Automatyczne księgowanie faktur z KSeF: jak agenci AI w Comarch ERP Optima przygotowują dekret do akceptacji?

Faktura za paliwo? Koszt. Dostawa materiałów? Na magazyn. Pojedyncza decyzja zajmuje kilka sekund, ale przy setkach faktur miesięcznie cały proces oznacza godziny powtarzalnej pracy. Agenci AI w Comarch ERP Optima obsługują ogólnie procesy księgowe od weryfikacji faktur z KSeF, przez ich kwalifikację i kategoryzację, aż po zaksięgowanie. Po stronie księgowych zostaje najważniejsze – weryfikacja pracy AI. Zobacz, jak ten proces przebiega w praktyce.

Jak agenci AI prowadzą e-fakturę w Comarch ERP Optima?

Architektura agentowa zmienia tryb pracy wewnętrznych działów księgowości. W Comarch ERP Optima fakturę kosztową z KSeF obsługuje czterech agentów AI. Każdy przygotowuje jedną sugestię, a o zapisie w księgach decyduje księgowa.

Jak przebiega automatyczna analiza na liście faktur z KSeF?

Proces rozpoczyna się od wprowadzenia dokumentu do systemu – faktury są pobierane automatycznie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W tle uruchamiają się trzej agenci AI, którzy działają niezależnie od siebie.

Weryfikator e-Faktur

Sprawdza wiarygodność dostawcy z polskim numerem NIP: rejestrację w bazie GUS i obecność rachunku bankowego na białej liście podatników VAT. Agent porównuje też dane kontrahenta z faktury z kartoteką kontrahentów w Comarch ERP Optima. Rozbieżności mogą wskazywać na próbę wyłudzenia albo podstawioną fakturę.

Więcej o weryfikacji kontrahentów z AI przeczytasz w artykule Anti-scam w księgowości – zweryfikuj kontrahenta z AI.

Kwalifikator kosztów

Proponuje, gdzie zaewidencjonować fakturę – w rejestrze VAT zakupu (wydatek ewidencjonowany bezpośrednio w rejestrze) lub w module handlowo-magazynowym (zakup towarów). Kwalifikacja faktur do ewidencji przebiega w 3 etapach, agent AI:

1. Sprawdza historię ostatnich 10 faktur od danego dostawcy.
2. Dopasowuje pozycje do cennika (w przypadku nowych dostawców).
3. Uruchamia analizę semantyczną i na tej podstawie rozpoznaje konkretne słowa w nagłówku i treści pozycji na fakturze.

Dzięki temu Kwalifikator kosztów odróżnia np. zakup materiałów do produkcji od usługi cateringowej, czy zakupu paliwa.

Kategoryzator dokumentów

Proponuje kategorię nagłówka faktury zakupowej lub sprzedażowej ze słownika kategorii w Comarch ERP Optima. Agent najpierw sprawdza, jakie kategorie miały wcześniejsze faktury od tego kontrahenta. Gdy dane historyczne nie wystarczają, analizuje opisy pozycji na fakturze. Proponuje jedną kategorię dla całego dokumentu i pokazuje uzasadnienie na formularzu faktury.

Kontrola użytkownika i ewidencja docelowa

Wyniki trzech agentów AI widać na liście KSeF jako statusy oznaczone ikonami. Z kolei na formularzu faktury KSeF sekcja Działania AI pokazuje zbiorczo wyniki wszystkich trzech agentów – poziom pewności rekomendacji i ewentualną potrzebę weryfikacji. Księgowa akceptuje propozycje AI albo poprawia je ręcznie. Następnie księgowa przenosi fakturę do odpowiedniej ewidencji. Przypisana kategoria przechodzi razem z dokumentem.

Jak Dekretator kosztów realizuje automatyczne księgowanie faktur kosztowych?

Dekretator kosztów proponuje schemat księgowy dla faktury kosztowej w rejestrze VAT zakupu i zapisuje dekret w buforze. Agent działa w trzech krokach:

1. Szuka precedensów – porównuje podrejestr VAT, kontrahenta i kategorię nagłówka faktury.
2. Szuka podobnych dokumentów – przeszukuje faktury z tego samego podrejestru i z tą samą kategorią z poprzednich okresów.
3. Proponuje schemat – wybiera najlepiej dopasowany schemat spośród zdefiniowanych w Comarch ERP Optima i określa poziom pewności propozycji.

Dekret zapisany w buforze dostaje status zależny od poziomu pewności: Zaksięgowano przez AI albo Zaksięgowano przez AI – wymaga weryfikacji.

Jak działa zasada księgowania przez bufor?

