W jedności siła, czyli niezwykłe wyniki wdrożenia Comarch ERP XL w firmie Semex

Co się dzieje, gdy zanika komunikacja między działami firmy? Każdy z nich próbuje rozwijać się niezależnie, tworząc własne rozwiązania i metody postępowania. Skutek może być tylko jeden: działy przestają się komunikować, zanika wymiana informacji. Firma cierpi, zyski maleją, klienci odchodzą w wyniku wewnętrznych nieporozumień. Jest to więc dokładnym zaprzeczeniem sensu prowadzenia mocnej firmy o 30-letnich tradycjach.

Semex, która powstała w roku 1990, była na początku małą rodzinną firmą. Od początku świetnie rozumiała potrzeby rynku, zresztą do dziś jej priorytetem jest zadowolenie klientów. Trzy dekady temu rynek w branży artykułów metalowych i materiałów budowlanych był dziewiczy i prosty. Po upływie 30 lat zmienił się w złożony ekosystem wymagający zarówno ekspertów, jak i specjalistycznych rozwiązań informatycznych. Praktyki, które pozwalały działać firmie ćwierć wieku temu, dziś są nieskuteczne. Teraz nadszedł czas na sprawdzone i skuteczne rozwiązania, które zadbają o przedsiębiorstwo i same o siebie.

Jesteś najlepszy, bo korzystasz z najlepszych rozwiązań

Być może starsi czytelnicy pamiętają jeszcze stworzony przed laty system DOS.. Na jego bazie działało prawie wszystko, również systemy księgowe, sprzedażowe i magazynowe – w tym doskonale znany, jeden z pierwszych na polskim rynku program CDN Klasyka (później Comarch ERP Klasyka). Rozwiązanie bardzo funkcjonalne i idealne na swoje czasy. Niemniej  - w obliczu postępu technologicznego, zastępowania starych technologii nowymi, zmieniającym się otoczeniem biznesowym i prawnym - Semex musiał podjąć decyzję o wdrożeniu nowoczesnego systemu do zarządzania firmą. Proces weryfikacji rynku wskazał, iż najbardziej kompletnym obecnie rozwiązaniem dla dużych i średnich firm jest Comarch ERP XL. I właśnie na nie zdecydowała się firma Semex – jeden z największych w Polsce producentów i sprzedawców materiałów do budowy, artykułów metalowych, a teraz też urządzeń i artykułów elektrycznych oraz BHP.

Jak tak można!

Firma może albo się rozwijać, albo upadnie. Decyzja zawsze należy do zarządu, a rozsądny i skuteczny wybiera jej dobro i rozwój. Semex był więc skazany na sukces dzięki ciągłym inwestycjom i powiększaniu grona swoich odbiorców. Ale zabrakło ważnych założeń, które powinny leżeć u podstaw każdej dużej firmy.

Pojawiły się nowe działy i powołane na ich potrzeby niezależne sposoby działania, ale zapomniano , aby zapewnić między nimi pełną kooperację. Błędem było rozpraszanie danych w różnych bazach,  co skutkowało tym, iż każdy z obszarów biznesowych był skoncentrowany tylko na swoich działaniach, bez szerszego spojrzenia na dobro całej organizacji. Raporty sprzedażowe trzeba było tworzyć ręcznie, a zamówienia przyjmować na kartce papieru. Aby sprawdzić dostępność towaru w innym oddziale, trzeba było do niego zadzwonić, a po godzinie ta informacja była  nieaktualna. Księgowość dostawała dokumenty sprzedażowe nawet z kilkugodzinnym opóźnieniem, a na rzetelne i kompletne raporty sprzedażowe czy controllingowe nie było szans, bo zanim człowiek zestawił w całość kilka tabel, to sytuacja już była inna.

Tak dłużej nie można – byli tego pewni i zarząd, i pracownicy. Stąd decyzja i inwestycja w reorganizację przedsiębiorstwa, czemu miał pomóc wybór kompletnego, spójnego rozwiązania, w którym dane są dostępne w czasie rzeczywistym dla wszystkich pracowników. Kadrę zarządzającą w podejmowaniu skutecznych decyzji miał wspierać wbudowany system raportujący business intelligence.

To nie światełko w tunelu – to rozbłysk supernowej

Czy podjęcie decyzji o zmianie oprogramowania do zarządzania całą firmą było łatwe? Oczywiście nie. Wieloletnie przyzwyczajenia – nawet do niewydajnych rozwiązań – sprawiają, że boimy się zmian. A czy wybór był prosty? Na pewno łatwiejszy niż pierwsza decyzja. Wybranym rozwiązaniem był system Comarch ERP XL.

Jak zdecydował zarząd? Trzeba zacząć zarządzać firmą mądrze i nowocześnie. Najważniejsze, żeby dane były wiarygodne i natychmiast dostępne. Pracownicy handlu i doradcy techniczni w terenie zostali wyposażeni w urządzenia i aplikacje mobilne natywnie połączone z centralnym systemem ERP. Pracownicy korzystają z pełnej gamy modułów w obszarach CRM, sprzedaży i zakupów czy finansów oraz HR. Wszędzie, gdzie to możliwe, zdefiniowano automaty, które wspierają wymianę elektronicznych dokumentów, akceptację procesów w ramach zdefiniowanych ścieżek – tak, aby wreszcie 120 pracowników z pięciu oddziałów mogło pracować na jednej bazie danych.

Dalej było już coraz lepiej

Firma Semex przetrwała trudny czas, gdy jej rozwój skutecznie ją paraliżował. Teraz może rozkwitać, a wdrożone rozwiązania są początkiem kolejnego etapu na drodze imponującego rozwoju.

Dostęp do wiarygodnych raportów i analiz generowanych w ciągu chwili uznano za najważniejsze narzędzie. W końcu można było sięgnąć po najbardziej podstawową dla każdej firmy wiedzę na temat finansów i stanów magazynowych. Każdy upoważniony pracownik może w każdej chwili sprawdzić dostępność dowolnego towaru w wybranym oddziale firmy i zarezerwować go albo przesunąć między magazynami.

Zaoszczędzono i wciąż oszczędza się mnóstwo czasu i pieniędzy na rzeczach, które niedawno musiał ręcznie wykonywać człowiek, a dziś robi to system: szybko, sprawnie i kompleksowo. Wyraźnie wzrosła sprzedaż: handlowcy korzystają ze świetnych narzędzi i aktualnych stanów, a obsługa sprzedaży zajmuje o 1/3 mniej czasu. Także księgowość stanęła na nogi dzięki natychmiastowemu dostępowi do wszystkich dokumentów sprzedażowych.

Czy to koniec? Wszystko wskazuje na to, że dopiero początek prawdziwych możliwości, które już wkrótce pokaże nam firma Semex.