UZ Cargo Poland z Comarch ERP Optima – mniej papierów, więcej zleceń

Jeszcze niedawno UZ Cargo Poland, młoda spółka kolejowa, prowadziła swoje operacje na papierze, w Excelu i przez e-maile. Dziś wszystko dzieje się w jednym systemie – od zleceń po faktury. Wdrożenie Comarch ERP Optima pokazało, że cyfryzacja nie musi trwać latami ani kosztować fortuny. Wystarczy dobrze dobrany system ERP i zespół, który wie, czego potrzebuje.

UZ Cargo Poland to firma logistyczna, która przewozi różne ładunki koleją – od zbóż i płynów, przez naczepy drogowe, po kontenery chłodnicze. Realizują też transporty intermodalne, czyli takie, gdzie po drodze trzeba zmieniać środki transportu.

Spółka powstała w czerwcu 2023 roku jako część ukraińskiego giganta – Ukrzaliznycia, lidera przewozów kolejowych. Wystartowali z rozmachem – w pierwszym roku przychody sięgnęły 33 mln zł, a w 2024 już ponad 80 mln.

Na początku wszystko działało po staremu – dokumenty papierowe, Excel, e-maile. Szybko jednak okazało się, że przy takiej skali to po prostu nie działa. Dlatego zarząd postanowił wdrożyć nowoczesny system ERP. Biuro rachunkowe, które obsługuje spółkę i korzysta na co dzień z Comarch ERP Optima, poleciło właśnie to rozwiązanie.

Priorytety wdrożenia

UZ Cargo Poland miało kilka jasno określonych celów:

• Wszystkie informacje o zleceniach w jednym miejscu – brak rozproszonych danych.
• Start zlecenia tylko po otrzymaniu zaliczki od klienta.
• Możliwość analizowania rentowności każdej usługi i całego biznesu.
• Współpraca z biurem rachunkowym bez papierów – wszystko cyfrowo.
• Dostęp do systemu zdalnie – zarówno dla pracowników, jak i księgowych.
• Digitalizacja dokumentacji pracowniczej.
• Pełna zgodność z polskim prawem (m.in. KSeF, faktury zaliczkowe).
• Wysokie bezpieczeństwo danych.

Comarch ERP Optima - 100% w standardzie

Wdrożona instalacja Comarch ERP Optima w Chmurze Comarch Enterprise składa się z następujących modułów: Moduł dostępowy (Kasa/Bank Plus), Handel Plus, Księga Handlowa Plus, Środki Trwałe, Płace i Kadry Plus, CRM Plus, Obieg Dokumentów, Opis Analityczny, BI Point. Wdrożeniem zajął się Partner Comarch, firma Graphcom.

Wszystko w systemie

System został uruchomiony w Chmurze Comarch Enterprise, co dało wszystkim pracownikom i księgowym możliwość pracy zdalnej. Dane z dotychczasowych baz zostały przeniesione do nowego środowiska, a proces obsługi zleceń zaczął się od początku działać w ERP. Procesu obsługi zleceń dla nowych klientów (z zaliczką) zawiera kluczowe elementy rezerwacji odbiorcy: numer zlecenia, numer umowy, rodzaj usługi, cena, waluta, terminy, faktura proforma, faktura zaliczkowa #1 i kolejne, korekta faktury zaliczkowej oraz faktura końcowa.

Wszystko – od numeru umowy, przez faktury zaliczkowe, po rozliczenia końcowe – trafia do systemu. Dzięki funkcji seryjnej wysyłki dokumentów faktury są wysyłane e-mailem bezpośrednio z Comarch ERP Optima, co znacznie skróciło czas pracy zespołu.

Uruchomiono też opis analityczny, który pozwala dokładnie śledzić rentowność każdego zlecenia – według rodzaju transportu, kosztów, przychodów i miejsca ich powstawania.

Różne waluty, różne języki

Kolejny krok to pełna integracja z bankami, digitalizacja dokumentacji kadrowej (Comarch e-teczka) oraz dostęp do niej, by spółka macierzysta w Ukrainie mogła łatwo przeglądać pliki. Wykorzystano moduły księgowe w wersji PLUS, by zapewnić możliwość prowadzenia rozliczeń w różnych walutach i korzystanie z funkcjonalności magazynu walut. Dokumenty takie jak bilans czy rachunek wyników prowadzone są w języku polskim i ukraińskim.

I wreszcie: Comarch BI Point, który daje zarządowi zestaw gotowych raportów i analiz, by na bieżąco kontrolować rentowność i kompletność dokumentów.

6 konkretnych korzyści z wdrożenia Comarch ERP Optima

1. Przy tej samej liczbie pracowników UZ Cargo Poland obsługuje o 50% więcej zleceń.
2. Czas tworzenia raportów skrócił się o 75%.
3. Obsługa przelewów zajmuje zamiast 5 – tylko 1 godzinę tygodniowo.
4. BI Point daje pełną kontrolę nad rentownością zleceń.
5. Szybsze faktury zaliczkowe oznaczają szybszy start zlecenia, ponieważ gdy spółka jest w stanie szybciej przygotować fakturę zaliczkową, to skraca się czas wyegzekwowania wpłaty zaliczki.
6. Cała dokumentacja w wersji cyfrowej, dostępna zdalnie i bezpiecznie przechowywana (poza skanami umów).

Dodatkowo dane w chmurze są codziennie archiwizowane. Przechowuje się również dodatkowe kopie z poprzednich dni. Gdyby kiedykolwiek doszło do ataku ransomware, spółka może odtworzyć dane z kopii zapasowej.

By się dalej rozwijać

Start systemu nastąpił 2,5 miesiąca od chwili rozpoczęcia wdrożenia systemu Comarch ERP Optima: i stało się to pomimo bariery językowej między współpracującymi zespołami.

- Mimo bariery językowej udało się nam dogadać. Jestem zadowolony z efektów projektu, ponieważ system ERP stał się centralnym źródłem informacji na temat zlecenia transportowego – ocenia wdrożenie Bilousov Maksym, kierownik biura operacyjnego. – Manualna praca została mocno zredukowana i spółka jest teraz przygotowana do tego, by się dalej rozwijać.

Historia UZ Cargo Poland to dowód na to, że efektywna cyfryzacja jest kluczem do szybkiego skalowania biznesu, nawet w wymagającej branży kolejowej i logistycznej. Wdrożenie Comarch ERP Optima pozwoliło spółce nie tylko zrezygnować z papieru i Excela, ale przede wszystkim: zredukować manualną pracę, uzyskać pełną kontrolę nad rentownością zleceń dzięki BI Point, a co najważniejsze – przy tej samej liczbie pracowników obsłużyć o 50% więcej zleceń.