Nowe zasady fakturowania to prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorcy w Polsce, zwłaszcza w średnich i dużych firmach, które codziennie przeprowadzają dziesiątki transakcji i skomplikowanych procesów.
Często w takich przedsiębiorstwach korzysta się również z dodatkowych narzędzi do obiegu dokumentów, co dodatkowo utrudnia przygotowania do nadchodzącego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Sprawdź, czy system finansowo-księgowy jest zgodny z wymaganiami KSeF. Dzięki temu rozpoczniesz analizę, jak zintegrować nowy system rządowy z procedurami i oprogramowaniem w użyciu.
Zwróć uwagę m.in. na:
Ustal, jak rejestruje się w firmie faktury zakupowe i czy wykorzystywane jest do tego oprogramowanie do obiegu dokumentów, czy OCR. To ważne, aby później poprawnie zaimportować dane z faktur z KSeF. Ponadto zdefiniuj proces akceptacji, opisu i płatności faktur zakupowych.
Przygotowania do obsługi KSeF to doskonały moment na dostosowanie regulaminów i umów z kontrahentami. Sprawdź, czy partnerzy biznesowi nie potrzebują dodatkowych informacji fakultatywnych z perspektywy faktury ustrukturyzowanej albo takich, które nie znajdą się w strukturze e-faktury KSeF. W takiej sytuacji trzeba ustalić, jak te dane będą przekazywane kontrahentowi po wejściu obowiązkowego KSeF.
System teleinformatyczny Ministerstwa Finansów może przechodzić awarię lub być niedostępny. Na wypadek tych sytuacji trzeba pamiętać o terminach wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF, a także wyznaczyć pracowników odpowiedzialnych za wysyłkę. Warto na bieżąco śledzić powiadomienia z Krajowego Systemu e-Faktur o przewidywanej niedostępności, awariach oraz czasie usunięcia usterki.
Wystawienie oraz odebranie faktury ustrukturyzowanej w KSeF może przeprowadzić wyłącznie osoba do tego uprawniona. Ministerstwo Finansów jest w trakcie przygotowania kilku opcji uprawnień – zapoznaj się z nimi i przemyśl, które z nich będą potrzebne pracownikom lub biuru rachunkowemu.
Powyższa analiza pozwoli Ci określić, jak skomplikowane będzie wdrożenie KSeF w Twojej firmie. Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, oprogramowanie do faktur i systemy ERP oraz EDI od Comarch mają już funkcjonalności umożliwiające wymianę e-faktur z KSeF.
Systemy Comarch ERP dostosowano zarówno do potrzeb małych, średnich, jak i dużych firm – oprogramowanie optymalizuje zarządzanie zasobami i jest w pełni zintegrowane z KSEF.
Platforma Comarch EDI dostępna w modelu usługowym odpowiada wymaganiom dużych korporacji i międzynarodowych przedsiębiorstw. Umożliwia wymianę dokumentów elektronicznych, w tym faktur ustrukturyzowanych z KSeF.
Obydwa rozwiązania są elastyczne, pozwalają na dopasowanie do wielu procesów wykorzystywanych już w przedsiębiorstwie i umożliwiają dodanie nadprogramowych funkcjonalności.
Przygotowanie i wdrożenie komunikacji za pośrednictwem KSeF to nie wszystko – skorzystaj z wydłużonego okresu, zanim KSeF stanie się obowiązkowy, testując wybrane rozwiązania IT. Z Krajowego Systemu e-Faktur można korzystać dobrowolnie, zatem warto wypróbować wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. W razie nieprawidłowości wciąż możesz przyjrzeć się bliżej procesowi fakturowania i poprawić go, bez obaw o kosztowne kary.
Kliknij i zobacz nasz artykuł na temat: Jak wystawić faktury w ksef
Obowiązek KSeF wchodzi etapami:
Wdrożenie KSeF polega na dostosowaniu używanego w firmie systemu ERP lub programu do fakturowania do wymagań prawnych i technicznych związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. KSeF wprowadza m.in. jednolity standard dla wszystkich faktur elektronicznych i obowiązek przesyłania ich do systemu.
Czas i koszt zależą od modelu oprogramowania:
Teoretycznie nie, praktycznie tak. Ministerstwo udostępnia darmową Aplikację Podatnika, ale służy ona do ręcznego wystawiania i odbierania faktur. Dla firmy, która wystawia więcej niż kilka faktur miesięcznie, praca bez zintegrowanego oprogramowania komercyjnego oznacza: brak automatyzacji i konieczność podwójnego wprowadzania danych (do KSeF i do księgowości). Choćby z tych powodów warto zainwestować w komercyjne oprogramowanie do KSeF.
Wybór konkretnego programu zależy od wielkości firmy i skali działalności. Systemy Comarch ERP sprawdzą się w małych, średnich, jak i dużych firmach. Z kolei Platforma Comarch EDI dostępna w modelu usługowym odpowiada na potrzeby dużych korporacji i międzynarodowych przedsiębiorstw.
Faktury od zagranicznych kontrahentów będą poza systemem KSeF i w tym przypadku należy obsługiwać je tak samo, jak do tej pory.
Konsekwencje są dwojakie. Po pierwsze faktura niewystawiona w KSeF w świetle prawa nie istnieje. Nie możesz domagać się zapłaty, a Twój kontrahent nie może odliczyć od niej VAT. Po drugie naczelnik Urzędu Skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną na firmę w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze (lub 18,7% kwoty należności ogółem w przypadku faktur bez VAT).
Tak. Comarch uczestniczył w pilotażach KSeF od samego początku. Wszystkie systemy ERP i EDI mają gotowe, przetestowane i działające moduły KSeF, które są na bieżąco aktualizowane zgodnie ze zmianami w strukturach logicznych (schemach) publikowanych przez Ministerstwo.
Tak. Przedsiębiorcy i księgowi mogą skorzystać np. z darmowych webinarów przygotowanych przez Ministerstwo Finansów i webinarów zrealizowanych w ramach Akademii KSeF z Comarch. Comarch również organizuje webinary i szkolenia z ksef dla użytkowników poszczególnych systemów ERP.