Dekretator kosztów wykonuje automatyczne księgowanie wyłącznie przy użyciu schematów z zaznaczonym parametrem Księgowanie przez bufor. Oznacza to, że zapisy trafiają w pierwszej kolejności do bufora. Dopiero tam księgowy weryfikuje zaproponowany przez agenta AI schemat i konta, które następnie zatwierdza, przenosząc wpis do Dziennika. Dzięki temu zespół zachowuje pełną kontrolę nad dokumentami.

Obejrzyj film instruktażowy i sprawdź, jak efekty pracy czterech agentów AI wyglądają bezpośrednio w systemie Comarch ERP Optima.

Jak Comarch ERP Optima chroni poprawność ksiąg?

Agenci AI w Comarch ERP Optima proponują – a decyzję o zapisie w Dzienniku zawsze podejmuje księgowa. Największą obawą przy wprowadzaniu sztucznej inteligencji do księgowości jest właśnie utrata kontroli nad księgami. Comarch ERP Optima ogranicza to ryzyko na pięć sposobów:

• Decyzja po stronie księgowej – zgodnie z zasadą Human-in-the-Loop agenci AI przygotowują propozycje, ale nie zamykają procesu. Na liście faktur KSeF księgowa może zatwierdzić propozycję agenta AI lub samodzielnie zadecydować, do której ewidencji przenieść fakturę.
• Oznaczanie każdego zapisu – każdy dekret przygotowany z udziałem AI ma wskaźnik pewności. Dekrety z niższą pewnością doboru schematu mają status Zaksięgowano przez AI – wymaga weryfikacji.
• Filtrowanie po statusach AI – listę faktur z KSeF można filtrować po statusach AI. Przy każdym zapisie w Dzienniku widać, czy dany status jest nadany przez sztuczną inteligencję.
• Role i uprawnienia – agenci AI działają wewnątrz systemu ERP i stosują się do zdefiniowanych uprawnień użytkowników.
• Prywatność danych – przetwarzanie danych odbywa się na terenie Unii Europejskiej, w prywatnej chmurze Enterprise (Google Cloud Platform w regionie EOG). Do modelu trafiają wyłącznie przefiltrowane dane, niezbędne do wykonania konkretnej operacji, które są usuwane po wykonaniu zadania i nie służą do trenowania innych modeli AI.

Jak agenci AI usprawniają pracę działu księgowości?

W wewnętrznym dziale księgowości agenci AI przesuwają pracę z wprowadzania danych na ich weryfikację.

• Krótsze zamknięcie miesiąca – po pobraniu faktur z KSeF Weryfikator e-Faktur, Kwalifikator kosztów i Kategoryzator dokumentów analizują dokumenty w tle.
• Od wprowadzania danych do weryfikacji – księgowa nie przepisuje danych, tylko sprawdza propozycje i je akceptuje.
• Szybszy wgląd w koszty – zamiast odkładać dekretowanie na ostatnie dni miesiąca, księgowa może w dowolnym momencie zaznaczyć faktury w rejestrze VAT zakupu i kliknąć „Księguj”. Dekretator kosztów dobiera schematy i zapisuje dekrety w buforze – więc koszty są szybciej gotowe do sprawdzenia i przeniesienia do Dziennika.

W zamkniętych testach przedpremierowych Friends & Family i testach wewnętrznych Comarch (sierpień 2026 r.) agenci AI skrócili czas obsługi dokumentów średnio o 70%. W testach uczestniczyło ponad 100 firm, które wykorzystały agentów ponad 300 tys. razy i przetworzyły ok. 100 tys. dokumentów.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Którzy agenci AI są dostępni w Comarch ERP Optima?

System Comarch ERP Optima oferuje dostęp do pięciu agentów AI, którzy automatyzują czynności księgowe oraz kadrowo-płacowe: Weryfikator e-Faktur, Kwalifikator kosztów, Kategoryzator dokumentów (dostępni też w Comarch ERP Optima w przeglądarce), a także Dekretator kosztów i Agent dokumentacji ZWUA, który uzupełnia dane związane z rozwiązaniem umowy i wyrejestrowaniem pracownika z ubezpieczeń.

Czy Kategoryzator dokumentów działa na fakturach sprzedażowych?

Tak. Kategoryzator dokumentów obsługuje zarówno faktury zakupowe, jak i sprzedażowe.

Czy Kwalifikator kosztów działa na fakturach sprzedażowych?

Nie. Kwalifikator kosztów działa wyłącznie dla faktur zakupowych. Faktury przeniesione do Rejestrów VAT, Handlu lub Ewidencji nie podlegają już kwalifikacji.