzewczych. Sięga też po rozwiązania oparte na odnawialnych źródłach energii.

Wyzwania przed wdrożeniem

Przedsiębiorstwa branży budowlanej i OZE często napotykają trudności już na etapie organizacji danych i rozliczeń. W Termomodernizacje praca na dwóch niespójnych systemach prowadziła do rozbieżności oraz błędów w dokumentach i deklaracjach. Brakowało narzędzi do monitorowania przepływów finansowych związanych z dotacjami i środkami powierzonymi przez klientów, co utrudniało bieżące rozliczenia. 

Spowolniona praca

Brakowało również narzędzi do analizy kosztów i przychodów w podziale na projekty i etapy, a księgowanie wszystkiego na jedno konto tworzyło „wielki worek”, z którego trudno było ocenić opłacalność kontraktów. Dodatkowo ograniczona automatyzacja i brak raportów w czasie rzeczywistym utrudniały kontrolę finansów. Problemy z rozliczeniami i ewidencją wpłat – zarówno dotacji, jak i środków klientów, spowalniały pracę. Pracownicy spędzali też dużo czasu na ręcznym przygotowywaniu raportów i zestawień, co ograniczało czas dostępny na analizę rentowności projektów.

Dlaczego Comarch ERP Optima?

Wybór wynikał z potrzeby połączenia obszarów handlowych, księgowych oraz kadrowo-płacowych w jednym systemie. Rozwiązanie jest elastyczne i łatwo dopasowuje się do pracy projektowej. Umożliwia szczegółową analizę kosztów i przychodów według umów i etapów. Atutem jest też szybkie, mniej niż dwumiesięczne wdrożenie, mieszczące się w zakładanym przez Termomodernizacje terminie. Za wdrożenie odpowiada Partner Comarch, firma ACOMIT.

Jak wygląda wdrożenie Comarch ERP Optima?

Wdrożenie Comarch ERP Optima trwało 1,5 miesiąca i obejmowało analizę przedwdrożeniową, instalację systemu oraz migrację danych – kontrahentów, bilansu otwarcia z nowym planem kont i informacji kadrowo-płacowych. Przeniesiono kluczowe dane, w tym kontrahentów, bilans otwarcia z nowym planem kont oraz informacje kadrowo-płacowe, jednocześnie porządkując i standaryzując wszystkie zapisy. W procesie migracji przeprowadzono też porządkowanie i standaryzację danych, aby zapewnić spójność informacji w całej firmie. 

Dane uporządkowano i ujednolicono, przeszkolono użytkowników. Uruchomiono moduły Handel Plus, Księga Handlowa Plus, Środki Trwałe, Kadry i Płace, IBARD.  

Jakie korzyści z wdrożenia Comarch ERP Optima?

Wdrożenie Comarch ERP Optima przyniosło firmie wyraźne usprawnienia. Uporządkowano dane i wyeliminowano wcześniejsze błędy w ewidencji, co przełożyło się na skrócenie czasu księgowania o 15%. Import wyciągów bankowych i rozliczenia płatności przebiegały o 20% szybciej, a bieżące raportowanie kosztów i przychodów według projektów i etapów stało się znacznie prostsze. System pozwolił również na monitorowanie dotacji i środków powierzonych przez klientów w czasie rzeczywistym, co zwiększyło transparentność finansową. Całość zwiększyła przejrzystość informacji oraz komfort pracy. 

Dwie liczby sukcesu

Wdrożenie Comarch ERP Optima umożliwiło:

• Skrócenie czasu księgowania o 15%
• Przyspieszenie importu wyciągów bankowych i rozliczeń płatności o 20%

Innowacje i nowinki

Wdrożenie przyniosło kilka kluczowych innowacji usprawniających pracę. Stworzono specjalną funkcję przekształcania dokumentów RO w wiele faktur pro–forma, automatyzując ten proces i oszczędzając czas. Kategorie projektowe z numerem umowy i etapem realizacji umożliwiły automatyczne księgowania, a raportowanie rentowności projektów stało się możliwe w czasie rzeczywistym. Zintegrowano dane między działem handlowym a księgowością. 

Z Comarch ERP Optima znacząco usprawniliśmy pracę

Dzięki wdrożeniu firma zyskała pełną kontrolę nad finansami projektów. Wdrożenie pozwoliło na sprawniejsze raportowanie, lepszą organizację procesów i większą przejrzystość danych, co przekłada się na efektywniejsze zarządzanie projektami. Jak podkreśla Agata Januszewska, specjalista ds. księgowości: „Możemy wreszcie precyzyjnie śledzić rentowność każdego projektu i szybko reagować na odchylenia. System znacząco usprawnił naszą pracę i poprawił jakość danych”.