Zmiany podatkowe w 2025 i 2026 r.

Fundamentalna, najważniejsza zmiana w 2026 r. to wprowadzenia obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podatników, których obrót przekroczył 200 mln PLN (z VAT) powstanie 1 lutego 2026 r., natomiast dla pozostałych (z pewnymi wyjątkami) - 1 kwietnia 2026 r.

Przedsiębiorcy wystawiający faktury na kwotę poniżej 10.000 zł miesięcznie będą zobowiązani wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2027 r. (tzw. „podatnicy wykluczeni cyfrowo”). Podatnicy powinni być jednak przygotowani na korzystanie z KSeF już od 1 lutego 2026 r., ponieważ duża część faktur zakupowych może być już wystawiana w KSeF, a ich pozyskanie bezpośrednio z systemu będzie znacznie prostsze i szybsze niż proszenie dostawców o udostępnianie dokumentów poza KSeF.

Co KSEF oznacza w praktyce?

Obecnie wyłącznymi dysponentami faktury są sprzedawca i nabywca. Forma jej przekazania między stronami jest dowolna i zależy wyłącznie od ich ustaleń. W systemie KSeF sprzedawca przesyła fakturę na serwer Ministerstwa Finansów, gdzie dokument podlega weryfikacji (ale wyłącznie pod kątem technicznym), walidacji, zapisaniu oraz udostępnieniu nabywcy. Faktury nie można anulować ani usunąć – jedyną możliwością jest jej korekta do zera. Obowiązuje ściśle określony format pliku XML zgodny ze schemą systemową; w przeciwnym razie faktura zostanie odrzucona. 

Tryby działania w KSeF

Trybem preferowanym przez MF jest tryb online, czyli działanie w czasie rzeczywistym. Polega on na tym, że faktura jest wystawiana w systemie lokalnym i natychmiast transmitowana do KSeF. W wersji 2.0 MF zaproponowało jednak tryb szczególny – offline24. Umożliwia on sytuację, w której faktura sporządzona poza systemem KSeF najpierw zostanie wystawiona lokalnie (i potencjalnie przekazana klientowi), a potem dopiero zostanie przesłana do KSeF, nie później niż w ciągu jednego dnia roboczego.

Faktura taka musi być również zgodna z obowiązującą schemą faktury ustrukturyzowanej. Takie rozwiązanie będzie praktyczne zwłaszcza przy transakcjach eksportowych: tryb offline24 pozwala przekazać fakturę razem z dostawą (i na tej podstawie dokonać zgłoszenia celnego), a dopiero później przesłać ją do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego. 

W przypadku transakcji krajowych nie istnieje przepis zakazujący wprowadzania do obrotu faktur offline24. MF podkreśla jednak, że źródłem faktur w obrocie krajowym powinien być KSeF. Powstaje zatem wątpliwość, czy dopuszczalne jest przekazanie faktury wystawionej w trybie offline24 krajowemu kontrahentowi (przed jej wprowadzeniem do KSeF). Zgodnie ze stanowiskiem MF nie powinno to mieć miejsca. Rozwiązaniem łączącym wymogi MF z potrzebami biznesu potencjalnie będzie zastosowanie tzw. potwierdzenia transakcji (omówionego w dalszej części) – klient otrzymuje dokument od razu, zanim faktura zostanie formalnie zarejestrowana w systemie.

Offline24 jest jednym z kilku trybów niestandardowych i jego zastosowanie zależy wyłącznie od decyzji podatnika. Obok niego istnieją również tryby niestandardowe wynikające z okoliczności niezależnych od podatnika:

• niedostępność – występuje podczas zaplanowanych prac serwisowych MF; w tym czasie podatnik może wystawić fakturę, którą następnie należy przesłać do KSeF w ciągu 1 dnia roboczego,
• awaria – nieprzewidziane zdarzenie techniczne; w takim przypadku podatnik może wystawić fakturę, którą później należy dosłać do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii,
• awaria całkowita – sytuacja wyjątkowa, np. zagrożenie, kataklizm czy konflikt zbrojny; wówczas dopuszcza się wystawianie faktur niezgodnych ze schemą i nie ma obowiązku ich późniejszego przesyłania do KSeF. 

