Od 1 lutego 2026 KSeF stanie się obowiązkowy dla dużych firm, a 1 kwietnia 2026 – dla większości pozostałych. Jedną z kluczowych zmian, jakie wprowadza, jest sposób odbierania faktur zakupowych. Co to oznacza dla przedsiębiorców w praktyce? Jak zmieni się odbiór i obsługa e-faktur? Sprawdź w poniższym artykule i obróć zmianę przepisów na swoją korzyść.
Dostęp do faktur zakupowych możesz uzyskać zarówno przez Aplikację Podatnika KSeF, jak i przez dowolne oprogramowanie ERP zintegrowane z systemem. Bez względu na wybór, uzyskanie uprawnień właścicielskich wymaga uwierzytelnienia jednym z poniższych sposobów:
Po weryfikacji tożsamości Twój system zintegrowany z KSeF przez interfejs API może już działać automatycznie, korzystając ze specjalnego tokena.
Logowanie w systemie zapewnia pełny dostęp do faktur zakupu i pozwala nadać uprawnienia KSeF osobom trzecim. Dostęp można przyznać:
osobie fizycznej (np. pracownikowi firmy) – poprzez wskazanie jej numeru PESEL i przyznanie określonego poziomu uprawnień (np. do wystawiania lub odbioru faktur)
podmiotowi niebędącemu osobą fizyczną (np. biuru rachunkowemu) – poprzez wskazanie jego NIP-u oraz zakresu uprawnień
Uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF oraz ich odbierania można nadawać metodą elektroniczną lub tradycyjną. W tym drugim przypadku stosuje się zawiadomienie ZAW-FA, które przydaje się zwłaszcza przy dostępach dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi i nieposiadających pieczęci kwalifikowanej.
W systemie KSeF każdy dokument zostaje wystawiony w formie ustrukturyzowanej faktury XML. Faktury ustrukturyzowane bazują na jednolitym formacie i wzorze przedstawionym przez Ministerstwo Finansów. Mają ściśle określoną strukturę pliku XML ze wzorem logicznym w formacie XSD.
W oficjalnych materiałach opisujących schemę pliku XML znajdują się trzy rodzaje pól:
np. nazwa sprzedawcy i odbiorcy czy NIP. Plik XML z niewypełnionymi polami obowiązkowymi nie jest kwalifikowany jako faktura ustrukturyzowana, a KSeF odrzuca ją przy próbie wystawienia.
pola, których wypełnienie nie jest koniecznie dla poprawności semantycznej pliku i jego przyjęcia przez system, ale obowiązkowe, jeśli zostaną spełnione warunki ustawowe.
miejsca, których uzupełnienie nie jest wymagane ani dla poprawności semantycznej pliku, ani na gruncie ustawy, ale może być potrzebne dla wypełnienia innych szczegółowych przepisów.
Do końca 2021 roku faktury elektroniczne najczęściej były wystawiane w formacie PDF, a odbiorcy zazwyczaj ręcznie wprowadzali dane do swoich systemów. Takie rozwiązanie nie tylko jest dość żmudne, ale również staje się źródłem potencjalnych błędów.
Z myślą o tym procesie zaprojektowane zostało oprogramowanie Comarch. System automatycznie pobiera wszystkie nowe dokumenty, tłumaczy je z formatu XML, prezentując czytelne wizualizacje faktur KSeF. Zapewnia ono zgodność z przepisami i bezpieczeństwo transmisji danych, gwarantując intuicyjne zarządzanie fakturami w obrębie firmy. Comarch ERP umożliwia też walidacje biznesowe, czyli weryfikację poprawności danych i struktury dokumentów – także w zakresie pól fakultatywnych.