Nowość: potwierdzenie transakcji

Wspomniane wcześniej potwierdzenie transakcji prawdopodobnie będzie miało zastosowanie głównie w przypadku wydatków dokonywanych przez pracowników podczas delegacji (np. tankowanie samochodów służbowych). Wzór potwierdzenia został zaprezentowany w Podręczniku KSeF 2.0, jednak nie ma on umocowania w przepisach, co może budzić wątpliwości. Wystawienie i wydanie faktury poza KSeF (zamiast potwierdzenia transakcji, niejako obiecującego późniejsze wprowadzenie faktury do KSeF) będzie zagrożone sankcją. Na szczęście sankcje za naruszenia w KSeF będą obowiązywać dopiero od 2027 r.

Problemy w KSeF

Jedną z kilku problematycznych kwestii przy wdrożeniu KSeF będą faktury korygujące. W KSeF konieczne będzie wskazanie numerów i dat wszystkich faktur pierwotnych na zbiorczej fakturze korygującej (a nie – tak jak teraz – w załączniku), co przy dużej liczbie dokumentów pierwotnych (np. w przypadku rabatów czy bonusów) będzie bardzo czasochłonne.

Kolejną kwestią jest problem podatników zarejestrowanych na VAT w Polsce, którzy równocześnie posiadają rejestrację VAT w innym kraju (pozaunijnym). Obecnie przepisy sugerują konieczność wprowadzania wystawionych przez nich faktur w KSeF, nawet jeśli dotyczą np. brytyjskiego VAT. To budzi wątpliwości praktyczne (inne stawki VAT, numery VAT). Oczekuje się, że MF ureguluje te kwestie w rozporządzeniu o wyłączeniach. Często pojawia się również pytanie o faktury zakupowe poza KSeF. Jeśli podatnik otrzyma fakturę wystawioną niezgodnie z przepisami, prawo do odliczenia VAT nadal istnieje (art. 88 ustawy o VAT tego nie wyklucza). Zaleca się jednak kontakt z dostawcą i wyjaśnienie powodów takiego wystawienia, rozważenie uzyskania interpretacji indywidualnej, która potwierdzi prawo do odliczenia.

Istnieje także ryzyko związane z otrzymywaniem faktur zakupowych z kilku źródeł, z KSeF i np. pocztą elektroniczną. W takiej sytuacji odbiorca może omyłkowo odliczyć VAT dwukrotnie od tej samej faktury, co rodzi poważne konsekwencje. Dlatego warto wcześniej przewidzieć takie ryzyko i wdrożyć odpowiednie mechanizmy zabezpieczające na przyszłość.

Nowy JPK_V7

Należy pamiętać, że KSeF to nie jedyna zmiana. Od rozliczenia za luty 2026 r. zmodyfikowana zostanie również struktura JPK_V7. Każda faktura sprzedaży i zakupu będzie musiała być oznaczona odpowiednim kodem: numerem KSeF w przypadku faktur wystawionych w KSeF, oznaczeniem OFF dla faktur wystawionych w czasie awarii, BFK dla faktur poza KSeF (np. przy imporcie usług czy WNT), oraz DI dla dowodów innych niż faktura (np. w przypadku nieodpłatnego przekazania towarów).

Podsumowując, wiosna 2026 r. zapowiada się więc jako wyjątkowo intensywny okres, w którym podatnicy będą musieli zmierzyć się jednocześnie z obowiązkami wynikającymi z KSeF, nowym JPK_V7 oraz nowym JPK_CIT. Warto już teraz zadbać o odpowiednie przygotowanie, wykorzystując ten czas na weryfikację wewnętrznych procesów, analizę potencjalnych ryzyk, podjęcie działań zmierzających do ich ograniczenia, a także implementację odpowiedniego oprogramowania lub aktualizację systemów.

Władysław Varga i Joanna Gajewy TaxPoint